La SCA Normande optimise sa Business Intelligence avec Synolia x Qlik

La SCA Normande du Groupe E.Leclerc est une société organisée en coopérative au sein de laquelle les adhérents sont à la fois propriétaires et clients. Créée par 14 adhérents en 1981, la SCA Normande emploie aujourd’hui 670 collaborateurs répartis sur 10 hectares d’entrepôts et réalise un chiffre d’affaires annuel de 1.7 milliard d’euros. Son rôle est d’assurer la logistique vers les 35 magasins et 54 drives de Normandie (ainsi que des 24 magasins de la Réunion et des Antilles) et de négocier avec les fournisseurs régionaux. Pour le pilotage de son activité, la coopérative mise sur l’outil de Business Intelligence Qlik. Mais avec une soixantaine d’utilisateurs, plus de 100 applications et 1300 dashboards publiés, les données sont souvent complexes à exploiter…
En 2024, la SCA Normande fait appel à Synolia pour une mission de conseil. L’objectif : auditer son instance Qlik et ses process afin d’optimiser sa plateforme Business Intelligence et son utilisation par les équipes.

Les étapes de la mission de conseil en Business Intelligence avec Synolia

Des ateliers au plus près des métiers

Pour cette mission de conseil, les équipes Synolia se sont entretenues avec toutes les équipes de la SCA Normande : logistique, flux marchandises, commerce, informatique, service technique, administratif et finance.
Ces entretiens ont permis de comprendre leur utilisation de l’instance Qlik, d’évaluer leur niveau de satisfaction vis-à-vis de l’outil et de mieux cerner leurs attentes et besoins.

L’analyse de l’outil

Grâce à ces ateliers, nos équipes ont pu constater que la plateforme est largement adoptée par ses utilisateurs. Toutefois, l’environnement est dense, avec une grille de lecture complexe. C’est aussi un système difficile à maintenir, avec une disponibilité quotidienne des données parfois trop tardive pour apporter une réponse opérationnelle en temps et en heure.

• Les données sont difficiles à exploiter (niveau de détail pas toujours adapté, incompréhension des calculs, fréquence de mise à jour insuffisante…)
• Certains indicateurs diffèrent d’une application à l’autre remettant en cause la fiabilité de l’outil
• Certains besoins d’accès à des données n’ont jamais été formalisés auprès des référents techniques (entraînant un abandon de l’outil par certains collaborateurs…)
• Le volume d’applications et de dashboards ne permet pas d’identifier facilement ou aller chercher les informations utiles à chacun
• Le départ des ressources ayant mis en place la solution au démarrage du projet BI a engendré au fur et à mesure du temps une dette technique certaine, réduisant les possibilités d’évolution et la confiance en la solution
• Etc.

L’analyse de l’organisation humaine

Les investigations de Synolia auprès des équipes de la SCA Normande ont également permis de déceler certaines faiblesses organisationnelles. En effet, l’équipe technique fait face à un goulot d’étranglement. Il n’existe pas d’outil de centralisation des demandes, ni de responsable fonctionnel par équipe et donc aucun arbitrage sur les demandes prioritaires. Par ailleurs, l’absence de documentation fonctionnelle a aussi émaillé la connaissance de l’outil au fur et à mesure du temps et de l’évolution des équipes.

Un accompagnement sur des thèmes priorisés

Suite aux différents ateliers et constats, nos équipes ont pu établir une liste de recommandations à la SCA Normande selon 5 thèmes priorisés :

1. La maintenabilité

   Optimisation et rationalisation/mutualisation des applications existantes. Reprendre le contrôle de l’environnement.

2. Glossaire / Lexique

   Rédaction et mise à disposition d’un glossaire pour définir chaque indicateur et sa méthode de calcul. Ne conserver que l’utile et le maîtriser pour l’exploiter.

3. Organisation projet

   Renforcer l’équipe technique avec des ressources supplémentaires pour centraliser, qualifier, prioriser, suivre et prendre en charge les demandes d’évolution sur l’outil.

4. Les données

   Résoudre les problématiques d’accès aux données/indicateurs par les utilisateurs.

5. Nouveaux besoins

   Structurer la méthodologie projet autour des nouveaux besoins pour assurer la pérennité de l’outil.

Vers une meilleure maîtrise de la donnée

Pour faire suite à nos recommandations, nous avons accompagné la SCA Normande à la définition d’une roadmap détaillée globale. Cette roadmap, au-delà de la phase d’optimisation et rationalisation de l’environnement Qlik, préconise également sur le moyen/long terme une revue de l’architecture des données en s’appuyant sur une Data Platform :

La Data Platform

En vue de répondre au besoin prioritaire de maintenabilité, Synolia a proposé à la SCA Normande de revoir l’architecture de ses solutions pour intégrer une Data Platform au cœur de son SI (entre les sources de données et son outil de data visualisation). 

La Data Platform est un outil qui permet de collecter, de centraliser, de stocker et d’historiser les données provenant de multiples sources. Elle permet aussi d’obtenir une vision de la donnée axée sur les besoins métiers, indépendamment de la source. 

Compte tenu du SI de la SCA Normande, la recommandation de Synolia s’est portée sur un outil cohérent avec les choix technologiques du GALEC. Par ailleurs, nous avons recommandé à la SCA Normande de constituer un pôle Data au sein de la DSI avec le recrutement de ressources dédiées apportant chacune un rôle clé dans les enjeux data futurs. Recrutement sur lequel nous sommes aussi à même de jouer un rôle de conseil et d’accompagnement (sélection des profils, transferts de compétences, assistance technique). 

Grâce à notre audit fonctionnel et organisationnel, la SCA Normande dispose désormais d’une vision claire de sa stratégie de Business Intelligence et d’actions concrètes à mettre en œuvre pour optimiser son organisation et sa plateforme data.
Synolia, en tant qu’agence partenaire de Qlik, a été retenue pour la mise en œuvre des recommandations et l’intégration de Qlik auprès de la SCA Normande.