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Los expertos de Synolia le proporcionarán un apoyo integral a lo largo de todo su proyecto, ofreciéndole servicios adaptados a sus necesidades.
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Flexibles, personalizables y de alto rendimiento, las soluciones que hemos seleccionado pueden adaptarse a sus necesidades para apoyar su estrategia de digitalización.
Groupe Mentor es un holding familiar fundado en 1998, especializado en el acompañamiento en todas sus formas. Su vocación es crear y adquirir empresas de diversos sectores: agencias inmobiliarias, empresas de consolidación de créditos y corretaje de seguros, agencias de comunicación, clínicas de medicina estética… Entre ellas están Aleo y Nancomcy, dos agencias de comunicación de Nancy pioneras en el uso de monday.com a escala del grupo. Descubre cómo estas dos agencias implementaron monday.com y cómo inspiraron a todo un grupo.
La agencia Aleo acompaña a pymes, microempresas y artesanos en la creación de sitios web, la gestión de sus redes sociales, sus campañas de Google Ads… y en la creación de todos sus materiales de comunicación impresos. Por su parte, Nancomcy es una agencia de comunicación con presencia en toda la región Grand Est, que trabaja con todo tipo de organizaciones. Fue elegida agencia del año 2024 en los Trophées de la communication.
Las dos agencias gestionan cientos de proyectos al mes y miles de clientes. Durante mucho tiempo, organizaron su gestión de proyectos en Trello y luego en Wimi (una herramienta Kanban). Pero estas herramientas se quedaban cortas para la gestión operativa y el monitoreo.
Por eso, en 2022, Marc Henry, director de producción de Aleo y Nancomcy, impulsó un proyecto de transformación digital en torno a monday.com. Tras un período de prueba exitoso con la solución, recurrió a Synolia para adquirir licencias y adoptarla de forma definitiva.
Una solución para automatizar las tareas y monitorear la producción de los equipos.
“El objetivo era que los equipos pudieran concentrarse en su trabajo, no en hojas de cálculo de Excel.”
En marzo de 2022, Marc Henry creó su cuenta y sus primeros boards de forma autónoma. Luego, cada responsable de departamento recibió capacitación para crear su propia plantilla de board y desplegarla en su equipo. En tres a cuatro meses, todos los equipos de producción estaban operativos en la herramienta.
“monday.com es una solución extremadamente bien pensada, sin adornos, con un soporte muy reactivo. La elegimos por la potencia de sus automations y la posibilidad de conectarla con otras herramientas como Gmail, Google Calendar y el envío de SMS.”
Nuestro acompañamiento: gestión de licencias, asesoría y optimización de la herramienta, capacitaciones.
Hoy, las dos agencias, Aleo y Nancomcy, suman sesenta usuarios: desde la dirección hasta la producción (redes sociales, SEO, web y diseño gráfico), pasando por RR. HH., TI y servicio al cliente.
Para los equipos, monday.com mejoró considerablemente los procesos de trabajo. Por ejemplo, todas las tareas que consisten en notificar al cliente sobre el avance de un proyecto están automatizadas. Esto evita enviar cientos de correos cada mes.
Para los equipos, significa un valioso ahorro de tiempo y más comodidad. Se quitan de la cabeza los seguimientos a clientes, los olvidos, los errores…
En solo unos clics, los distintos participantes de un proyecto pueden validar sus tareas y hacer avanzar el proyecto de una etapa a otra. Así, para la dirección es fácil seguir la evolución de los proyectos, identificar posibles cuellos de botella y obtener una vista gráfica de la producción y un informe detallado de la producción de cada departamento (redes sociales, SEO, web y diseño gráfico).
Más allá de la producción, Aleo y Nancomcy también usan monday.com para automatizar el onboarding de sus nuevos colaboradores. Es decir, al ingresar los datos de contacto y la fecha de llegada de un nuevo colaborador, se envía automáticamente un correo de bienvenida. Los departamentos de RR. HH. y TI también reciben un aviso de esta llegada para organizar la bienvenida. Esto era imposible con un archivo de Excel.
Nancomcy también usa monday.com para la gestión de leads. Así, las oportunidades se gestionan mejor. Por ejemplo, gracias a las funcionalidades de reportes, es posible medir el tiempo que transcurre antes de contactar a cada lead entrante.
“Transformar la producción con monday.com es una oportunidad que hay que aprovechar sin demora, o te quedas atrás. Están los que tienen monday.com y los que siguen con Excel…”
Con sus múltiples empresas, entre ellas Aleo y Nancomcy, el Groupe Mentor cuenta con cerca de 2.000 colaboradores en 15 países. Anthony Rollot, jefe de proyecto de TI del grupo, trabaja con todas las empresas del holding, lo que representa un número considerable de proyectos en un amplio perímetro de acción.
Para el área de TI (representada por Gauthier Gaudry) y Anthony Rollot, adquirir una solución de gestión de proyectos se volvió rápidamente una necesidad. Inspirados por la experiencia compartida de las filiales Aleo y Nancomcy, adoptaron monday.com.
“monday.com nos permitió organizarnos y hacer el seguimiento tanto de una simple tarea pendiente como de proyectos mucho más completos, con distintos interlocutores.”
“Por ejemplo, monday.com me permite tener un board dedicado a la gestión de nuestros nombres de dominio. No es un proyecto como tal, pero la herramienta me permite visualizar y seguir la información rápidamente.”
Anthony Rollot se convirtió en administrador de monday.com dentro del Groupe Mentor. Con el tiempo, la solución se extendió de forma natural a los distintos departamentos para responder a sus necesidades de gestión de proyectos: el departamento jurídico, contabilidad, desarrollo, datos… Cada departamento y cada colaborador es libre de crear sus propios boards según sus necesidades.
“Fomentamos el uso de la herramienta a nivel interno. Por eso le pedimos a Synolia que impartiera sesiones de capacitación abiertas a nuestros departamentos y colaboradores.”
Desde el despliegue de la herramienta en el grupo, Synolia ha impartido una decena de capacitaciones, siempre orientadas a casos concretos que responden a las necesidades de los departamentos. Esto impulsó una adopción masiva de la herramienta a nivel interno.
“Hoy tenemos más de 230 licencias de monday.com, y la gran mayoría de nuestros colaboradores interactúa con la herramienta cada semana.”
Hoy, Synolia mantiene su acompañamiento con webinars temáticos de 30 minutos cada mes. La herramienta sigue desplegándose y cada vez surgen más interacciones entre los boards del Groupe Mentor y las distintas filiales en proyectos específicos.
“Como uso monday.com a diario, no puedo más que recomendar la herramienta. Sobre todo porque, más allá de la gestión del trabajo, compite con las herramientas de CRM y de servicio al cliente dentro de las organizaciones.”
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