Fermob : une gestion de projet personnalisée et optimale avec monday.com
Rachetée il y a 30 ans par son PDG actuel, l’entreprise se revendique aujourd’hui véritable expert de la métallurgie et fabricant français exportant l’art de vivre à la française à l’international. Sa particularité ? Ses produits disponibles en 24 couleurs. Une recette bien ficelée puisque Fermob affiche 100 millions d’euros de CA annuel et connaît 10 à 15 % de croissance par an. Le tout pour 400 collaborateurs et 3 sites de production en France.
Réussir sa transformation digitale
Depuis plusieurs années, Fermob est confronté à une problématique de fond majeure : la transformation digitale. Consciente de ses enjeux et de sa nécessité pour rester pertinente, efficace et compétitive, la société a rapidement entrepris des chantiers en ce sens. C’est ainsi qu’il y a trois ans, Fermob a fait appel à Benjamin Balatin en tant que directeur de la transformation.
“Mon rôle est de faire en sorte que la dynamique de croissance du groupe se poursuive. Ainsi, je me charge de tous les projets la concernant, quels que soient les métiers, et m’attelle à éliminer les freins qui la ralentissent. Je poursuis donc des objectifs de business et de productivité mais aussi de sérénité et de bien-être des collaborateurs.”
C’est dans ce contexte que Fermob a souhaité optimiser sa gestion de projet et favoriser une collaboration plus efficace, plus innovante et plus personnalisée. Pour concrétiser cette ambition, elle a décidé de miser sur monday.com, outil de travail collaboratif leader sur son marché. “Avant, la gestion de projet chez Fermob était propre à chaque service. Certaines équipes utilisaient déjà des outils de gestion mais rien de réellement généralisable à l’entreprise. D’autres géraient de manière moins structurée et jonglaient entre mails, fichiers Excel et présentations Power Point”, précise Benjamin Balatin.
Une équipe à la fois
Mais avant d’envisager le déploiement de monday.com à grande échelle, l’outil a d’abord été éprouvé par une équipe en particulier. “Le premier client de la solution au sein de Fermob, c’est moi !”, se souvient Benjamin Balatin. “Je cherchais un outil pour piloter mes projets et partager les données avec mon équipe. J’ai opté pour monday.com ! Et j’ai embarqué avec moi des chefs de projet avec lesquels je travaille énormément. Parmi eux, l’équipe dédiée à la transformation et une partie de l’équipe marketing digital et e-commerce. Nous étions 8 au total.”
Ce qui a convaincu Benjamin Balatin : la facilité de prise en main, la modularité et l’intuitivité de monday.com.
Un projet pilote sur monday.com
Dans la continuité de la familiarisation avec l’outil, c’est ensuite un projet pilote entier qui a été orchestré sur monday.com : le lancement et la gestion de Welcome, un service de dématérialisation de l’expérience client à destination des professionnels de l’hôtellerie et de la restauration. Dans le cadre de la création de ce service dirigé par Benjamin Balatin, l’ensemble des processus ainsi que la gestion de projet ont été coordonnés sur monday.com. “Pour tout structurer, nous avons créé plusieurs boards : un board pour lister les opportunités business issues du CRM, un board pour gérer le développement de chaque projet avec des freelances (application, contenu, photo, charte graphique…), un board pour suivre la production de supports liés à l’application (QR code, carte de visite, stickers, objets…) et un board pour gérer le plan marketing du développement de Welcome”, explique Benjamin Balatin.
Ainsi, toutes les activités opérationnelles de ce projet transverse ont été gérées dans monday.com. La collaboration entre les équipes a également été orchestrée autour de l’outil, facilitant ainsi le partage d’informations, le suivi de la réalisation des tâches et la productivité de chaque collaborateur. De son côté, Benjamin Balatin a pu, d’une part, piloter efficacement le déroulement de chaque projet, d’autre part, utiliser les reportings de l’outil pour consolider l’activité, suivre le chiffre d’affaires et optimiser la gestion de ses équipes.
Un outil adapté à tous
Grâce à monday.com, Fermob a pu rapidement et sans effort mettre en œuvre son projet Welcome. “Les chefs de projet ont largement pu prendre l’outil en main et le paramétrer en toute autonomie. Aujourd’hui, ils peuvent réaliser des boards avancés rapidement. monday.com a été un véritable accélérateur”, assure Benjamin Balatin. Grâce à lui, les équipes dédiées au projet Welcome ont non seulement gagné un temps précieux dans l’exécution de leurs tâches mais également dans leur organisation. Et c’est d’autant plus agréable avec un design agréable et dynamique.
Trois fonctionnalités phares
Trois fonctionnalités ont particulièrement satisfait Benjamin Balatin et ses équipes :
Les conversations
“Je ne m’y attendais pas. Tous nos échanges opérationnels se font là. Ce n’est pas forcément quelque chose que je cherchais mais, finalement, cette fonctionnalité est très utile. Grâce à elle, nous évitons un grand nombre de mails !”
Les automatisations
“Elles permettent de faire facilement avancer les tâches dans un workflow et de notifier les personnes concernées. Cette fonctionnalité facilite énormément la gestion. Nous sommes devenus plus efficaces dans les transitions entre équipes alors que nous avions tendance à être un peu silotés. Avec les automatisations, nous sommes immédiatement opérationnels.
Les reportings
“On ne les utilise pas encore assez ! Mais je m’en sers pour le projet Welcome et pour présenter des résultats lors de réunions importantes et ils sont à la fois dynamiques, clairs et ajustables ! Ce qui est appréciable. D’autant plus qu’ils sont agréables à regarder pour les différents interlocuteurs !”
La personnalisation selon chacun
Dès le départ, les équipes de Fermob ont rapidement pris en main monday.com. Intuitif et largement personnalisable, il est aisé de se l’approprier. Benjamin Balatin met néanmoins en garde : “il faut tout de même garder un bon équilibre entre le côté guidé de l’outil avec les templates et la liberté de chacun dans son usage. Tous les chefs de projet n’ont pas les mêmes tableaux : c’est l’avantage de monday.com. Il faut se mettre d’accord sur le socle commun nécessaire, puis chacun fait comme il veut.” Chaque collaborateur peut en effet largement adapter l’outil selon ses besoins et ses préférences tout en se positionnant dans un cadre commun. A chacun de mettre le curseur où il veut pour améliorer sa productivité.
Pas d’utilisation optimale sans accompagnement
Néanmoins, pour parvenir à un niveau d’expertise élevé et une maîtrise réelle de l’outil, les équipes de Fermob ont été accompagnées par Synolia. “Durant 8 mois, nous avons essayé de nous débrouiller par nous-mêmes sur des besoins basiques en nous nourrissant des ressources de l’éditeur. Mais ce n’était pas suffisant !” Absence de perspectives, nouveautés inconnues, possibilités insoupçonnées, tâtonnements… Les équipes de Benjamin Balatin ont rapidement été limitées dans l’utilisation de l’outil. “Nous nous sommes rendus compte qu’il valait mieux être accompagnés par un expert”.
C’est ainsi que la société a fait appel à Synolia. En l’espace de deux mois, de nombreux ateliers ont été organisés pour former les équipes. “En 8 sessions avec Synolia, nous avons construit les différentes activités de Welcome sur monday.com. Notre intervenant nous a beaucoup montré mais il nous a surtout fait faire. Et rien de mieux que la pratique pour véritablement s’approprier l’outil. Avec Synolia, la courbe d’apprentissage s’est accélérée. On a découvert des paramétrages plus efficaces et plus élaborés en termes d’automatismes, de passerelles, de tableaux de bord…”, se souvient Benjamin Balatin. Suite à cette montée en compétences, les chefs de projet se sont montrés plus pertinents et plus efficaces dans leur utilisation de l’outil avec un résultat opérationnel immédiat.
Un outil immédiatement adopté
Comment savoir si le projet monday.com au sein de Fermob est une réussite ? “En mesurant l’adoption tout d’abord”, estime Benjamin Balatin. Les collaborateurs embarqués dans l’aventure monday.com chez Fermob utilisent aujourd’hui l’outil quotidiennement et spontanément. « Et surtout, toutes les équipes en périphérie en collaboration avec nous nous demandent de l’utiliser.”
Dès le début, monday.com a permis à l’équipe du projet Welcome d’assurer la production et la livraison des projets à ses clients. “Notre engagement auprès des professionnels est très strict et très court. Dès que le devis est signé, on s’engage à livrer l’application et les contenus en 72 heures. Aujourd’hui, on approche la cinquantaine de clients et on a toujours tenu nos délais. monday a grandement contribué à ce succès”, assure Benjamin Balatin. C’est pourquoi Fermob envisage notamment d’utiliser monday.com pour repenser ses process ou, au moins, en créer de nouveau.
Rapidement, Fermob compte également étendre l’utilisation de monday.com à d’autres équipes. “Nous allons les embarquer au fur et à mesure qu’ils vont travailler avec nous sur des projets de transformation. En systématisant progressivement cet usage, nous allons multiplier rapidement le nombre d’utilisateurs de la solution.” Fermob a d’ailleurs déjà identifié dans sa roadmap des projets phares qui impliquent de nombreux interlocuteurs et sur lesquels monday.com aura toute son utilité. Ce qui sera sans aucun doute une réussite puisque de vrais ambassadeurs vont les accompagner dans leur progression !
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