La démocratisation de la data : comment et pourquoi ?

[chapo]Il y a quelques années, la BI était réservée aux décideurs. Aujourd’hui au contraire, la tendance est à la généralisation de l’accès à la donnée pour toute l’entreprise. On nomme cela la data démocratisation. Mais concrètement, quels sont les arguments pour et les bénéfices d’une telle approche ?[/chapo]

La data démocratisation, dans la vie comme en entreprise

Chacun a, dans sa vie quotidienne, accès à de la donnée de plus en plus détaillée. Suivi de ma consommation d’électricité, de mes entraînements sportifs, catégorisation de mes dépenses bancaires : je dispose aujourd’hui de rapports précis concernant mes activités Ainsi naturellement, les individus s’attendent désormais à disposer d’un niveau d’information équivalent lorsqu’il est question de leur activité professionnelle. Qu’il s’agisse de managers, commerciaux, marketeurs, contrôleurs de gestion, vendeurs ou encore logisticiens, tous ont besoin à un moment ou un autre d’indicateurs de performance, d’alertes, d’aide à la décision ou de rapports pré-paramétrés pour accéder rapidement à de la donnée et faciliter leur quotidien professionnel.

Quel intérêt pour l’entreprise ?

Le partage de données induit de très nombreux bénéfices pour l’entreprise. Grâce à la data démocratisation, les collaborateurs gagnent en autonomie et sont donc plus efficaces. Ils optimisent et fondent leurs prises de décision sur des faits (et non plus par “habitude”). Ils peuvent analyser les résultats des actions passées pour en tirer des enseignements et effectuer les ajustements nécessaires, suivre en temps réel la production pour l’adapter ou encore approfondir la connaissance client en vue d’accroître la fidélisation de ces derniers.

En somme, l’entreprise gagne en performance et en compétitivité tout en s’armant et se préparant dès à présent pour l’augmentation exponentielle du volume de donnée à venir les 5 prochaines années, ce qui représentera un avantage stratégique non négligeable. D’autant plus si ses concurrents n’ont quant à eux pas pris le virage de la data !

Data démocratisation : les pièges à éviter

Vous percevez désormais le potentiel de la data démocratisation et avez décidé de partager vos données avec vos collaborateurs ? Très bien ! Pour que cette démarche soit un succès, il reste quelques précautions à prendre. Il faut savoir que la plus grande cause d’échec dans le cadre de projets de BI ne relève pas de difficultés techniques mais davantage du risque de manque d’adoption de la solution par les utilisateurs. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce phénomène :

• les analyses ne répondent pas ou pas entièrement aux besoins métier car elles ont été conçues/pensées par une poignée de personne qui ne sont pas les utilisateurs finaux
• les utilisateurs ne maîtrisent pas suffisamment la solution ou les règles métier qui ont été implémentées, si bien qu’ils préfèrent rester sur leurs anciennes méthodes d’extraction
• les données publiées n’étaient pas totalement fiables lors du lancement du projet (et ne le sont potentiellement toujours pas), les utilisateurs ne font pas confiance à la solution BI
• les collaborateurs ont déjà beaucoup d’outils et ne prennent pas le temps de se connecter à la solution de BI

Bien réussir sa data démocratisation

Afin de ne pas tomber dans les pièges décrits ci-dessus, la conduite du changement est cruciale dans votre projet BI ! Il est primordiale d’impliquer des utilisateurs clés sur toutes les phases du projet, ces derniers garantiront la valeur ajoutée des analyses et valoriseront le projet en interne. Par ailleurs, il est capital de procéder attentivement à la recette, et la formation afin d’assurer une qualité et une compréhension optimales des analyses par tous.

La dernière problématique est plus complexe à gérer, même si vous avez convaincu vos utilisateurs de l’intérêt de la BI, vous ne pouvez les forcer à se connecter à la solution de BI pour en récolter les bénéfices. Il existe une solution pour contourner ce problème : l’embedded analytics (ou analytiques intégrées).

L’objectif est de rendre disponible la donnée directement là ou les utilisateurs en ont le plus besoin, soit dans les outils qu’ils utilisent déjà quotidiennement. Il peut d’agir d’un CRM, un back office e-commerce, un ERP, un portail ou un intranet, tout est possible. Pousser la donnée à l’utilisateur plutôt que d’attendre qu’il vienne la chercher, c’est ce vers quoi se tournent les plateformes de BI modernes.

Vos utilisateurs de demain

Si dans un premier temps l’objectif est de partager la donnée au sein de votre entreprise, la démarche peut aller plus loin ! Certains le font déjà en partageant la donnée à leurs clients, fournisseurs ou partenaires. L’embedded analytics ouvre ces possibilités pour faciliter et améliorer la communication avec l’ensemble de votre réseau, leur apporter une information et valeur ajoutée non négligeable.