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UCLY fluidifie la relation
entre les entreprises et les étudiants
avec SugarCRM

Éducation et formation
CRM | SugarCRM
Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lyon (UCLy) est une université privée alliant respect de l’héritage chrétien et ouverture sur la société. Elle compte plusieurs écoles, facultés et instituts au cœur de la métropole lyonnaise.

L’Université Catholique de Lyon multiplie les échanges de par son activité et ses partenariats au sein de nombreux réseaux (régionaux, européens et internationaux). D’un côté, elle gère et accompagne près de 10 000 étudiants, et ce tout au long de leur cursus universitaire. Ce sont autant d’étudiants qu’il faut pouvoir intégrer dans autant d’entreprises.
De l’autre, du mécénat et des collectes de fonds sont réalisés auprès d’entreprises partenaires. Ils sont employés notamment dans l’amélioration de la vie étudiante et l’attribution de bourse d’excellence. Cela comprend plusieurs milliers d’entreprises avec lesquelles l’Université Catholique de Lyon engage des relations fortes et durables.
Dans cette dynamique, UCLy choisit de simplifier ses processus et son suivi de la relation étudiant et entreprise en s’équipant de la solution SugarCRM. Le but est de créer un référentiel unique de toutes les entreprises et contacts en relation avec l’université.

Une gestion des stages et une relation partenaire optimisées

Au sein de l’Université Catholique de Lyon, les intermédiaires se multiplient à chaque étape de la gestion des stages et dans les échanges avec les différents contacts et entreprises. Chaque composante de l’université est autonome. De fait, l’information est différenciée selon les facultés, les services et les responsables pédagogiques.
Le projet CRM de l’Université est pensé en deux étapes pour créer un référentiel unique. La première phase du projet avait pour but de fournir une solution permettant de faciliter la gestion des stages au sein de l’université. Cette étape ayant été une réussite, l’université entreprend un nouveau projet : l’optimisation de la relation partenaire avec SugarCRM. Pour répondre à ses deux enjeux, l’Université Catholique de Lyon a choisi Synolia pour la qualité de son expertise sur SugarCRM, partenaire certifié depuis plus de 11 ans, et sa proximité client.

Une automatisation des processus au service de la relation partenaire

L’Université Catholique de Lyon retient la solution Sugar Professionnal pour la richesse de ses fonctionnalités, la facilité de sa prise en main et de la personnalisation de la plateforme.
La solution SugarCRM s’intègre parfaitement dans les activités quotidiennes de l’université. Le résultat : c’est une automatisation des processus pour les différents services des composantes et les entreprises. L’outil est rapidement adopté par l’ensemble du personnel. Tous les services de l’université peuvent à présent :

  • Accéder à des informations complètes (fiches détaillées et historique) sur l’entreprise et ses services
  • Faire ressortir des tendances et renforcer les liens avec certaines entreprises, que ce soit pour de l’alternance, des stages ou des interventions professionnelles
  • Faciliter le suivi des stages et tenir informé les entreprises et les étudiants en temps réel

Toute l’information est centralisée et unifiée au sein de la plateforme. Les différentes composantes universitaires sont mises en relation et partagent cette même information. Elles peuvent de cette manière répondre aux entreprises quant au suivi des stages. Qu’il s’agisse de proposer des offres de stages sur le portail pédagogique, de les valider ou encore de contacter le tuteur professionnel, tout est à portée de main. La plateforme formalise tous les échanges et les suivis avec tous les acteurs du domaine du stage.

L’entreprise est au cœur même des différents échanges et processus de l’université. Afin d’adapter la solution à leurs besoins, Synolia et UCLy ont développé des modules complémentaires spécifiques, tels que :

  • Offres de stage : toutes les offres proposées par les entreprises via les portails pédagogiques ou le secrétariat sont partagées en temps réel
  • Stage : Une fois validée, l’offre de stage est convertie en stage.
  • Produits pédagogiques : tous les supports d’information ou d’enseignement utiles à l’étudiant et au tuteur pédagogique sont disponibles sur la plateforme.

Avec ces modules, le personnel de l’université peut facilement prendre en main toute la chaîne de gestion des stages. La relation avec les entreprises partenaires est personnalisée et le suivi des stages amélioré. L’université est à même de répondre avec efficacité aux demandes des diverses entreprises et de ces étudiants, qu’ils soient à Lyon ou à l’étranger.

Une collaboration fructueuse !

Forts de ce projet, Synolia et l’Université Catholique de Lyon poursuivent leur travail main dans la main pour une maîtrise et un accompagnement encore plus fins de la gestion de la relation entreprise.
Au programme : la formation des équipes pour prodiguer des conseils adaptés aux besoins et l’ assistance technique et fonctionnelle par les experts SugarCRM de Synolia.

“Avec Synolia, il s’agit d’un véritable partenariat de confiance. Tout au long du projet, un apport mutuel fait de découvertes et de partages s’est naturellement mis en place entre notre équipe interne et Synolia. Cette collaboration fructueuse nous permet d’envisager avec sérénité l’évolution du périmètre de Sugar avec notamment la gestion de la collecte de la taxe d’apprentissage et de levées de fonds. Aujourd’hui, nous sommes à même d’étendre le projet à tous nos services grâce une base CRM unique et cohérente.”
Gilles Rousson, DSI, UCLy
Nous avons choisi Synolia pour son expertise et sa grande connaissance de l’environnement et du fonctionnement de SugarCRM. Cette maîtrise était indispensable pour nous aider et nous accompagner dans l’intégration de l’outil au cœur de notre Système d’Information, et d’en garantir les performances.”

Gilles Rousson, DSI, UCLy

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