Sogec Marketing s’offre une toute nouvelle instance SugarCRM pour plus de performance !

Filiale du Groupe La Poste, Sogec (Marketing) est un acteur majeur de la stratégie promo-relationnelle digitale pour les marques et retailers en France. Avec 300 collaborateurs répartis sur trois sites, l’entreprise propose des plans d’activation massifs, omnicanal et à fort ROI. Coupons, e-coupons, offres de remboursement, jeux web et SMS, programmes de fidélité, dotations… Elle réalise 1900 plateformes promotionnelles et traite près de 251 millions de coupons et participations pour ses clients chaque année. Sogec traite un volume de données extrêmement important. Combiné à une version trop ancienne de son instance SugarCRM, cela a fini par impacter l’efficacité des équipes. Synolia a été sollicité pour auditer et faire des recommandations d’amélioration de l’instance SugarCRM. Retour sur ce projet d’amélioration de la performance CRM.

Le projet Sogec Marketing c’est…

Un projet concernant le CRM Sugar déjà en place chez Sogec et qui traite un important volumes de données clients, consommateurs, opérations et réclamations.
Un projet d’amélioration des performances globales et une réflexion sur les usages du CRM.

Le défi pour Synolia

Améliorer les performances globales du CRM (supprimer les lenteurs, optimiser les temps de réponse de l’application, libérer de l’espace disque sur le serveur et réfléchir aux usages), le tout en respectant les processus mis en place initialement dans l’instance SugarCRM de Sogec.

Notre réponse ?

Nos équipes ont audité l’instance SugarCRM de Sogec et émis un plan de recommandations pour améliorer les performances du CRM et l’expérience de ses 48 utilisateurs :

D’abord, purger les données
Puis migrer vers la toute dernière version de SugarCRM (Sugar 12 Entreprise)
Et, enfin, optimiser l’infrastructure qui héberge le CRM

Pourquoi migrer vers Sugar 12 Entreprise ?

La migration vers Sugar 12 Entreprise permet à Sogec de bénéficier des nouvelles fonctionnalités SugarCRM depuis la version 7. Elle lui permet également de bénéficier à nouveau du support de l’éditeur, des patchs correctifs fournis et des nouvelles versions. C’est aussi une instance plus sécurisée, avec une nouvelle ergonomie et des nouvelles possibilités de personnalisations et d’automatisations.

Les étapes de la réalisation du projet :

Audit technique et fonctionnel de l’environnement • Audit de l’infrastructure • Tests de migration de l’application vers Sugar 12 Entreprise • Gestion du backup de données

Les spécificités du projet :

Un important travail de purge des données CRM
Nous avons accompagné Sogec sur une première phase de purge, indispensable pour migrer vers Sugar 12 Entreprise. Les conditions de suppression des données définies par Sogec (données trop anciennes, inutiles…) ont permis de libérer de l’espace de données, avec un impact immédiat sur la charge côté serveur. On parle ici de plusieurs dizaines de millions d’enregistrements. Aussi, nous avons accompagné Sogec à la mise en place d’une purge récurrente permettant de supprimer ou archiver automatiquement les données qui ne sont plus utiles afin de conserver une instance plus saine.

Une migration de SugarCRM version 7 > version 12
La migration iso-fonctionnelle vers Sugar 12 Entreprise a permis à Sogec d’accéder à la fonctionnalité de purge récurrente. Depuis, les équipes administratrices gèrent les conditions de suppression des données en toute autonomie et peuvent respecter au mieux la RGPD (minimisation des données, conservation limitée).

L’optimisation de l’infrastructure hébergeant l’instance SugarCRM
Nos équipes ont proposé de redimensionner l’infrastructure hébergeant l’instance SugarCRM et de partir sur une configuration plus adaptée au modèle de Sogec Marketing (en collaboration avec l’hébergeur Oxeva).

Une instance connectée avec Qlik Cloud
Enfin, selon notre approche Digital Experience Platform, nous avons recommandé à Sogec de mettre en place un outil de Business Intelligence (Qlik Cloud). Celui-ci permet aux équipes de déplacer leurs rapports de données dans un outil dédié, pour ainsi alléger la charge de calcul du CRM.

Les résultats

45GB de données sur la nouvelle instance

vs. 87GB sur l’ancienne instance

Suppression des lenteurs et time out

Par exemple, pour filtrer les consommateurs par clients : 2min50s de temps de chargement sur la nouvelle instance vs. time out sur l’ancienne instance.

Une instance évolutive

Les 48 utilisateurs du CRM chez Sogec bénéficient désormais d’une instance SugarCRM mise à jour au fur et à mesure des nouvelles versions.

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