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Los expertos de Synolia le proporcionarán un apoyo integral a lo largo de todo su proyecto, ofreciéndole servicios adaptados a sus necesidades.
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Flexibles, personalizables y de alto rendimiento, las soluciones que hemos seleccionado pueden adaptarse a sus necesidades para apoyar su estrategia de digitalización.
Especializada en asistencia administrativa para pequeñas empresas, VERSA YS propone un modelo innovador de gestión de tareas, basado en una “lista de tareas” flexible y compartida entre clientes y asistentes freelance. Para estructurar su crecimiento, centralizar las solicitudes y controlar con precisión la facturación por tiempo dedicado, la fundadora de VERSA YS, Éléonore Melchio, eligió monday.com. Acompañada por Synolia con un enfoque “learn by doing” (aprender haciendo), co-construyó un ecosistema colaborativo, fluido y ágil. Te contamos este proyecto monday.com altamente personalizado.
VERSA YS acompaña a pequeñas empresas y profesionales independientes, en particular abogados, con servicios de asistencia administrativa y de Office Business Management (OBM). La empresa se distingue por una oferta flexible de “lista de tareas” diaria, gestionada por un equipo de freelancers calificados.
Tras el éxito de su actividad como trabajadora independiente, Éléonore Melchio creó VERSA YS para estructurar su negocio y responder a una necesidad crucial: superar los límites de las herramientas estándar para centralizar la gestión de tareas y, al mismo tiempo, garantizar una trazabilidad precisa del tiempo dedicado a cada cliente.
“VERSA YS ofrece una gran flexibilidad: permite gestionar desde tareas simples, como el envío de correspondencia, hasta solicitudes más estratégicas, como el análisis de archivos de datos numéricos.”
El brief: una interfaz única para gestionar la actividad y la facturación
El principal desafío residía en la dualidad de las necesidades: por un lado, una herramienta de colaboración fluida para gestionar las solicitudes de los clientes y la actividad de los freelancers y, por otro, una gestión comercial rigurosa (CRM).
Las necesidades, en resumen:
Para responder a estos desafíos y procesos de negocio específicos, VERSA YS eligió monday.com y a Synolia como socio integrador.
“monday.com ofrece una gran riqueza funcional que permite concretar una idea y llevarla a la práctica a través de la herramienta.”
En lugar de una entrega llave en mano, optamos por una serie de talleres colaborativos. Este método le permitió a Éléonore Melchio apropiarse de la herramienta, aprovechando al mismo tiempo nuestra experiencia técnica. Nuestro consultor, Vincent, actuó como un verdadero socio, traduciendo necesidades complejas en funcionalidades intuitivas.
“La interfaz personalizada de monday.com se configuró para distinguir automáticamente las tareas corrientes (pequeñas solicitudes) de los proyectos (que requieren un presupuesto), así el cliente no tiene que diferenciar los tipos de solicitudes.”
La interfaz es intencionalmente muy simple para que usar la herramienta se vuelva un reflejo para los clientes. Gracias a la integración de Make y Gmail, los flujos de información están automatizados, lo que reduce la carga manual de datos. Del lado de los freelancers, esta fluidez también favorece el compromiso y una capacidad de respuesta óptima ante las solicitudes de los clientes.
El corazón de la solución es la funcionalidad de gestión del tiempo. Cada asistente activa un cronómetro al trabajar en una tarea. Este dato se vincula directamente con el saldo de horas del cliente, lo que ofrece total transparencia y automatiza parte de la facturación. Este mecanismo garantiza una gestión sana de la rentabilidad de cada paquete vendido.
“Las funcionalidades de reportes mensuales permiten seguir el uso del tiempo por parte de los clientes, y también son esenciales para evaluar la eficacia de la solución.”
Con monday CRM, VERSA YS cuenta ahora con una base sólida para prospectar e incorporar nuevos clientes. La estructura implementada está diseñada para recibir un volumen creciente de usuarios sin perder calidad de servicio.
“El principal objetivo para 2026 es desplegar la herramienta y ponerla en marcha, sobre todo en materia de CRM, para atraer nuevos clientes y prospectos. La evolución futura de la herramienta dependerá de la experiencia de usuario y de los comentarios de los clientes y los freelancers.”
Aunque la solución todavía no la usan todos los freelancers, ya se han llevado a cabo numerosos casos prácticos. Paralelamente, Éléonore Melchio está estructurando el onboarding de nuevos clientes mediante procesos dedicados: un procedimiento operativo escrito y un breve video de demostración facilitarán la adopción de la plataforma, tanto para los clientes como para los freelancers. El objetivo: limitar el tiempo dedicado a la capacitación personalizada, apoyándose en una interfaz intencionalmente simple e intuitiva.
El despliegue es inminente (primer semestre de 2026), con una fase de pruebas prevista para afinar la experiencia de usuario. Una etapa clave que le permite a VERSA YS abordar su desarrollo con tranquilidad.
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