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¡Implementar un PIM es una excelente iniciativa! Sin duda, un proyecto de este tipo ofrece numerosos beneficios a los comerciantes que apuestan por él: mejora y aceleración de las ventas, reducción de las devoluciones, aumento del carrito promedio, productividad de los equipos... Sin embargo, no es una tarea sencilla embarcarse en esta aventura.
De hecho, un proyecto PIM incluye muchos parámetros, requiere un cambio real en la gestión y una preparación rigurosa, sin lo cual se corre el riesgo de cometer muchos errores. A continuación, mencionamos algunos de los más comunes según un integrador PIM certificado:
1. Descuidar la estructuración y el modelado del producto
¿En qué consiste?
Al implementar un PIM, la estructuración de datos es un paso crucial. Al comienzo del proyecto, los equipos realizan un trabajo importante de formateo y modelado de productos. Concretamente, se trata primero de seleccionar la información, características y especificidades que se deben proporcionar para cada producto... Luego integrarlas, verificar que estén completas y correctas, elegir cómo se presentará el producto, dar formato a la ficha y asegurarse de que los productos de la misma tipología estén estructurados de la misma manera.
¿Cuáles son los riesgos de descuidar esta fase?
Esta fase es absolutamente crucial, ya que aquí se determina la estructura y calidad de los datos de los productos. Si esta fase no se realiza correctamente o de manera completa, el resto del proyecto se verá fuertemente comprometido. Estos datos constituyen la base de cualquier proyecto PIM en la que los equipos se apoyarán a diario. Si no están sólidamente construidos, el PIM no se utilizará al máximo de sus capacidades y no entregará todo el valor añadido deseado. Peor aún, sin una base sólida, pueden producirse errores que comprometan el trabajo relacionado con la información de productos. Por lo tanto, esta etapa de estructuración y modelado no debe ser descuidada, a pesar de ser a menudo la más compleja y tediosa.
Una etapa a menudo ignorada
Hoy en día, la mayoría de los minoristas en línea comprenden la importancia de esta etapa y están dispuestos a invertir tiempo y recursos al comienzo de un proyecto. Sin embargo, muchos terminan por abandonarla o acortarla para acelerar la implementación de su PIM. En este contexto, prefieren hacer sacrificios para avanzar más rápido. Al negarse a tomar el tiempo necesario para llevar a cabo esta etapa de manera adecuada, estas empresas se privan de los beneficios del PIM. También comprometen su experiencia de producto que, en última instancia, no mejora como esperaban inicialmente.
Un ahorro a largo plazo
Es absolutamente necesario ser paciente en esta fase del proyecto para garantizar su éxito. Sobre todo porque, aunque lleva tiempo al principio, ahorra mucho tiempo después. De hecho, con información de productos estructurada, completa y de calidad, los equipos pasarán menos tiempo verificándola y distribuyéndola posteriormente. Serán más productivos en las próximas integraciones.
2. Reducir el nivel de exigencia de la completitud de los datos
Productos incompletos, experiencia de mala calidad
En la misma línea que el error anterior, la completitud de la información del producto a menudo se descuida, erróneamente. Antes de implementar un PIM, los equipos definen un conjunto de información vital para los productos, sin la cual se consideran incompletos. Algunos productos no requieren mucha información para ser completos, mientras que otros, a menudo técnicos, requieren una gran cantidad de datos para que los clientes los comprendan. De hecho, si faltan estos datos, los clientes no comprenderán correctamente el producto ni su uso. Esto supone una gran pérdida en términos de experiencia del cliente.
Invertir hoy para gestionar mejor en el futuro
Por lo tanto, al comienzo del proyecto, algunos minoristas en línea están tentados de pasar rápidamente a la siguiente fase, descuidando este paso. ¡Pero esta es una mala idea! Es mejor dedicar más tiempo al principio del proyecto en lugar de asumir las consecuencias de tal elección más tarde. Los equipos dedicarán más tiempo posteriormente para corregir la situación. Elegir un alto nivel de exigencia de completitud de datos desde el principio y mantenerlo es crucial para garantizar el uso relevante del PIM y evitar que se convierta en una simple herramienta de almacenamiento.
3. Dar acceso a todas las funcionalidades a todos los usuarios
Una falsa buena idea
Cuando se implementa un PIM, es tentador dar acceso a todas las funcionalidades de la herramienta a todos los colaboradores que trabajan con la información de productos. De esta manera, las empresas creen que están facilitando el trabajo de sus equipos. Pueden aprovechar todas las posibilidades del PIM. También es más sencillo que dedicar tiempo a gestionar los derechos y accesos. Sin embargo, esta idea es engañosa.
Cada uno con su función y sus funcionalidades
Porque al final, los usuarios tienen acceso a demasiadas opciones y terminan por confundirse. De hecho, ninguno se encarga individualmente de toda la gestión de la información del producto. Cada empleado tiene su propia tarea y experiencia. Por lo tanto, solo debe acceder a lo que le concierne, sin ser perturbado ni sobrecargado por funcionalidades que nunca utilizará.
Al refinar los accesos en el PIM desde el principio, una empresa permite que cada equipo tenga acceso solo a su área de trabajo. Esto evita que pierdan tiempo navegando entre partes del catálogo o funcionalidades que no les conciernen. ¡Lo que promueve una experiencia de usuario más relevante y pacífica!
4. Implementar el PIM en el momento equivocado
Un PIM, ¡pero no sólo eso!
Un PIM, sí, ¡pero no en cualquier momento! La implementación de una herramienta como un PIM a menudo se deriva de una reflexión técnica y comercial global en la que participan otras aplicaciones. También es parte de un enfoque de modernización del sistema de información. Por lo tanto, la mayoría de las veces, si se implementa un nuevo PIM, también surgen otros proyectos en paralelo. La pregunta entonces es saber en qué orden se llevan a cabo estos múltiples proyectos, especialmente si se trata de la implementación de varias herramientas.
Pon todo en orden
Por ejemplo, lo lógico es que el ERP se implemente antes que el resto, luego el PIM porque está relacionado con él, y finalmente el CMS para completar el ciclo de vida de los productos. Por supuesto, el esquema en torno al PIM puede variar. Pero es extremadamente importante prestar atención a dónde encaja en el resto del ecosistema. De lo contrario, el proyecto no será óptimo y puede llevar más tiempo del previsto.
Los recursos digitales, un nuevo desafío
Los recursos digitales, o activos, se han convertido en un desafío real en la implementación de un proyecto PIM. Tanto desde la perspectiva del contribuyente como del consumidor final.
Hoy en día, muchos no comprenden lo suficiente el impacto de los recursos digitales y descuidan esta área en el contexto de un proyecto PIM. El resultado es a menudo el mismo: los recursos se dispersan en la empresa en diferentes carpetas o servidores, a veces sin fecha o versión... Lo cual puede ser problemático cuando se trata de documentos como garantías o manuales, por ejemplo.
La gestión de recursos digitales en una empresa es un proyecto independiente que debe estudiarse y desafiarse al lanzar un proyecto PIM. Por lo tanto, llevar a cabo simultáneamente un proyecto PIM y un proyecto DAM es completamente pertinente.
Elegir el momento adecuado
Por otro lado, si el PIM se instala al mismo tiempo que otras herramientas, una empresa debe elegir el momento adecuado para que no se implemente demasiado temprano. De lo contrario, podría encontrarse en medio de aplicaciones obsoletas con las que le resulta difícil comunicarse. Y, una vez que se integren las otras herramientas, será necesario realizar desarrollos específicos y temporales para que los componentes del ecosistema trabajen juntos, o el PIM no se utilizará al máximo de sus capacidades. Esto se podría evitar si se coloca correctamente en la hoja de ruta desde el principio.
5. Asignar al PIM un rol diferente al suyo
Una sola y clara misión
El PIM tiene un papel específico: centralizar, estructurar, enriquecer y difundir la información de los productos. Fuera de esta misión, no debe cumplir ningún otro objetivo. Sin embargo, aún hay muchas empresas que esperan que vaya más allá y almacene otros datos además de la información de productos de marketing, o que ofrezca servicios fuera de su alcance, como la gestión de inventario o la edición de fotos. Por otro lado, algunas empresas no utilizan el PIM a su verdadero valor... y lo limitan a una simple base de datos. El PIM se convierte así en una mera herramienta de almacenamiento.
Estructurar la implementación del PIM
En uno y otro caso, esta explotación del PIM no es óptima y provoca frustración en los equipos o pérdida de ingresos. Por lo tanto, antes de implementar una herramienta como esta, una empresa debe definir objetivos precisos y alineados con la misión inicial del PIM. Finalmente, un PIM debe implementarse en un ecosistema y conectarse con otras aplicaciones. De hecho, no puede existir por sí solo, ya que su principal objetivo es distribuir información a otras herramientas (CMS, logística, estudio de impresión, catálogo, tableta de ventas, etc.).
6. Subestimar la importancia de los equipos involucrados en el PIM
Equipos alineados
No hay proyecto PIM sin equipos comprometidos. Como en muchos proyectos, es esencial involucrar a los colaboradores que utilizarán la herramienta, trabajarán en los datos de los productos o los usarán para la difusión. Deben participar desde el inicio del proyecto, desde la reflexión funcional hasta la adopción de la solución. Todos deben estar alineados con los objetivos, las elecciones estratégicas, las funcionalidades y todos los elementos relacionados con el proyecto. De esta manera, adoptarán y utilizarán el PIM mucho más fácilmente.
Equipos disponibles
Además, para que un proyecto PIM tenga éxito, es necesario tener en cuenta la disponibilidad de los equipos. ¡Involucrarlos es una excelente idea! Pero si no tienen el tiempo necesario, el proyecto podría demorar o incluso verse comprometido. Además, debido a la estacionalidad relacionada con el ecommerce o la impresión, algunas épocas del año no son propicias para la implementación de un PIM. Por lo tanto, se debe pensar cuidadosamente antes de embarcarse en el proyecto.
Proyecto inicial o migración, una misma línea directriz
Hoy en día, muchos minoristas ya cuentan con un PIM. Nuestros consultores de PIM se enfrentan cada vez más a proyectos de migración.
Todos los errores mencionados anteriormente también se aplican a un proyecto de migración. Una migración de PIM no debe verse simplemente como una actualización técnica. Más bien, debe considerarse un desafío para los cimientos que se han establecido (estructura del catálogo, equipos, papel del PIM en el SI, etc.). Estos cimientos probablemente han evolucionado considerablemente desde la implementación inicial del proyecto hace algunos años.
¡No cometas estos errores!
Así que un proyecto PIM resulta ser una aventura absolutamente apasionante aunque compleja. Y se vuelve aún más difícil si el proyecto no está correctamente estructurado y si los equipos que manejan los datos de los productos no están involucrados. Al enumerar una lista no exhaustiva de errores comunes, es más fácil para las empresas anticipar antes del lanzamiento. Aunque, sin duda, un proyecto de este tipo conllevará imprevistos y posiblemente algunas dificultades. Pero todo se resolverá rápidamente si el comerciante recibe la orientación adecuada... y si ha tenido en cuenta todos los aspectos de la implementación de un PIM.
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