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Aunque cada empresa sea diferente, las etapas fundamentales para gestionar la migración de una plataforma son sensiblemente las mismas de un proyecto a otro. En Synolia, estamos familiarizados con el cambio de plataforma de sitios ecommerce. Por eso, en este artículo, te detallamos las grandes etapas a seguir y te damos nuestros mejores consejos para asegurar el éxito de tu proyecto de cambio de plataforma.
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Etapa 1: Define tu calendario
La decisión de cambiar la plataforma de tu sitio ecommerce puede estar vinculada a una necesidad, como el final de vida de tu plataforma, la expiración de licencias, la salida de una persona clave de tu equipo técnico o el lanzamiento de una nueva identidad de marca (que conlleva un rediseño gráfico de tu sitio ecommerce). Así que tienes un plazo - una fecha precisa a partir de la cual debes trabajar hacia atrás.
Define tu calendario teniendo en cuenta las etapas clave de un proyecto de cambio de plataforma y tus comités de validación internos con las partes interesadas del proyecto. Además, asegúrate de reservar suficiente tiempo para las fases de prueba. De hecho, los sistemas de gestión de pedidos y las interacciones con las soluciones de terceros (CRM, ERP, paquetes contables, etc.) deberán ser probados y verificados minuciosamente por las partes interesadas. Estas personas periféricas al proyecto de cambio de plataforma deberán involucrarse y asignar tiempo considerable para ello. No descuides la implicación de tus equipos en las pruebas del front office y la preparación de tus contenidos. Son puntos clave en la experiencia que ofreces a tus clientes.
Etapa 2: Identifica los objetivos y expectativas de las partes interesadas
Más allá del calendario y la fecha de lanzamiento, es importante establecer los objetivos de tu plataforma y recopilar las expectativas internas. ¿Cuáles son los objetivos y expectativas de los usuarios de la futura plataforma? ¿Cómo se articularán los procesos e intercambios de datos en esta plataforma? ¿Qué integraciones o funciones serán necesarias para ello?
Para ayudarte, parte de lo existente. Identifica los objetivos y las funciones indispensables actuales. Luego, motiva a los usuarios a proyectar sus expectativas futuras y señalar las limitaciones técnicas y funcionales de la plataforma existente. Además, si se espera que nuevos servicios utilicen la futura plataforma, intégralos desde esta etapa.
Durante esta fase de comprensión de los objetivos y expectativas, es probable que te comuniques con: gerentes de canales de distribución, ventas, marketing, servicio al cliente, logística, administración de ventas, contabilidad y finanzas, el departamento de sistemas de información, etc. ¡Porque sí, un proyecto de cambio de plataforma ecommerce es ante todo un proyecto empresarial! Es una verdadera oportunidad para derribar barreras y fomentar el intercambio entre estos servicios.
Etapa 3 : Conceptualiza tu proyecto
La fase de conceptualización de tu plataforma ecommerce es de suma importancia, tanto en términos funcionales como en la integración con el sistema de información de tu empresa.
En cuanto a lo funcional, esta etapa permite definir claramente los objetivos, funciones y la experiencia del usuario deseada, sentando así las bases de un sitio ecommerce eficaz y atractivo para tus clientes. Reflexiona cuidadosamente sobre los servicios que deseas ofrecer, las tendencias actuales del mercado y los informes que necesitarás para seguir tus rendimientos de venta.
En lo que respecta a la integración con el sistema de información de la empresa, la fase de conceptualización permite determinar cómo la plataforma ecommerce se alineará con los demás sistemas existentes, garantizando así una interconexión armoniosa de los procesos comerciales y una explotación óptima de los datos. Para facilitar la siguiente etapa de consulta, formaliza diagramas de arquitectura, de flujo y todos los elementos que permitan a los responsables técnicos comprender tus procesos comerciales, logísticos, financieros, etc. Destaca también los problemas actuales para que los responsables puedan pensar en soluciones adecuadas.
En resumen, la conceptualización es el fundamento sobre el cual descansa el éxito general de una plataforma ecommerce.
Etapa 4: Establece formalmente tus necesidades
Con el calendario definido, los objetivos y expectativas recopilados, y el proyecto conceptualizado, llega la etapa de establecer las necesidades. Una etapa decisiva, ya que de ella depende la calidad y claridad de tu proyecto frente a los participantes estratégicos y técnicos que solicitarás.
Comienza exponiendo tus métricas actuales y tus objetivos estratégicos (notoriedad, conversión, crecimiento, etc.). Luego, asegúrate de exponer tus necesidades de manera detallada: las funciones e integraciones
clave, los servicios específicos... Por ejemplo, ¿tu plataforma debe incluir multi-tiendas para un desarrollo internacional? ¿Herramientas de automatización de marketing? ¿Métodos de pago específicos?...
Procura ser lo más exhaustivo posible para asegurarte de alinear la visión de las personas a cargo de la implementación con tus objetivos estratégicos y las expectativas de tus equipos comerciales.
Además, piensa en priorizar tus necesidades. Esto te permite evaluar lo que realmente tiene valor para tu negocio y lo que es más opcional. Los equipos encargados de la implementación podrán abordar primero los puntos más importantes y así asegurar tu plataforma. Incluso si, debido a diversas eventualidades, tu producto no está completo, al menos cumplirá con tus principales desafíos.
Etapa 5: Implementación del proyecto
Todas las etapas vistas anteriormente llevan tiempo, pero son indispensables para lanzar tu proyecto en buenas condiciones, hasta su éxito. Y es solo después de todas estas etapas preparatorias que podrás embarcarte en la implementación operativa de tu proyecto de cambio de plataforma.
Para ello, tienes dos opciones. Puedes elegir trabajar internamente, con tu DSI, tus propios equipos técnicos y un Product Owner. O puedes recurrir a un proveedor externo, una agencia especializada en consultoría e integración de plataformas ecommerce.
En el caso de optar por un acompañamiento externo, deberás realizar una licitación o una consulta de agencias. Pero también definir los criterios de selección para elegir el mejor proveedor.
Para la implementación del proyecto, existen dos tipos de metodologías bien conocidas (así como muchas variantes). Las llamamos metodología “Ciclo en V” y metodología “Ágil”.
- La metodología "Ciclo en V"
Esta es ciertamente la método más conocido y tradicional. Consiste en definir un alcance fijo para tu proyecto. Las especificaciones y el presupuesto se validan entre tú y tu proveedor en las primeras etapas. Así, las fases de configuración, desarrollo e integración se llevan a cabo de acuerdo con lo que se ha definido en las especificaciones y
de acuerdo con el presupuesto. La necesidad o el presupuesto son fijos y no pueden cambiar durante el proyecto.
- La metodología "Ágil"
Esta segunda método se ofrece cada vez más por las agencias y es cada vez más elogiada por los clientes. Consiste en definir un backlog del proyecto (lista de funciones) con una estimación global realizada por el proveedor para todo el backlog. Luego, trabajas con el proveedor en la priorización del backlog. Las funciones se desarrollan de manera iterativa (en forma de sprint). Se pueden realizar ajustes a lo largo del proyecto, y el presupuesto puede cambiar según el tiempo dedicado a cada iteración.
¿En qué caso debería optar por el método “Ciclo en V” o “Ágil”?
Te invitamos a leer nuestro artículo sobre el tema
¿Clásico o ágil? Descubriendo las metodologías de gestión de proyectos informáticos
¿Y después?
Después de la puesta en marcha de tu proyecto, tu sitio está garantizado durante algunas semanas o meses, según los términos del contrato con tu proveedor. ¡Pero no todo se detiene ahí! Seguramente seguirás necesitando la asistencia de tu proveedor. Para actualizar tu sitio o implementar nuevas funciones, nuevas integraciones... ¡Solicita un contrato de mantenimiento (Mantenimiento Aplicativo de Terceros)!
El cambio de plataforma es un proyecto ambicioso y de larga duración. También es un trabajo riguroso que requiere muchas habilidades, tanto en términos estratégicos como técnicos.
¿Nuestra mejor recomendación? ¡Hazte acompañar por una agencia especializada en
consultoría ecommerce!
