¿Clásico o ágil? Metodologías de gestión de proyectos

Debes elegir entre dos metodologías, clásica o ágil, para gestionar tu proyecto informático, pero… ¡estás perdido! Escuchas diferentes opiniones y no sabes a quién creer, ya sea a los «tradicionalistas» o a los «agilistas». Por último, tienes miedo de equivocarte al elegir una metodología en lugar de otra… No te preocupes, no estás solo, ¡hay soluciones para resolver esto!

Antes de embarcarnos en el descubrimiento de estas dos metodologías, aclaremos que el objetivo de este artículo no es comparar exhaustivamente las diferentes metodologías, ni elaborar una lista detallada de las especificidades, ventajas y limitaciones de las dos grandes familias metodológicas: las metodologías clásicas (Waterfall, V Cycle, Spyral Cycle, PERT, etc.) y las metodologías ágiles (Scrum, Kanban, Extreme Programming, Rapid Application). Desarrollo, SAFe, etc.). Ya existen numerosos artículos ricos en información que tratan estos temas. El objetivo aquí es más bien proporcionarte las claves para comprender el contexto de tu proyecto. Es este contexto, y sólo éste, el que debería orientarle hacia un método y no hacia otro.

¿Una cuestión de elección?

Elegir es renunciar, y renunciar nunca es fácil. Sin embargo, al final de este artículo, estarás en condiciones de dirigirte de manera tranquila hacia el método de proyecto que mejor se adapte a tu contexto. Como verás, no hay un método bueno ni malo para llevar a cabo un proyecto.

En otras palabras, se puede tener éxito o fracasar tanto con las metodologías clásicas como con las ágiles. Y esto es bastante reconfortante, ya que significa que el método de proyecto es solo un parámetro en la ecuación que conduce al éxito.

La elección no se reduce, por lo tanto, a una única y buena metodología y a malas metodologías que conducen inevitablemente al fracaso. Más bien se trata de seleccionar el método que mejor se adapte a tus capacidades, recursos y contexto. Elige aquel que te brinde la mayor facilidad y garantía de éxito entre todas las metodologías disponibles.

Independientemente del método elegido, el éxito siempre está a tu alcance. ¡Pero puede ser más o menos fácil o difícil!

Elemento clave número 1: el éxito de un proyecto informático no depende únicamente del método seleccionado para gestionar el proyecto. ¡Pero este puede ser determinante para el éxito si se elige adecuadamente!

¡Considerar las opciones adecuadas y evitar los caminos inciertos!

Cuando te embarcas en tu proyecto informático, es crucial que entiendas lo que te espera, las opciones disponibles, las que debes evitar y cómo prepararte para asegurar tu éxito sin comprometer tu situación.

El primer paso será descartar los métodos que los equipos no pueden aplicar. De hecho, aunque una metodología parezca inicialmente más adecuada para tu proyecto o tu contexto, no debes seguir por ese camino si las partes interesadas no pueden ponerla en práctica por diversas razones (cultura, recursos, perfiles, habilidades, disponibilidad, etc.).

¿Una cuestión de cultura?

La evaluación de la cultura organizacional de la empresa es esencial para determinar la metodología que mejor se adapta a tu proyecto informático. Pero, ¿cómo se hace?

1. Analiza los valores y principios: identifica los valores fundamentales de la organización y los principios que guían su funcionamiento.

• ¿La organización valora la innovación, la flexibilidad, la colaboración y la adaptabilidad?
• ¿La organización prioriza más bien la conformidad, la planificación predecible y el control estricto?

Una organización que valora los estándares precisos, el respeto de los planes, el control de costos y la conformidad ofrece a menudo un entorno más propicio para el uso de las metodologías clásicas.

2. Estudia las estructuras de comunicación y toma de decisiones: observa cómo se gestionan la comunicación y la toma de decisiones dentro de la organización.

• ¿Son las comunicaciones abiertas y transparentes?
• ¿Las decisiones se toman de manera colaborativa o jerárquica?

Una cultura que fomenta la comunicación abierta y la toma de decisiones participativa puede ser más propicia para la adopción de las metodologías ágiles.

3. Evalúa el grado de flexibilidad y adaptabilidad: examina la capacidad de la organización para adaptarse a los cambios.

• ¿Son los procesos y estructuras rígidos o flexibles?
• ¿Está abierta la organización a nuevas ideas y ajustes durante el proyecto?

Una organización que favorece la flexibilidad y la adaptabilidad a menudo ofrece un entorno más propicio para el uso de las metodologías ágiles.

4. Estudia la composición del equipo y las habilidades disponibles.

Analiza las habilidades y perfiles de los miembros del equipo involucrados en el proyecto. Los equipos ágiles a menudo requieren una diversidad de habilidades y la capacidad de trabajar de manera autónoma. Si el equipo ya está acostumbrado a la colaboración, la autoorganización y la toma de decisiones descentralizada, esto puede ser una señal positiva para la adopción de métodos ágiles.

5. Evalúa la experiencia pasada en gestión de proyectos.

Ten en cuenta el historial de la organización en cuanto a la gestión de proyectos.

• ¿Qué métodos se han utilizado en el pasado?
• ¿Cuáles han sido los éxitos y las dificultades encontradas?

Este paso te permitirá potencialmente descartar los métodos que no son adecuados para el contexto de la organización.

Una vez realizado este trabajo, podrás relacionar las características y expectativas de tu proyecto y tus equipos con los beneficios y limitaciones de los diferentes métodos que siguen en competencia. Esto te permitirá elegir el método de gestión más adecuado y que mejor se adapte a la cultura de tu organización.

Es importante destacar que la cultura organizacional de tu empresa puede evolucionar con el tiempo. Si tu organización tiene actualmente una cultura más tradicional pero desea adoptar métodos ágiles, probablemente tendrás que implementar acciones de concienciación, formación y gestión del cambio para facilitar la transición a un nuevo enfoque de gestión de proyectos.

Elemento clave número 2: la cultura propia de la organización, su experiencia, su grado de flexibilidad y adaptabilidad, sus capacidades y hábitos en la toma de decisiones y la gestión de proyectos pueden validar si las aproximaciones ágiles y clásicas son posibles y, en algunos casos, eliminar una de las dos aproximaciones.  

¿Una cuestión de contexto?

El contexto en el que se define (especificaciones) y se ejecuta (implementación) el proyecto es tan crucial como la cultura y el conocimiento metodológico de las partes interesadas. De hecho, incluso si el equipo de proyecto domina tanto los enfoques ágiles como los clásicos, el contexto permitirá comprender mejor las posibilidades.

La elección del método más adecuado dependerá de varios factores, incluyendo:

1. La naturaleza del proyecto. Si las especificaciones pueden cambiar con frecuencia o evolucionar durante la implementación, los métodos ágiles pueden ser más adecuados. Por otro lado, si las especificaciones están claramente definidas desde el principio, los métodos clásicos pueden ser más apropiados.
2. La complejidad del proyecto. Los proyectos complejos que involucran a muchas partes interesadas e interacciones pueden beneficiarse de los métodos ágiles, que fomentan la colaboración continua y la adaptabilidad.
3. Las habilidades y la disponibilidad del equipo en momentos específicos o a lo largo de la fase de implementación. Los métodos ágiles requieren un equipo multidisciplinario y autoorganizado capaz de trabajar de manera colaborativa a lo largo del proyecto. Los métodos clásicos pueden requerir habilidades específicas en diferentes fases del proyecto.

Al considerar estos diferentes factores, deberías estar en condiciones de acercarte un poco más al método correcto.

Elemento clave número 3: la elección del método más apropiado para un proyecto depende en gran medida de la naturaleza de las especificaciones, la complejidad del proyecto, las habilidades y la disponibilidad del equipo.

¿Una cuestión de compromisos contractuales?

La elección también puede depender de los compromisos contractuales que deseas establecer. Estos compromisos se pueden resumir en tres tipos:

1. Compromiso de resultados, generalmente asociado a proyectos a precio fijo. Este tipo de compromiso es posible cuando tu necesidad está claramente definida, las especificaciones son precisas y limitadas, y el proyecto deja poco margen para cambios durante la realización. En este caso, los métodos clásicos, como el Ciclo en V, son particularmente adecuados. La elección del método te permitirá optimizar el cronograma o gestionar de la mejor manera los riesgos.
2. Compromiso de medios técnicos, generalmente asociado a proyectos de larga duración o que requieren un gran volumen de desarrollo, o a proyectos de mantenimiento de aplicaciones en la fase de «run». Los diferentes componentes se definen y encadenan gradualmente con el tiempo. En este caso, el alcance global del proyecto y la carga de trabajo asociada no siempre se definen desde el principio.
3. Compromiso de valor, a menudo asociado a proyectos ágiles, que tiene como objetivo maximizar la capacidad de reacción y obtener resultados estrechamente alineados con las necesidades reales. Esto se logra mediante entregas regulares que aportan un valor añadido tangible, permitiendo ajustes en función de los cambios de contexto, nuevas prioridades o retroalimentación.

Elemento clave número 4: la elección del método también depende de los compromisos contractuales deseados. Pueden ser compromisos de resultados, medios técnicos o valor.

¿Una cuestión de distribución de responsabilidades?

Frente a los compromisos, surge la cuestión de las responsabilidades, especialmente en caso de dificultades o desviaciones en el proyecto. Idealmente, se debe buscar un equilibrio en la distribución de responsabilidades, a fin de evitar un sesgo excesivo de protección en uno u otro sentido. Esto podría comprometer las posibilidades de éxito del proyecto ante los riesgos a los que se enfrentan ambas partes.

Para tomar una decisión informada sobre la distribución de responsabilidades entre el proveedor y tú, es necesario distinguir dos tipos de riesgos.

Riesgos específicos al contexto del proyecto

Deben ser identificados y considerados de manera proactiva, independientemente del método de gestión elegido. Te corresponde anticiparlos y elaborar un plan de acción adecuado. Estos riesgos pueden asumir diversas formas y ser numerosos. Por ejemplo, la madurez del proyecto, una expresión imprecisa de los requisitos, una disponibilidad insuficiente de los usuarios clave, las reacciones al cambio, la falta de promotor, el contexto político interno, las restricciones presupuestarias, etc.

Riesgos relacionados con los compromisos deseados y la contractualización prevista con el proveedor

Son inherentes a la necesidad de establecer un equilibrio de responsabilidades. Estos riesgos se manifiestan principalmente a través de:

Proyecto a precio fijo: 

• El alcance funcional predefinido y restrictivo.
• La rigidez del contrato que puede dar lugar a una gestión conflictiva del cambio.
• La aceptación global al final del proyecto como única clave de validación.

Regie o asistencia técnica y funcional / proyecto basado en compromisos de medios:

• Imprecisión en la expresión de necesidades.
• Evaluación aproximada de la carga necesaria.
• Cambios en el alcance durante el ciclo.
• Dificultades en la validación de entregables.

Metodologías ágiles / proyecto basado en compromisos de valor: 

• Falta de comprensión del método por parte del equipo.
• Desconocimiento del vocabulario utilizado.
• Adhesión de las partes a la co-responsabilidad de la entrega.
• Falta de colaboración o un Product Owner (P.O.) deficiente.
• Dificultades en la medición del valor entregado.

Deberás tener en cuenta estos aspectos al tomar la decisión sobre el método, los roles y las responsabilidades de cada parte involucrada.

Elemento clave número 5: la cuestión de la distribución de responsabilidades se plantea cuando se trata de compromisos. Para evitar desequilibrios, es necesario distinguir los riesgos específicos al contexto del proyecto de los riesgos relacionados con los compromisos con el proveedor.

Para concluir

Al leer este artículo, comprenderás que no hay una receta mágica para garantizar el éxito de tu proyecto. En general, varios métodos pueden ser adecuados y permitirte alcanzar los resultados deseados. Sin embargo, debes asegurarte de no tomar decisiones erróneas. Evita basar tu reflexión en criterios incorrectos, como las tendencias del momento o creencias dogmáticas hacia ciertas metodologías.

En última instancia, la elección del método debe realizarse en función de tu contexto específico y tus requisitos. Debe tener en cuenta todos los elementos que hemos discutido anteriormente. Pero también debe considerar la calidad de la relación y el nivel de confianza que tienes con el proveedor que te acompaña.

Por esta razón, en Synolia, adoptamos un enfoque no dogmático en cuanto a la gestión de proyectos. Nos comprometemos a apoyar a nuestros clientes de la mejor manera, teniendo en cuenta sus expectativas específicas. Creemos firmemente que el método de gestión de proyectos adecuado es aquel que satisface a todas las partes interesadas, fomentando una relación comprometida, equilibrada y transparente de ambas partes.