Las 4 etapas principales para iniciar un proyecto de comercio electrónico

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Al inicio la idea es: "¡Vendamos en línea!"

El e-commerce tiene definitivamente el viento en popa y todas las empresas que tienen algo que vender deben dar el paso tarde o temprano. En resumen, es hora de entrar en la era del comercio electrónico o ver cómo caduca el negocio lentamente.

1. Cómo expresar las necesidades de un e-commerce y generar un documento detallado de los requerimientos para un proyecto online.

• Primera buena idea: organizar un comité de dirección que lidere el proyecto: reuniones periódicas para evaluar los avances, definir las acciones a realizar y seguir un calendario.

El comité directivo se reunirá y evaluará a los proveedores de servicios candidatos para definir una lista de preseleccionados y, posteriormente, definir el afortunado que tendrá el honor de crear el nuevo sitio web de la empresa.

Perfiles de equipo: Personas con capacidad de decisión, capaces de avanzar de forma autónoma y de reaccionar ante las peticiones. Consta de personal involucrado en los retos del proyecto: ventas, producción, informática, etc.

• Segunda buena idea: elaborar un documento de requerimientos o anteproyecto.

Este documento debe presentar la historia de la empresa (brevemente), las razones por las que se lanzó el proyecto y sus objetivos. Se trata entonces de precisar las herramientas que hay que poner en marcha para cada tema.

En esta fase, ten cuidado: dependiendo del alcance de tu proyecto y de la precisión de la información proporcionada en este anteproyecto de requerimientos del futuro e-commerce, los proveedores de servicios a los que recurras pueden tener o no suficiente información para ofrecerte una solución adecuada.

No hay reglas realmente precisas aquí, excepto el sentido común: Si tu proyecto es de gran envergadura, requiere de una definición precisa de las interacciones entre los sistemas, la toma de decisiones técnicas y funcionales; en definitiva, responder de forma especialmente precisa a una necesidad para definir un costo de implementación, es posible que necesites elaborar un archivo de especificaciones técnicas y funcionales.

Si tus especificaciones son lo suficientemente detalladas y se entiende bien el alcance de tu proyecto, los requerimientos que has redactado pueden ser el documento de referencia utilizado como base para la propuesta comercial de tu proveedor de servicios e-commerce.

Nos gustaría advertir a los responsables de los proyectos: demasiados proveedores de servicios se contentan hoy en día, para proyectos de gran envergadura, con hacer una oferta comercial basada en un anteproyecto de requerimientos no exhaustivo o insuficientemente detallado. La razón es sencilla: demasiados jefes de proyecto siguen pensando que la presentación de especificaciones de requerimientos es suficiente para obtener un compromiso de precio fijo para el diseño de su proyecto. Por ello, no ven con buenos ojos al proveedor de servicios que, en lugar de darles un precio, les dirá que tienen que hacer un anteproyecto de requerimientos inicial, y que luego confirmará o negará hacer un presupuesto del proyecto. Mientras que el proveedor de servicios que haya hecho un cálculo de costos tendrá ventaja al decir: "está es mi presupuesto, no es un estimado".

El único problema de este razonamiento es el hecho de que, en este último caso, es el propio proyecto el que no ha sido objeto del necesario estudio previo y es así como un proyecto e-commerce se retrasará, generará costos adicionales y tensiones entre el propietario del proyecto y el proveedor.

En resumen: Si tu proyecto es complejo: planifica una fase de especificación, si es relativamente sencillo, el proveedor de servicios puede comprometerse directamente con una oferta de precio fijo.

Por lo tanto, te corresponde a ti definir y dominar los principales detalles de tu proyecto y consultar a suficientes especialistas en tu tecnología para tener una opinión "general" pertinente.

2. Fase de especificaciones del proyecto e-commerce.

La fase de especificaciones se sitúa entre la redacción interna del anteproyecto de requerimientos y la fase de diseño propiamente tal de tu sitio.

Se trata de una etapa en la que el proveedor de servicios reúne a un equipo de expertos técnicos y funcionales en torno a tus equipos para preguntarles sobre los principales problemas del proyecto:

Algunos ejemplos:

• ¿Deseas establecer un acoplamiento entre tu futuro sitio e-commerce y una plataforma ERP? En este caso, habrá que movilizar al equipo informático interno, así como a los responsables de facturación, compras, etc...
• Deseas desplegar una herramienta CRM en paralelo a tu proyecto e-commerce: hay que interrogar a la fuerza de ventas de la empresa, así como al equipo de atención al cliente para definir los procesos de gestión actuales e implementarlos o incluso hacerlos evolucionar en el marco de este nuevo proyecto...
• ¿Quieres vender a diferentes tipos de clientes y no sabes si necesitas un sitio o varios sitios dentro de la misma plataforma? El equipo de marketing te puede dar las directrices para abordar los distintos perfiles de clientes según sus necesidades.

Como habrás entendido, la fase de especificación implica la creación de talleres en pequeños equipos de clientes y proveedores para definir estos temas JUNTOS. El resultado de este análisis, tanto técnico como funcional, debe plasmarse en un expediente de especificaciones que se convertirá en el nuevo sistema de referencia del proyecto en lugar de tu documento de requerimientos.

Este es sin duda uno de los pasos más importantes de tu proyecto y requiere verdaderas habilidades. Es un valor agregado para tu proyecto y es por estas razones que no debes:

1. Descuidarlo

2. Piensa que esta etapa no debería costarte nada: la elaboración de un expediente de especificaciones garantiza que tanto tú como el proveedor de servicios sepan exactamente hacia dónde van y los recursos que tienen que entregar para tener éxito en el proyecto. Se trata de un paso crucial en un proyecto de gran envergadura y, hoy en día, muy pocos proveedores de servicios lo toman en cuenta y lo ofrecen a sus clientes.

Hay que considerar que el proveedor de servicios que elabora el expediente de especificaciones no tiene por qué ser el que diseñe el sitio.

De hecho, un archivo de especificaciones también es útil si puede entregarse a varios proveedores de servicios para que lo utilicen como base para calcular sus costos y entregar una propuesta comercial.

Sin embargo, seamos claros, nadie está en mejor posición que el propio proveedor de servicios, en general, para dar una respuesta adecuada a una necesidad definida en un expediente de especificaciones.

3. Elegir la mejor oferta de e-commerce

Se ha entregado el archivo de especificaciones y ahora es el repositorio del proyecto. Sobre esta base, has recibido varias propuestas. Ahora te toca a ti hacer tu elección, y para eso es difícil orientarte.

Estos son algunos criterios sencillos que hay que tener en cuenta a la hora de juzgar la calidad de una oferta:

Salud financiera del proveedor: ¿Publica sus cifras? ¿Es rentable?

El conocimiento de la tecnología por parte del proveedor: ¿El equipo es experto, te han aportado respuestas y sobre todo ideas?

Referencias del proveedor de servicios: Al ver las referencias, ¿quieres que cree tu nuevo sitio de comercio electrónico?

Competencias complementarias: Acoplamiento con el ERP, acoplamiento con el CRM, diseño, marketing, Web Analytics: además de saber diseñar un sitio web, ¿el candidato a proveedor de servicios tiene todas las competencias necesarias para tu proyecto y, si no es así, propone trabajar con otros proveedores de servicios con competencias complementarias?

Por último, reúnete con el proveedor de servicios, intercambia ideas y aprende de las experiencias de los demás: un proyecto e-commerce es una relación que dura varios meses o incluso varios años entre tú y tu futuro socio de comercio electrónico. Por lo tanto, debes establecer un vínculo entre ustedes y una confianza mutua. Si persiste una duda, háblalo y, sobre todo, compara.

Para un proyecto e-commerce, prefiere un proyecto con un compromiso de precio fijo por parte del proveedor de servicios, y pide los detalles de la oferta punto por punto para retener o no lo que te interesa. Un proyecto e-commerce debe realizarse "a la carta" para ser eficaz.

4. La fase de diseño del e-commerce

Una vez seleccionado el proveedor de servicios y validado el presupuesto, es el momento de pasar a la fase de diseño. Esta fase debe desglosarse en diferentes etapas y el proveedor de servicios debe proporcionarte un calendario que detalle cada etapa del proyecto con varios hitos importantes. Toda la información que tendrá que proporcionar debe estar especificada y vinculada a estas etapas del proyecto. Cada hito debe ser objeto de una fase de validación conjunta (por tu parte y por la del proveedor).

En concreto, estas son las principales etapas de un proyecto e-commerce:

Reunión de lanzamiento: Definimos el calendario definitivo y las tareas de cada uno.

Diseño de la carta gráfica: es objeto de una estrecha relación entre el director artístico que crea la carta y el cliente que válida los elementos gráficos a medida que se desarrollan. Esta fase puede dividirse en varias etapas (zonificación, maqueta, etc.).

Integración gráfica: Desglose de la carta e integración en la tecnología de e-commerce escogida.

Configuración: La solución está configurada. Cada funcionalidad estándar se configura para coincidir con el proceso comercial.

Desarrollos específicos: A las funcionalidades básicas se añade un conjunto de funcionalidades adicionales para adaptarse perfectamente a las necesidades del cliente.

Integración de datos: recuperamos el historial si hubo una plataforma anterior, añadimos el contenido editorial...

Entrega: Una vez que el proveedor de servicios ha completado su trabajo, prueba la aplicación y la entrega al cliente.

A continuación, entramos en la fase de aprobación, en la que el cliente dispone de un tiempo determinado para realizar tantas pruebas como sea posible y validar que la solución se corresponde con las especificaciones. Una vez validada la receta sin más alteraciones, la aplicación pasa a producción.

Una vez iniciada la producción, solemos entrar en una fase de "garantía" transitoria que dura unas semanas o meses.

Al final de esta fase, el cliente puede seguir solicitando la asistencia del proveedor de servicios suscribiendo un contrato de mantenimiento, que te permite disponer de los recursos para desarrollar tu proyecto.

Respetando estas etapas principales en la implementación de un proyecto e-commerce, estás poniendo todas las posibilidades de tu lado para completarlo con éxito. Por supuesto, cada proyecto es específico y, como decíamos más arriba, no existe una organización única del proyecto, pero sí grandes reglas que, si se respetan de forma general, deberían ayudarte a pasar esta etapa siempre compleja de un proyecto de e-commerce. Únete al mundo de los que han dado el giro y están aumentando sus ventas online.

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