femme tapant sur l'ordinateur et stéthoscope sur le bureau, Aatlantide

Aatlantide optimise sa gestion commerciale avec HubSpot CRM

Santé • Services
Au départ d’Aatlantide, se trouve l’ambition de deux amis kinésithérapeutes qui souhaitent révolutionner la gestion administrative du secteur de la santé. Tout commence en 1994 avec la création du premier logiciel de l’entreprise, spécifiquement dédié aux kinésithérapeutes : Acteur. Depuis, l’entreprise a créé d’autres outils et élargi leur utilisation à toutes les catégories professionnelles de la santé. L’un de ses plus gros succès : le lancement du tout premier service en ligne de télétransmission.

Aujourd’hui, l’entreprise propose une offre complète de solutions en ligne de gestion médicale et administrative pour les structures et professionnels de santé. Aatlantide s’adresse aussi bien aux grands comptes qu’aux professions libérales.

Dashboard Hubspot

HubSpot CRM :
le choix d’un outil intuitif !

Depuis deux ans, cette activité dédiée aux professions libérales est gérée par Amandine Melis, Responsable du Service Commercial Libéral. Dès son arrivée, elle a souhaité améliorer le fonctionnement du service afin d’améliorer le suivi commercial, d’optimiser la prospection et de mieux satisfaire les clients.

L’objectif principal a été de le structurer pour garantir une meilleure expérience client mais aussi collaborateur. Mais lorsque j’ai pris en charge la gestion de cette partie, il y a deux ans, j’ai rapidement remarqué que les outils en place étaient insuffisants”, explique Amandine Melis. Ils n’étaient pas assez intuitifs ni suffisamment efficaces pour réellement nous soutenir dans notre travail. J’ai donc impulsé un changement de solution. Et elle a opté pour la mise en place d’Hubspot CRM.

Dès le départ, Amandine Melis sait ce qu’elle veut : “un outil pratique, accessible et facile d’utilisation qui propose des fonctionnalités pertinentes et qui soit interfaçable avec Zendesk”. Car Aatlantide utilise Zendesk pour son support client depuis plusieurs années. Accompagné par Synolia sur ce projet, l’entreprise a opté pour le leader des solutions de service client par souci d’efficacité et de qualité d’expérience client.

Il était donc indispensable que son nouvel outil de gestion de la relation client s’intègre facilement avec Zendesk. “HubSpot m’a immédiatement plu ! J’ai tout de suite eu un vrai feeling avec cet outil à la fois très intuitif, modulable et complet”, se rappelle Amandine Melis.

Centraliser et partager les données

A ce jour, 7 personnes utilisent HubSpot CRM : Amandine qui est Responsable Commerciale, son directeur et les 5 commerciaux de son équipe. Et c’était avant tout pour sa force de vente qu’Amandine a tenu à mettre en place HubSpot CRM.

“Notre premier objectif a été de centraliser nos données clients pour être plus efficace dans notre gestion commerciale. Elles sont issues de diverses sources (ancien CRM, annuaire santé…) et régulièrement enrichies par les commerciaux. Le CRM permet d’agréger l’ensemble de ces datas au sein d’un seul et même outil, et de les utiliser et partager aisément”
Amandine Melis, Responsable du Service Commercial Libéral, Aatlantide
Ainsi, les commerciaux gagnent un temps précieux en accédant rapidement aux informations dont ils ont besoin. Ils sont également plus pertinents dans leurs échanges avec les clients et prospects grâce à des données de qualité, à jour et enrichies.

Renforcer la connaissance client et fluidifier les échanges

Aatlantide est même allé plus loin en personnalisant les champs des comptes et contacts de son CRM. “Le domaine de la santé est très spécifique et ses professionnels présentent des caractéristiques particulières qui ne se trouvent pas dans les réglages basiques d’un CRM”, rappelle Amandine Melis. “Nous avons donc pris le parti de personnaliser les fiches de nos clients pour accéder plus rapidement aux informations qui nous intéressent.” Résultats : des échanges avec les clients plus contextualisés, plus pertinents, plus rapidement.

Aatlantide a également opté pour une configuration personnalisée de l’affichage des fiches. “Nous avons choisi de mettre en avant les champs qui nous intéressent vraiment et de cacher ceux qui nous semblent moins appropriés. Ainsi, nous faisons remonter seulement les renseignements utiles pour notre activité.”

En découlent une connaissance client optimisée et un suivi business plus efficace. En un coup d’œil, les commerciaux connaissent le contexte client et déterminent en fonction l’action adaptée à réaliser. Un bénéfice accentué par l’historisation des échanges et des diverses interactions.

Interface Hubspot CRM, tableau de bord des ventes

Faciliter le travail des équipes commerciales

Avec HubSpot CRM, Aatlantide a également voulu améliorer le quotidien de sa force de vente. L’entreprise a notamment opté pour la mise en place de près de 30 modèles de mail que les commerciaux utilisent dans leurs échanges avec les prospects et clients.

Les templates varient selon la typologie des contacts et des demandes et ils sont entièrement personnalisables. Les commerciaux peuvent s’en servir rapidement et les adapter facilement à leurs besoins. Des workflows ont également été intégrés pour automatiser des process et faire gagner du temps aux collaborateurs.

“D’un point de vue commercial, mon équipe a gagné un temps précieux avec HubSpot CRM. Les paramétrages avancés permettent aux commerciaux d’être beaucoup plus efficaces. Ils savent quand et comment ils doivent contacter les prospects et clients, sans effort. La prospection et la gestion de la relation client sont plus rapides !”
Amandine Melis, Responsable du Service Commercial Libéral, Aatlantide

Optimiser la gestion commerciale

Du côté de la direction et du management, HubSpot CRM a également apporté ses bénéfices. Amandine et le directeur commercial d’Aatlantide se servent de l’outil pour suivre de près le travail de l’équipe commerciale grâce à des reportings complets et précis. “En tant que manager, avec HubSpot CRM, je peux aisément mesurer l’efficacité de mon équipe et adapter ma gestion en fonction. Je dispose d’un meilleur suivi et peut facilement optimiser le fonctionnement du service”. HubSpot CRM permet de suivre des indicateurs précis sur le fonctionnement d’un service commercial et le travail des collaborateurs. Exemples : nombre d’appels passés, taux de réponse… C’est aussi à travers lui que les commerciaux peuvent suivre leurs propres objectifs et leur réalisation.

Un outil complet et modulable

Aujourd’hui, HubSpot s’est aisément intégré au quotidien de l’équipe commerciale d’Aatlantide, du côté “activité libérale”.

“C’est un outil très riche que l’on peut facilement personnaliser. Mes équipes l’ont rapidement adopté et l’utilisent aujourd’hui quotidiennement. Je mesure leur satisfaction au grand bénéfice moral apporté par la solution. C’est simple, ça fonctionne et on gagne du temps. Que demander de plus ?”
Amandine Mélis, Responsable du Service Commercial Libéral, Aatlantide

Et c’est en partie grâce à Synolia que ce projet a pu aboutir à un tel succès. “Nous sommes complètement satisfaits du service de Synolia. Nous avons apprécié la disponibilité de ses équipes et le partage de son expérience. Sans Synolia, nous n’aurions pas pu en espérer tant de HubSpot CRM”, conclut Amandine.

Nous nous sommes faits accompagner par Synolia que nous connaissions déjà suite à un projet précédent. Nous lui faisons confiance et l’entreprise est particulièrement expérimentée sur ce type de projet.”

Amandine Melis, Responsable du Service Commercial Libéral, Aatlantide

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