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Bien que chaque entreprise soit différente, les étapes fondamentales pour gérer la migration d’une plateforme restent sensiblement les mêmes d’un projet à l’autre. Chez Synolia, nos équipes sont rompues au replatforming de site e-commerce. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous détaillons les grandes étapes à suivre et nos meilleurs conseils pour assurer le succès de votre projet de replatforming.
Vous souhaitez plus d’informations sur le replatforming de site e-commerce ?
Consultez notre ressource dédiée : Le replatforming de votre site e-commerce, étape par étape.
Étape 1 : définissez votre calendrier
La décision de replatformer votre site e-commerce peut-être liée à un impératif comme la fin de vie de votre plateforme, l’échéance des licences, le départ d’une personne clé de votre équipe technique ou encore le lancement d’une nouvelle identité de marque (occasionnant une refonte graphique de votre site e-commerce). Ainsi, vous disposez d’une deadline - date précise à partir de laquelle vous devez travailler à rebours.
Définissez votre calendrier en tenant compte des étapes clés d’un projet de replatforming et de vos comités de validation internes avec les parties prenantes du projet. Aussi, assurez-vous de prévoir un temps suffisant pour les phases de recette. En effet, les systèmes de gestion des commandes et les échanges avec les solutions tierces (CRM, ERP, suites comptables, etc.) devront être testés et vérifiés minutieusement par les parties prenantes. Ces personnes satellites au projet de replatforming devront s’impliquer et se dégager un temps non négligeable pour cela. Ne négligez pas non plus l’implication de vos équipes sur le testing du front office et la préparation de vos contenus. Ils sont des points clés de l’expérience que vous offrez à vos clients.
Étape 2 : identifiez les objectifs et les attentes des parties prenantes
Au-delà du calendrier et de la date de lancement, il est important d’établir les objectifs de votre plateforme et de faire un recueil des attentes en interne. Quels sont les objectifs et attentes des utilisateurs de la future plateforme ? Comment vont s’articuler les processus et échanges de données sur cette plateforme ? Quelles intégrations ou fonctionnalités vont être nécessaires pour cela ?
Pour vous aider, partez de l’existant. Identifiez les objectifs actuels et les fonctionnalités indispensables. Puis, inciter les utilisateurs à projeter leurs attentes futures et à pointer les limites techniques et fonctionnelles de la plateforme existante. Par ailleurs, si de nouveaux services sont amenés à utiliser la future plateforme, intégrez-les dès cette étape.
Au cours de cette phase de compréhension des objectifs et des attentes, vous échangerez probablement avec : les responsables des canaux de distribution, les commerciaux, le service marketing, le service client, la logistique, l’administration des ventes, le service comptabilité et finance, la direction des systèmes d’information, etc. Car, oui, un projet de replatforming e-commerce est avant tout un projet d’entreprise ! Il est une véritable opportunité de décloisonner et de favoriser les échanges entre ces services.
Étape 3 : conceptualisez votre projet
La phase de conceptualisation de votre plateforme e-commerce revêt une importance cruciale. Tant sur le plan fonctionnel que sur l'intégration au système d'information de votre entreprise.
Sur le plan fonctionnel, cette étape permet de définir clairement les objectifs, les fonctionnalités et l'expérience utilisateur souhaitée, posant ainsi les bases d'un site e-commerce efficace et attractif pour vos clients. Réfléchissez soigneusement aux services que vous souhaitez proposer, aux tendances actuelles du marché ainsi qu’aux reportings dont vous aurez besoin pour suivre vos performances de vente.
En ce qui concerne l'intégration au système d'information de l'entreprise, la phase de conceptualisation permet de déterminer comment la plateforme e-commerce s'alignera avec les autres systèmes existants, garantissant ainsi une interconnexion harmonieuse des processus commerciaux et une exploitation optimale des données. Afin de faciliter la suite de la consultation, formalisez des diagrammes d’architecture, de flux et tous les éléments permettant aux répondants techniques de comprendre vos processus commerciaux, logistiques, financiers… Mettez également en avant les écueils actuels afin que les répondants puissent réfléchir à des solutions appropriées.
En résumé, la conceptualisation est le socle sur lequel repose le succès global d'une plateforme e-commerce.
Étape 4 : Formalisez votre expression de besoins
Le calendrier défini, les objectifs et attentes collectés, le projet conceptualisé… Vient ensuite l’étape de l’expression de besoins. Une étape décisive puisqu’il en va de la qualité et de la clarté de votre projet vis-à-vis des répondants stratégique et technique que vous solliciterez.
Commencez par exposer vos métriques actuelles et vos objectifs stratégiques (notoriété, conversion, croissance…). Ensuite, attachez-vous à exposer vos besoins de manière détaillée : les fonctionnalités et intégrations clés, les services spécifiques… Par exemple, est-ce que votre plateforme doit prévoir des multi-stores pour un développement à l’international ? Des outils de marketing automation ? Des passerelles de paiement spécifiques ? Etc.
Tâchez d’être le plus exhaustif possible afin d’être certain d’aligner la vision des personnes en charge de la mise en œuvre avec vos objectifs stratégiques et les attentes de vos équipes métiers.
Aussi, pensez à prioriser vos besoins. Cela vous permet d’évaluer ce qui a vraiment de la valeur pour votre business, et ce qui est plus optionnel. Les équipes chargées de la mise en œuvre pourront alors traiter les points les plus importants en priorité, et ainsi sécuriser votre plateforme. Même si, en raison d’aléas divers, votre produit n’est pas complet, il répondra au moins à vos principaux enjeux.
Étape 5 : la mise en œuvre du projet
Toutes les étapes vues en amont prennent du temps, mais elles sont indispensables pour lancer votre projet dans de bonnes conditions, jusqu’à sa réussite. Et c’est seulement après toutes ces étapes préparatoires que vous pourrez vous lancer dans la mise en œuvre opérationnelle de votre projet de replatforming.
Pour cela, vous avez deux possibilités. Soit vous choisissez de travailler en interne, avec votre DSI, vos propres équipes techniques et un product owner. Soit vous faites appel à un prestataire externe, une agence spécialisée dans le conseil et l’intégration de plateforme e-commerce.
Dans le cas où vous opteriez pour un accompagnement externe, il vous faut réaliser un appel d’offres ou une consultation d’agences. Mais aussi définir les critères de sélection afin de choisir le meilleur prestataire.
Pour la mise en œuvre du projet, il existe deux types de méthodologie bien connus (ainsi que de nombreuses variantes). Nous les appelons méthodologie “Cycle V” et méthodologie “agile”.
- La méthodologie "Cycle V"
Il s’agit certainement de la méthode la plus connue et la plus traditionnelle. Elle consiste à définir un périmètre fixe de votre projet. Les spécifications et le budget sont validés entre vous et votre prestataire dès les premières étapes. Ainsi, les phases de paramétrage, de développement et d’intégration se déroulent conformément à ce qui a été défini dans les spécifications, et conformément au budget. Le besoin ou le budget sont fermes et ne peuvent évoluer en cours de projet.
- La méthodologie "agile"
Cette deuxième méthode est de plus en plus proposée par les agences, et plébiscitée par les clients. Elle consiste à définir un backlog du projet (liste de fonctionnalités) avec un chiffrage estimatif réalisé par le prestataire pour l’ensemble du backlog. Ensuite, vous travaillez avec le prestataire à la priorisation du backlog. Les fonctionnalités sont développées en mode itératif (sous forme de sprint). Des ajustements sont possibles tout au long du projet, et le budget peut évoluer en fonction du temps passé sur chaque itération.
Et après ?
Après la mise en production de votre projet, votre site entre en garantie pendant quelques semaines ou mois, selon les termes du contrat avec votre prestataire. Mais tout ne s’arrête pas là ! Vous aurez encore certainement besoin de l’assistance de votre prestataire. Pour faire évoluer votre site ou mettre en place de nouvelles fonctionnalités, de nouvelles intégrations… Sollicitez un contrat de maintenance (Tierce Maintenance Applicative) !
Le replatforming est un projet ambitieux et de longue haleine. C’est aussi un travail de rigueur qui nécessite nombre d’expertises, tant sur le plan stratégique que technique.
Notre meilleure recommandation ? Faites vous accompagner par une agence spécialisée en conseil e-commerce !
