Lur Berri despliega sus procesos de TI
en monday.com

El equipo de TI y sus procesos

En el corazón de la cooperativa se encuentra el equipo de TI, formado por 9 personas repartidas en dos áreas: el área de infraestructura y el área de negocio, que se encarga de los proyectos relacionados con los paquetes de software y las aplicaciones de negocio.

Estas áreas están estrechamente vinculadas y son interdependientes. Su funcionamiento exige un diálogo constante entre los actores para optimizar los procesos y los proyectos.

Hasta hace poco, el funcionamiento del equipo de TI seguía siendo muy manual. “Gestionábamos muchas cosas con archivos de Excel, compartíamos la información en reuniones de equipo y gestionábamos los tickets con nuestra herramienta de intranet, que no cubría todas las necesidades. Y las solicitudes de los usuarios se gestionaban por teléfono y correo electrónico”, explica Alexandre Raynal, director de sistemas de información del grupo Lur Berri.

Con este funcionamiento, era difícil que todos los actores del área de sistemas se coordinaran y estuvieran alineados sobre el avance de los proyectos. “Un jefe de proyecto no podía asignar tareas a otras partes interesadas de forma sencilla, y estas no siempre sabían que se les habían asignado tareas.” Además, a Alexandre Raynal le resultaba complicado tener una visión global de la carga de trabajo de su equipo. “Todo estaba en distintas herramientas, y cruzar toda esa información tomaba mucho tiempo y era difícil.”

Necesidades precisas

Con un documento de requerimientos preciso, Alexandre Raynal comenzó a buscar una herramienta capaz de cumplir los siguientes objetivos:

• Coordinar al equipo en todos los proyectos
• Compartir la información de forma sencilla
• Generar reportes para facturar el tiempo dedicado a tickets y proyectos
• Dirigir al equipo gestionando la asistencia de las personas y su carga de trabajo

Para implementar la herramienta monday.com y sus procesos dentro de ella, Alexandre decidió apoyarse en la experiencia de Synolia, recomendada por el proveedor.

Un proyecto fluido

Desde el inicio del proyecto, Synolia acompañó a Alexandre Raynal con capacitación para que pudiera dominar rápidamente la herramienta. Luego, se capacitó a los usuarios de monday.com.

“Muy buen conocimiento técnico, muy buena relación humana, la comunicación era fácil. La capacitación fue clara y precisa. ¡El acompañamiento fue perfecto!”

Hoy, todos los procesos del equipo de TI están replicados en monday.com. Se creó un formulario para recibir los tickets de los usuarios, dedicados a incidencias operativas y a solicitudes de configuración, de parametrización o de recursos. Actualmente, el equipo gestiona un volumen de 300 tickets al mes y el tiempo de resolución se redujo considerablemente. “Hoy el equipo adoptó por completo la herramienta para la gestión de tickets, y noto mucha más fluidez.”

Para las solicitudes de mejoras relacionadas con los paquetes de software y las aplicaciones, se creó otro formulario.

El proceso de gestión de solicitudes permite hoy analizar cada solicitud y priorizar los proyectos según la disponibilidad y la carga de trabajo de cada persona. Luego, esos proyectos se gestionan directamente en monday.com.

Además, Alexandre Raynal usa la herramienta para dirigir a su equipo: gestiona allí las ausencias de cada persona y su carga de trabajo. Por último, el módulo de reportes le permite analizar el tiempo dedicado a cada proyecto y a cada tarea, y realizar la facturación interna.

Todavía hay margen de mejora

Si bien todo el equipo de TI adoptó la herramienta en general, todavía queda camino por recorrer, sobre todo en la gestión de proyectos. “Hoy todavía tenemos que avanzar en la gestión de proyectos. Para ello, capacitaremos a las personas para que dejen de ver monday.com como una herramienta de reportes y lo vean como un verdadero aliado en la gestión de proyectos.”