Contentsquare: la organización de su estudio de diseño con monday.com

Contentsquare, startup francesa fundada en 2012, cuenta hoy con 1.500 colaboradores en todo el mundo. ¿Su misión? Ayudar a empresas de todos los tamaños y sectores a crear “un mundo digital más humano”. ¿Cómo? Con una plataforma de Digital Experience Analytics basada en IA, que convierte los datos de comportamiento de los usuarios en recomendaciones en cada etapa de su recorrido online. Así, Contentsquare contribuye a la transformación digital de las empresas y a mejorar la experiencia de sus clientes. Para lograrlo, cuenta con su estudio creativo interno internacional. ¡Y con monday.com! La solución de gestión de proyectos que le permite organizar y hacer un seguimiento eficaz de las solicitudes creativas que llegan de todas las áreas y de todo el mundo…

Gestionar mejor los proyectos de un estudio creativo repartido por todo el mundo

Desde su creación en 2012, la plataforma de analítica Contentsquare ha crecido mucho y hoy cuenta con 1.500 colaboradores. Entre ellos, un equipo de veinticinco diseñadores. Brand designers, graphic designers, art directors, estrategas, motion designers… Todos repartidos entre Sídney, Múnich, Londres, Ámsterdam, París y Nueva York.

Al frente del estudio Design & UX están Fanny Pourcenoux, directora de diseño, y Ornella Kolle, design operations manager.

Ornella se encarga del seguimiento de los proyectos del equipo, de asignar las tareas a los diseñadores y de que se cumplan los plazos. Cuando llega a Contentsquare en 2021, no se usa ninguna solución de gestión de proyectos. Las solicitudes y el seguimiento de los proyectos se hacen por Slack, Trello, correo electrónico, teléfono o incluso… ¡frente a la máquina de café!

El brief de Contentsquare

Una solución de gestión de proyectos intuitiva, que permita centralizar la información y seguir la trazabilidad de un proyecto de forma sencilla.

Desde su llegada a la empresa, Ornella Kolle detecta problemas de comunicación: múltiples interlocutores en todo el mundo, múltiples canales (Slack, Trello, correo electrónico, teléfono…), ningún historial de los intercambios…

También detecta un problema de reparto y priorización de las tareas. Con cada nueva solicitud que llega al estudio, es difícil saber qué diseñador está disponible. Y para los diseñadores, es difícil saber qué tarea es la más urgente… Por último, los briefs creativos nunca se formulan de la misma manera y son más o menos completos según quién los pida… Para Ornella Kolle, hay una necesidad real de estandarizar los briefs con plantillas y procesos idénticos para todos los solicitantes y todos los proyectos.

Synolia x monday.com

Después de mucho benchmarking, Ornella Kolle descubre monday.com. Una solución capaz de abordar los desafíos de un estudio creativo interno. Pero también una solución intuitiva, que permite que distintas áreas interactúen en una sola plataforma.

Cuando el área de Marketing de Contentsquare decide incorporar a todo su equipo a monday.com, Ornella aprovecha la oportunidad y suma también la solución al estudio Design & UX.

Un espacio de trabajo donde todos pueden colaborar

La design operations manager de Contentsquare crea un tablero accesible para todos los stakeholders de la empresa. Un espacio compartido dedicado a las solicitudes, pero también a entender los métodos y las guidelines del estudio Design & UX.
Para ello, la sección Documentos centraliza todas las presentaciones del estudio, las plantillas de brief para los diseñadores, los procesos para hacer una solicitud, las etapas de un proyecto… Así, todas las partes interesadas se alinean en un mismo modo de colaboración.

Agilizar los intercambios con automatizaciones

Gracias a las automatizaciones, las tareas llegan al estudio de forma mucho más fluida, con niveles de prioridad y fechas límite bajo control. Cuando un stakeholder envía una nueva solicitud, la fecha límite se define automáticamente según el motivo y su nivel de prioridad. Por ejemplo, para la creación de una plantilla de email marketing, la fecha límite se fija automáticamente entre 3 y 5 días después de la solicitud.

Cuando la tarea está lista (con el brief adjunto), pasa automáticamente a la “Kitchen”, el tablero de gestión de la design operations manager. Ornella Kolle recibe una notificación y puede asignar la tarea a un diseñador según su carga de trabajo.

Además, las etiquetas de Estado permiten a los stakeholders seguir cada etapa de la tarea en curso (In Progress, Studio Review, Stakeholder Review, Feedback In…). Así, ya no tienen que preocuparse por el avance de su proyecto.

Medir los KPI

Para Ornella Kolle, el valor de monday.com también está en su capacidad de medir los KPI clave para gestionar y mejorar los procesos del estudio. Gracias a las funcionalidades de monday.com, puede hacer seguimiento de: el perfil de los stakeholders, el tipo de solicitud, el tiempo de respuesta para procesar una nueva solicitud, el cumplimiento de los plazos…

Además, la implementación de un “turn time” permite medir el tiempo transcurrido entre la llegada de una nueva solicitud a la Kitchen y su asignación a un diseñador. Cuando la tarea se asigna, el cronómetro se detiene automáticamente. Así, la design operations manager puede medir el tiempo promedio de procesamiento de una nueva solicitud.

Otro indicador: en su tablero “Completed”, Ornella Kolle puede ver qué tareas se completaron a tiempo y cuáles con retraso. Esto le permite reevaluar periódicamente el tiempo necesario para realizar una tarea.

Prueba monday.com gratis