Accès rapide :
La plateforme complète de services et de solutions de Synolia pout délivrer la meilleure expérience.
Voir toutes nos expertises
Les experts de Synolia vous accompagnent tout au long de votre projet avec des services adaptés à vos besoins.
Voir tous nos services
Des solutions qui s’adaptent à vos besoins pour servir votre stratégie de digitalisation.
Voir toutes nos solutions
Groupe Mentor est une holding familiale fondée en 1998, spécialisée dans l’accompagnement sous toutes ses formes. Elle a pour vocation la création et la reprise d’entreprises de secteurs divers : agences immobilières, sociétés de regroupement de crédits et de courtage en assurance, agences de communication, cabinets de médecine esthétique… Parmi ces entreprises : Aleo et Nancomcy. Deux agences de communication nancéiennes pionnières dans l’utilisation de monday.com à l’échelle du groupe. Découvrez comment ces deux agences ont implémenté monday.com et comment elles ont inspiré tout un groupe.
L’agence Aleo accompagne les PME/TPE et artisans dans la création de sites internet, la gestion de leur réseaux sociaux, de leurs Google ads… et dans la création de tous leurs supports de communication print. En parallèle, Nancomcy est une agence de communication qui rayonne dans le Grand-Est, auprès de tous types d’organisations. Elle a été élue agence de l’année en 2024 lors des Trophées de la communication.
Les deux agences gèrent des centaines de projets par mois et des milliers de clients. Pendant longtemps, elles organisent leur gestion de projet sur Trello puis Wimi (un outil Kanban). Mais elles sont limitées dans la gestion de l’opérationnel et le monitoring.
Pour cela, en 2022, Marc Henry, directeur de la production pour Aleo et Nancomcy, porte un projet de transformation digitale autour de monday.com. Après une période d’essai fructueuse sur la solution, il sollicite Synolia pour acquérir des licences et l’adopter définitivement.
Une solution pour automatiser les tâches et monitorer la production des équipes.
“Le deal c’était de permettre aux équipes de se concentrer sur leur métier, pas sur des tableaux Excel. ”
En mars 2022, Marc Henry crée son compte et ses premiers boards en autonomie. Chaque responsable de service est ensuite formé pour créer son propre modèle de board et le déployer au sein de son équipe. En trois à quatre mois, toutes les équipes de production sont opérationnelles sur l’outil.
“monday.com est une solution extrêmement bien pensée, sans fioriture, avec un support d’une grande réactivité. Nous l’avons choisie pour la puissance de ses automatisations et la possibilité de le connecter à d'autres outils comme Gmail, Google Calendar et l’envoi de SMS.”
Notre accompagnement : gestion des licences, conseil et optimisation de l’outil, formations.
Aujourd’hui, les deux agences – Aleo et Nancomcy – comptent soixante utilisateurs : de la direction à la production (réseaux sociaux, référencement, web et graphisme) en passant par les RH, la DSI et le service client.
Pour les équipes, monday.com a considérablement amélioré les processus de travail. Par exemple, toutes les tâches qui consistent à notifier le client de l’avancement d’un projet sont automatisées. Cela évite d’envoyer des centaines de mails chaque mois.
Pour les équipes, c’est un précieux gain de temps et de confort. Elles libèrent leur esprit des relances clients, des oublis, des erreurs…
En seulement quelques clics, les différents intervenants d’un projet peuvent valider leur tâches et faire évoluer leur projet d’étape en étape. Pour la direction, il est ainsi facile de suivre l’évolution des projets, d’identifier les éventuelles étapes bloquantes, d’obtenir une vue graphique de la production et un rapport détaillé de la production pour chaque service (RS, référencement, web et graphisme).
Au-delà de la production, Aleo et Nancomcy exploitent aussi monday.com pour automatiser l’onboarding de leurs nouveaux collaborateurs. Autrement dit, en renseignant les coordonnées et la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, un e-mail d’accueil est automatiquement envoyé. Les services RH et DSI sont également prévenus de cette arrivée pour organiser l’accueil. Ceci était impossible avec un fichier Excel.
Nancomcy exploite également monday.com pour la gestion des leads. Les opportunités sont ainsi mieux gérées. Par exemple, grâce aux fonctionnalités de reporting, il est possible de mesurer le temps écoulé avant de contacter chaque lead entrant.
“La transformation de la production avec monday.com est une opportunité à saisir sans tarder, sous peine de rester à quai. Il y a ceux qui ont monday.com et ceux qui sont toujours sur Excel…”
Avec ses multiples sociétés – dont Aleo et Nancomy – le Groupe Mentor compte près de 2000 collaborateurs à travers 15 pays du monde. Anthony Rollot, chef de projet IT pour le groupe, est amené à travailler avec toutes les sociétés de la holding et cela représente un nombre considérable de projets sur un vaste périmètre d’actions.
Pour la DSI (représentée par Gauthier Gaudry) et Anthony Rollot, l’acquisition d’une solution de gestion de projet est rapidement apparue comme une nécessité. Inspirés par le partage d’expérience des filiales Aléo et Nancomcy, ils adoptent monday.com.
“monday.com nous a permis de nous organiser et de pouvoir suivre aussi bien l’évolution d’une simple tâche to do que des projets beaucoup plus complets, impliquant différents interlocuteurs.”
“monday.com me permet par exemple d’avoir un tableau dédié à la gestion de nos noms de domaine. Il ne s’agit pas d’un projet en tant que tel, néanmoins l’outil me permet de visualiser et suivre rapidement l’information.”
Anthony Rollot est devenu un administrateur monday.com au sein du groupe Mentor. Au fil du temps, la solution s’est naturellement répandue auprès des différents services pour répondre à leurs besoins de gestion de projet. Le service juridique, le service comptabilité, le service développement, le service data… Chaque service et chaque collaborateur sont libres de créer leurs propres boards en fonction de leurs besoins.
“Nous encourageons l’utilisation de l’outil en interne. C’est pourquoi nous avons demandé à Synolia de dispenser des sessions de formations ouvertes à nos services et collaborateurs.”
Depuis le déploiement de l’outil au sein du groupe, Synolia a dispensé une dizaine de formations, toujours orientées sur des cas concrets correspondant aux besoins des services. Cela a déclenché une adoption massive de l’outil en interne.
“Nous avons plus de 230 licences aujourd'hui sur monday.com, et la grande majorité de nos collaborateurs interagissent chaque semaine avec l'outil.”
Aujourd’hui, Synolia maintient son accompagnement avec des webinars thématiques de 30 minutes chaque mois. L’outil continue de se déployer et de plus en plus d’interactions apparaissent entre les boards du Groupe Mentor et les différentes filiales, sur des projets spécifiques.
“Utilisant quotidiennement monday.com, je ne peux que recommander l’outil. D’autant qu’en plus du Work Management, il vient challenger les outils CRM et de service client au sein des organisations.”
Vous avez besoin de structurer et fluidifier les processus de votre entreprise ? Vous souhaitez intégrer une solution de gestion de projet et de suivi de la production ?
Contactez-nous !
Découvrir le cas client Avidsen sécurise ses ambitions e-commerce grâce à une mission de conseil e-commerce stratégique
Découvrir le cas client Tut Tut : une croissance exponentielle grâce à HubSpot
