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Dentro de tu empresa, están a punto de iniciar una licitación de un proyecto ecommerce para el rediseño de tu plataforma de venta en línea, de tu PIM o de tu CRM. ¡Tu empresa está en alza, eres líder en tu sector y de seguro tu proyecto interesará a las mejores agencias! Pero aunque les guste tu proyecto, ¡No estés tan seguro de que aceptarán manejarlo sin un mínimo de visualización previa!
Por supuesto, los proveedores de ecommerce siempre buscan proyectos más interesantes y motivadores para empresas conocidas o sobre temas apasionantes y conceptos innovadores... Pero para convencerles de que te elijan y de proponerte la solución más optimizada y de mayor valor agregado, se deben enviar las señales adecuadas... Porque claro, no se trata de un trabajo de un solo sentido de información, tú también tienes un papel que desempeñar en la gestación del proyecto... ¡Como contraparte del proveedor! Esto puede parecer muy pretencioso, pero es un hecho que puede explicarse muy fácilmente.
Hoy en día, muchas empresas siguen iniciando las consultas de cotización planteando la relación proveedor/cliente como una auténtica lucha de poder, a veces incluso un tire y afloje. Una relación en la que cada parte intenta convencer a la otra sin revelarse. Y con demasiada frecuencia, en este caso, ocultar información es la consigna... Lo que, a pesar de lo que puedas pensar, finalmente a quien más puede perjudicar principalmente es a ti, el cliente.
Aunque ciertamente no tienes que revelar toda la estrategia para cotizar con los proveedores de servicios encuestados, es importante tener en cuenta el mercado en el que operamos y los criterios que ambas partes utilizarán para juzgarse mutuamente. Y sobre todo, es esencial ser consciente de que la relación debe ser equilibrada y ¡Que el proveedor de servicios puede decir legítimamente que no!
Si la agencia es buena no esperará a que le cotices para desarrollar su actividad
En el mercado chileno del ecommerce, ¡Los proyectos son… bastantes! En 2019, había 9.236 empresas con presencia en el ecommerce (fuente CCS). Con una proyección de crecimiento en chile de 140% al 2022. El ciclo de renovación de las plataformas ecommerce (o de las grandes evoluciones) no supera los 5 o 6 años la media, cuando los grandes rediseños o evoluciones se realizan cada 2 años. Esto da una idea del número de proyectos ecommerce lanzados cada año ¡Y solo en Chile! Un proveedor ecommerce competente recibe solicitudes casi a diario. Por lo tanto, cada proveedor, junto con sus equipos, establecerá un proceso Go/NoGo para definir si usará sus recursos humanos, técnicos y comerciales para atender la solicitud.
Para ti, el gestor del proyecto, se trata de ser lo más objetivo posible para proporcionar la mayor cantidad de información contextual posible, de modo que puedas juzgar la capacidad de tu proyecto y establecer la experiencia del proveedor. Por tanto, es necesario trabajar a contracorriente en el contexto de su proyecto y tus objetivos, ya sean empresariales o incluso estratégicos.
La mayoría de las veces, no tendrás opción a escoger, esto requerirá que proporciones un mínimo de información confidencial sobre tu organización. Y para ello, lo mejor es no solo firmar una cláusula de confidencialidad con cada encuestado, sino también evaluar cuidadosamente la reputación y la fiabilidad de los proveedores que se coticen.
El primer paso concreto para iniciar el proceso de licitación es completando el anteproyecto de tu
ecommerce, donde plasmar minuciosamente la descripción completa de tu proyecto.
Ya que estás leyendo este artículo, queremos ayudarte a alcanzar este primer paso. Hemos creado la Guía Técnica para Crear el Anteproyecto de un ecommerce que te ayudara a conseguir este vital elemento para cotizar con agencias de ecommerce el mismo proyecto.
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¡Entrégate a la guía!
Debemos decir esto, ya que es el momento de evaluar el grado de información que necesitas transmitir a los proveedores de servicios. Seamos claros: no hay nada peor en una cotización de ecommerce que cuando un cliente presenta su negocio en 5 minutos y luego se sienta a esperar que el proveedor de servicios entregue su visión única y brillante del proyecto.Si no se discute en profundidad el enfoque que se va a adoptar en el proyecto y las limitaciones asociadas, sin ninguna discusión contradictoria, sin ningún antecedente sobre la experiencia de sus equipos en proyectos anteriores, será difícil que el socio responda correctamente.
Así que, por favor, ¡No cometas ese error y date el gusto de hacerlo bien desde el comienzo! No revelando los presupuestos que estás dispuesto a invertir en el proyecto (aunque en términos concretos, esto suele tener poca repercusión y puede ser útil para orientar la solución adecuada) o cualquier otra información que aclare la mirada del vendedor del servicio. Opta por un intercambio justo, franco y constructivo con tu interlocutor.
Pero, ¿Por qué debemos iniciar estos intercambios de fondo y correr el riesgo de entregarse? Por un lado, porque para obtener una respuesta concreta, ¡Hay que plantear un problema concreto! Por otro lado, porque el proveedor de servicios que tienes delante, si tiene algún sentido profesional, tratará de averiguar si tu equipo es, lo que llamaríamos "filosóficamente", cercano al suyo.
Se preguntará cómo podría ser que se desarrolle el proyecto a futuro, entre tu equipo y él: ¿Le proporcionarás fácilmente respuestas a sus preguntas o, por el contrario, recibirá sistemáticamente una respuesta en forma de "es tu problema, tú eres el especialista"? ¿Tendrán juntos intercambios enriquecedores, a veces con puntos de vista opuestos, pero siempre buscando la mejor opción? ¿O la desconfianza se incrustará para siempre en su relación? Y en concreto, ¿La relación será una pesadilla que durará todo el proyecto? Para anticiparse a todos estos problemas, deben conocerse, y solo pueden acertarse mutuamente a través de la entrega de información. El anteproyecto es una pieza clave para comenzar a expresar las necesidades de tu proyecto de manera clara y ordenada.
¡Al final, hay poco riesgo en dar información al proveedor de servicios! Tanto más te protegerá siempre el hecho de liderar un proyecto en un contexto competitivo, donde te habrás tomado la molestia de consultar a una estudiada lista de posibles cotizantes que son un referente en el sector.
¡Acepte un planning realista!
Tienes un proyecto de ecommerce ultra estratégico a nivel internacional: debes rediseñar una plataforma de venta online que factura 40 millones de dólares. Te has tomado la molestia de realizar previamente una misión de consultoría estratégica (que ha durado 2 meses) y te has hecho acompañar por un consultor especializado, ¡Porque este proyecto NO puede fracasar! Sin embargo, estás atrasado y las rebajas de verano se acercan... Solamente te quedan 3 meses para rediseñar una plataforma, ¡Incluyendo la validación!
A pesar de todo, Envías el anteproyecto a cotizar sin cambiar el objetivo y aprietas el calendario: 10 días de preguntas y respuestas, 10 días más para responder, presentación antes de fin de mes y puesta en marcha en el mismo instante. En cualquier caso, tu marca es conocida internacionalmente, los proveedores de servicios verán el valor de trabajar contigo y se movilizarán, aumentando los recursos para producir más rápido...
Aquí es donde hay que ser capaz de escuchar lo que no se oye: hay que cambiar las expectativas o revisar la planificación del proyecto. ¡Los hechos son claros para todos!
Un proyecto que requiere 6 meses de desarrollo no puede hacerse en 2 meses, ni siquiera por una empresa multinacional con 100.000 empleados. Porque un proyecto se hace con un equipo objetivo. Duplicar el tamaño no reduce a la mitad el tiempo de desarrollo, pero sí aumenta los riesgos en la fase de aceptación…
Si tu planning es insostenible, un buen proveedor se lo dirá.Un mal proveedor te lo ocultará y asumirá que los hechos llegarán con el paso de las semanas. Estos rendimientos y limitaciones, solo los mejores proveedores se atreverán a mencionarlos porque pueden permitírselo y tienen la suficiente exigencia como para no asumir riesgos indebidos en un proyecto, por muy valioso que sea.
Los que dejan de lado la realidad de la planificación serán, sin duda, los que más necesiten llenar los vacíos. ¡Así que hazte las preguntas correctas! Un proveedor de servicios que no te diga lo que quieres oír está asumiendo un riesgo suficiente como para que tú te intereses mínimamente por el análisis.
No crea en fantasías
Este razonamiento es válido para la planificación, pero también en cierta medida para el presupuesto y el ámbito de intervención: no existe un proveedor de servicios que sea competente en absolutamente todos los ámbitos, ya tenga 10 o 1000 empleados.
La consigna es el pragmatismo. Y este pragmatismo es aún más eficaz si se entablan conversaciones serias con los proveedores de servicios que se consultan.
Cuanto más se profundice en los intercambios con los proveedores de servicios, más se podrá destacar lo que es más una postura comercial que una experiencia real.
Acepta la crítica constructiva
Siempre es complicado criticar un proyecto y la visión de un cliente. Pero un proveedor de servicios que te contradice asume riesgos, como advertirte si ve que vas en la dirección equivocada, a diferencia de los que les dicen que sí a todo. Siempre es más fácil que te den una imagen idílica de un proyecto que luego tendrás que defender ante la dirección.
Si asumes estos riesgos, es, seamos claros, a tu propia responsabilidad y muy a menudo porque preferirás contradecirle ahora para evitar un riesgo a futuro. El riesgo del proyecto es el enemigo del proveedor de servicios.
Muy a menudo, este riesgo es aún mayor si los equipos encargados de estudiar tu proyecto no son los mismos que los que lo llevarán a cabo. Para evitar este problema: el equipo que analiza y enmarca el proyecto, sus necesidades, sus calendarios y sus limitaciones contigo debe ser el equipo que garantice estos parámetros y lleve a cabo el proyecto mañana. ¡Cada uno debe ser responsable de sus compromisos!
Al final, escucha al proveedor que te desafía y a su vez, desafíe su propia visión. Esta es la mejor manera de poner en marcha un proyecto en un entorno sano y seguro. La crítica, si es constructiva, puede ser tu mejor aliada.
Alinea los equipos para proponer una visión única del proyecto
Tu nuevo ERP, que debe comunicarse con tu plataforma ecommerce, no estará en producción hasta dentro de 6 meses, pero ¿Quieres obtener un cálculo de costos preciso ahora sin poder realizar ninguna especificación?
¿Prefieres una metodología de proyecto AGILE, pero quieres un compromiso fijo con un alcance fijo?
¿Prefiere una metodología de proyecto ágil, pero quiere un compromiso fijo con un alcance fijo?
¿Te causan gracia estas preguntas y estás convencido de que nunca pedirás todo a un mismo proveedor de servicios?
Sin embargo, ¡Las contradicciones siguen estando muy presentes en los proyectos digitales! Esto se debe simplemente a que las expectativas de los diferentes actores de la empresa y su enfoque de lo digital son a veces opuestas. Los equipos de marketing y los de informática, por ejemplo, tienen a veces visiones muy diferentes de un mismo tema dentro de la empresa y esto surge tarde o temprano en los intercambios en torno a un anteproyecto de ecommerce.
Así que sé consciente de esto, e intenta en lo posible alinear las visiones de todos tus equipos para evitar incoherencias innecesarias que harían perder el tiempo a todos.
Ten un anteproyecto sólido, que incluya todos los requisitos detallados, teniendo claro que evolucionará.
Tu pliego de condiciones tiene 189 páginas. Eso está bien, porque es necesario detallar tu requerimiento tanto como sea posible. Pero considera la posibilidad de utilizar la regla MoSCoW (Must Have / Debe tener, Should Have / debería tener, Could Have / Podría tener, Won't Have this time / No tendrá esta vez) para priorizar tus expectativas y, en este contexto, prepárate para respuestas parciales o más flojas por mejorar.
Asume también que cuanto más especificas sean tus necesidades, más precisas y elaboradas serán las respuestas que recibas y, por tanto, más costosas que en una aproximación global de las necesidades del proyecto.
Prepárate, en este caso, para revisar ciertos requisitos y simplificar el proyecto si el conjunto de proveedores no se ajusta a tus expectativas presupuestarias o de planificación.
Tampoco des por sentado que un pliego de condiciones te librará de una fase de especificaciones elegido el proveedor. En un proyecto (y esto es aún más cierto cuando el proyecto es grande) siempre hay una etapa de coordinación entre tus equipos y el equipo que construirá tu plataforma. Puede que tú ya hayas pensado en todas las características de su proyecto, pero tu proveedor de servicios no, y su intervención seguramente te llevará a plantearte nuevas preguntas... ¡No te cierre a esto!
Obtén acompañamiento...
A menos que cuentes con un equipo de proyectos muy experimentado en proyectos digitales, un proyecto ecommerce a gran escala requiere sin duda una fase de apoyo externo. Puede empezar en la génesis del proyecto para coordinar el pensamiento independiente de los distintos departamentos de su empresa. Se trata de una misión de asesoramiento previa. Esta misión también suele llevarse a cabo en la primera fase del proyecto, tras solicitar la cotización y presentar el anteproyecto con la expresión inicial de necesidades, que se habrá realizado de forma independiente o con un consultor para la redacción del anteproyecto.
Es necesario aceptar que la misión de consultoría pretende aportar elementos de respuesta que se desconocen en ese momento, y por lo tanto, no querer tener inmediatamente todas las claves del proyecto, sobre todo en materias de presupuesto y planning.
En todos los casos, tanto si se trata de un encargo realizado por un consultor externo que no participará en la ejecución del proyecto como si se trata del plan de consultoría de los proveedores de servicios consultados, el encargo de consultoría se ha convertido hoy en día en un paso casi indispensable antes de la fase de ejecución de un proyecto…
Permanece disponible
Un último punto, que es importante: si te haces acompañar por un asesor para realizar un anteproyecto, a presentar ante un panel de proveedores de servicios para que te ayude a diseccionar las ofertas, medir su calidad e interés, etc., permanece disponible para discutir con los proveedores de servicios entrevistados. ¡Siempre!
No hay nada más desagradable que tener que proporcionar un nivel de información muy detallado sin tener la oportunidad de hablar con el cliente final. Este es uno de los principales criterios de NoGo con la mayoría de los proveedores ecommerce de renombre. La interacción con el cliente final es esencial para entender bien un proyecto.
Al final, llevar a cabo un proyecto ecommerce significa entablar una estrecha relación entre un cliente y un proveedor de servicios durante un largo periodo de tiempo, ya que, más allá del proyecto, habrá sin duda una fase de explotación y mantenimiento por parte de terceros que prolongará la colaboración. La vida media de un proyecto es de varios años... Por lo tanto, esta relación es larga y debe construirse sobre bases sólidas. Hay que favorecer la transparencia y la honestidad, aunque sea difícil entenderse al principio, para conocerse mejor y establecer un contexto laboral claro y favorable al desarrollo de un proyecto sin sorpresas desagradables.
Nada revolucionario, de hecho, ¡Solo una buena dosis de pragmatismo!
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