Clear Channel: una organización comercial con monday.com

Clear Channel, una empresa “creactiva”

Clear Channel es una empresa de medios al servicio de las marcas y de los gobiernos locales, comprometida con la difusión de contenidos informativos y creativos, y con interacciones innovadoras. También la mueven valores de cercanía y rapidez de acción con sus clientes (marcas y gobiernos locales).

Para agilizar el procesamiento de las solicitudes comerciales, Clear Channel decide reorganizar sus equipos y crear centros de gestión. Y, para acompañar esta nueva organización, el grupo sale en busca de una herramienta colaborativa que permita canalizar las solicitudes de los vendedores hacia esos centros de gestión.

El brief de Clear Channel:

Una solución colaborativa para coordinar a los gestores en el procesamiento de las solicitudes comerciales.

Como parte de su reorganización, Clear Channel busca una solución de gestión de flujos de trabajo para mejorar el proceso de solicitudes comerciales (de los vendedores a los centros de gestión). Una solución que reemplace los múltiples intercambios de correos y evite la pérdida de información. Y, por último, una solución que permita hacer seguimiento de la carga de trabajo y repartirla de forma equilibrada entre todos los gestores.

Synolia x monday.com

Después de evaluar varias soluciones (Trello, Jira…), Clear Channel finalmente elige monday.com por su usabilidad y lo fácil que es empezar a usarlo.

Una prueba de monday.com en una región piloto

A fines de 2021, los responsables de transformación y de TI de Clear Channel implementaron la versión de prueba de monday.com en una región piloto. Durante tres meses, una veintena de colaboradores configuró y utilizó la herramienta (creación de tableros, creación de formularios de solicitudes comerciales, configuración de automatizaciones y de notificaciones de asignación) de acuerdo con los nuevos procesos internos. Como la prueba fue concluyente, el grupo decidió desplegar la solución en todos los equipos comerciales.

El despliegue en todo el país

En enero de 2022, monday.com se despliega en todos los equipos comerciales de Clear Channel en Francia (más de 250 personas) para dos usos:

• La asignación de las solicitudes comerciales a los centros de gestión (formulario completado por un vendedor y asignado a un gestor)
• La asignación de las solicitudes al estudio creativo
  (formulario completado por un vendedor y enviado al estudio)

En pocos meses, todos los equipos comerciales adoptaron la herramienta y los formularios para gestionar sus intercambios. Y todos participan en la mejora continua de la herramienta. Gracias a este éxito, los responsables de transformación propusieron entonces extender monday.com a otros usos.

• En todas las operaciones que requieren aprobaciones sucesivas (solicitudes de canje, solicitudes de espacios sin costo, solicitudes legales, solicitudes de notas de crédito), para reducir los intercambios de correos.
• En todas las operaciones que requieren un seguimiento de planificación con recurrencias (gestión de contratos de mantenimiento…). Las notificaciones permiten no olvidar nada.

Hoy, el grupo aprovecha monday.com al máximo y sigue extendiendo la herramienta a distintos usos, a medida que demuestra lo que puede aportar a cada equipo.

La gestión del cambio

Desde la fase de prueba, todos los actores del área comercial participaron en la adopción y la configuración de monday.com: los vendedores, la jefa de los gestores y algunos gestores. Y, durante el despliegue, los responsables de transformación y de TI realizaron roadshows en las regiones para presentar la nueva organización y la herramienta colaborativa.

Formaron a gestores “super user” capaces de acompañar a sus colegas en el uso de la herramienta. Por último, crearon un grupo de soporte para atender las solicitudes específicas de los equipos (mejoras de la herramienta, alta de un nuevo usuario, etc.).

Los resultados

Desde la reorganización de los equipos y la implementación de monday.com, Clear Channel observa procesos mucho más fluidos, una gestión más rápida de las solicitudes comerciales y un mejor reparto de la carga de trabajo entre los gestores. Todas las solicitudes están centralizadas en un mismo lugar, con el historial de intercambios e información, ¡lo que facilita enormemente el traspaso de expedientes! Los equipos notan una reducción real de las tareas sin valor agregado y el volumen de correos disminuyó considerablemente.

Ahora, el grupo estudia la posibilidad de extender monday.com a otros equipos y usos (por ejemplo, para el seguimiento de las solicitudes de RR. HH. o de la facturación). ¡Continuará!