Les questions à se poser avant de se lancer en Business Intelligence

[chapo]Vous envisagez de mettre en place un outil de pilotage dans votre entreprise ? Vous ne savez pas par où commencer ? Synolia, expert en Business Intelligence et partenaire Qlik, vous suggère quelques questions à vous poser pour concrétiser ce projet.[/chapo]

1 – Une solution de business intelligence, pourquoi ?

Vous vous êtes sans doute déjà posé la question, mais il est toujours bon de rappeler que la mise en place d’un outil de Business Intelligence doit servir un objectif clair pour que votre projet soit un succès. Alors la première question à se poser est : « pourquoi ai-je besoin de mettre en place un outil de Business Intelligence ? Quels sont les bénéfices attendus ? ».  Cette réflexion préalable vous permettra de fixer le cadre du projet pour savoir dans quelle direction aller et avec qui avancer.

Il est en effet primordial de bien définir ce qui motive la mise en place d’une telle solution de Business Intelligence et d’en définir la cible : Est-ce que vous souhaitez par exemple suivre les résultats de la nouvelle offre que vous avez lancée,  faciliter le travail des équipes marketing, piloter plus efficacement l’activité de vos commerciaux ? Peut-être même les trois ! L’essentiel étant que ces trois points représentent aujourd’hui une réelle problématique puisque les différentes équipes concernées n’ont pas suffisamment de visibilité sur ces éléments.

Viendra alors l’identification de ces différentes parties prenantes qui sont directement impactées dans leur quotidien par ces problématiques. Ces personnes clés devront être impliquées tout au long du projet et ce dès la première étape de définition des besoins. Il est en effet important que les objectifs du projet soient partagés par tous pour en garantir la réussite.

2 – Quels sont mes besoins ?

Vous savez désormais quelles personnes ou équipes utiliseront l’outil de BI mis en place. Vous devez maintenant identifier et récolter les besoins de ces utilisateurs clés pour que la solution réponde à leurs attentes et surtout, apporte des solutions aux problématiques que chacun rencontre dans son activité avec toujours en tête la stratégie dans laquelle ce projet est ancré. Cette phase doit vous permettre de lister les axes d’analyses et les principaux indicateurs qui constitueront le(s) Dashboard(s).

Votre équipe est enthousiaste, elle vous fera probablement part de ses nombreuses idées d’indicateurs, ceux qu’elle calcule déjà manuellement et ceux qu’elle espère obtenir avec la solution mais qui sont aujourd’hui trop complexes à obtenir.

Attention, il peut être nécessaire de prioriser ces besoins. Focalisez-vous dans un premier temps sur la problématique jugée la plus bloquante aujourd’hui et choisissez votre « utilisateur champion ». Ce « champion » est un utilisateur qui est fortement impacté par cette première problématique et qui pourra, de par sa position, porter le projet avec énergie et intérêt, témoigner de ce que la solution BI lui a personnellement apportée, ce qui facilitera l’adoption de l’outil dans votre entreprise.

Lors de cette première étape, il ne faudra oublier personne, ainsi, il peut être judicieux de définir une roadmap projet partageant les étapes et évolutions planifiées sur les périodes à venir pour que chacun soit impliqué et suive le projet.

3 – Comment concrétiser mes indicateurs ?

Vous avez maintenant une bonne idée des indicateurs qui vont constituer votre futur premier tableau de bord. Il s’agit désormais de déterminer comment ces différents indicateurs pourront être mis en œuvre. Dans un premier temps, vous allez devoir identifier si oui ou non vous détenez les données dont vous avez besoin, où elles sont stockées (dans votre ERP, votre CRM, dans des fichiers Excel, …) et si quelqu’un en interne peut vous en fournir un accès ? Vous passez toutes ces étapes ? Bonne nouvelle !

Passons aux choses sérieuses maintenant. Ces données sont-elles exploitables ? En d’autres termes, est-ce qu’elles sont fiables, à jour et surtout qualitatives ?

Vous l’aurez compris, définir des indicateurs est une chose mais pouvoir les mettre en œuvre en est une autre. Cette étape est donc cruciale avant d’aller plus loin dans votre projet.

4 – Comment sera utilisé l’outil de business intelligence ?

Vous avez désormais une vision de plus en plus claire des indicateurs que vous souhaitez suivre et la manière dont ils peuvent être calculés.

Vous vous posez maintenant la question du choix de la solution de BI pour répondre à vos besoins ?

Attention à ne pas partir trop vite, il reste encore quelques questions sur lesquelles nous vous conseillons de passer un peu de temps.

En effet, les besoins en termes d’usages et d’implémentations conditionneront nécessairement le choix de la meilleure solution : celle qui sera la plus adaptée à vos spécificités. Même si plusieurs pourront répondre à vos besoins, il est fort possible que certains détails fassent pencher la balance vers l’une ou l’autre de ces
solutions !

• À quelle fréquence l’outil sera-t-il utilisé : quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement ? Et plus précisément, de quelle manière les utilisateurs l’utiliseront-ils ? Regarderont-ils simplement leurs chiffres globaux et leur évolution ou analyseront-ils plus en détail les données ?
• D’où y accéderont les utilisateurs : uniquement sur leur PC quand ils sont au bureau, ou sur tous les devices pour avoir leurs données à portée de main peu importe où ils se trouvent ?
• Les tableaux de bords construits seront-ils plutôt stables et peu enclins à évoluer ou au contraire devront-ils être flexibles et seront modifiés régulièrement par les utilisateurs eux-mêmes ?
• Quelle importance apportez-vous à l’ergonomie ? S’agit-il seulement d’un tableau de bord de pilotage qui est là pour vous apporter vos chiffres ou souhaitez-vous des indicateurs aux visualisations très graphiques avec un design pouvant être totalement personnalisé ? Peut-être souhaitez-vous que les tableaux de bord respectent votre charte graphique ?
• Côté hébergement, il peut être important de savoir si vous souhaitez opter pour un hébergement Cloud ou gérer vous-même l’infrastructure logicielle de la solution ?

En répondant à chacune de ces questions vous allez pouvoir dessiner votre projet et vous constituer un cahier des charges. Ce dernier pourra vous permettre de consulter des partenaires potentiels pour vous accompagner dans la concrétisation de votre projet. Il est possible que vous bloquiez sur une étape, pas de panique. Le rôle de votre partenaire c’est aussi de vous accompagner dans cette phase préalable.

Ca y est, vous avez répondu à toutes ces questions ? 

Découvrez maintenant comment bien lancer votre projet BI ! 

Je me renseigne