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Avoir une vue d’ensemble de vos besoins
La plupart du temps, c’est un besoin précis qui conduit les entreprises à considérer la nécessité ou l’intérêt d’un projet BI. Plusieurs cas de figure sont possibles : parfois ce sont les collaborateurs qui en ont assez de générer manuellement des rapports chaque semaine, d’autres fois c’est la direction qui souhaite avoir accès à une analyse des données en question mais bloque face au travail titanesque sur Excel que cela induit.
Une fois ce premier besoin identifié et quelle que soit sa nature, ne vous lancez pas les yeux fermés ! Consultez l’ensemble de vos collaborateurs, interrogez-les sur la manière dont ils travaillent au quotidien avec les données… Il n’y a qu’ainsi que vous identifierez toute une liste de besoins auxquels la BI peut répondre (automatisation, alertes, partage de l’information, faciliter le croisement de sources, réussir à analyser toutes les données).
Vous vous demandez peut-être pourquoi il est nécessaire de disposer d’une vision globale des besoins BI de votre entreprise dès l’origine du projet ? La raison est simple : cela vous aidera par la suite à sélectionner la solution et l’architecture sur lesquelles capitaliser.
Allotir et prioriser les besoins
Avoir une vision de tous vos besoins est une chose, mais les mettre en œuvre en est une autre. Un conseil : ne tentez pas de répondre à tous vos besoins en même temps. Nous vous recommandons plutôt de choisir un premier besoin en particulier selon le critère de votre choix :
- Le plus critique d’un point de vue métier, il faut absolument y remédier
- Celui qui vous fera gagner le plus de temps dès qu’il sera mis en œuvre
- C'est un besoin déjà bien défini qui pourra être rapidement mis en œuvre
Gardez à l’esprit que vous avez tout intérêt à choisir un critère qui vous permettra de démontrer au plus grand nombre la valeur ajoutée de la BI.
Pour les besoins restants, tâchez de les prioriser pour que chaque équipe ait de la visibilité sur le délai de mise en œuvre des besoins la concernant.
Rédiger votre cahier des charges
Sur le plan fonctionnel c’est bon, vous avez vos besoins métier en tête. Prenez le temps de mettre tout cela à plat avant de consulter afin qu’une réponse technique adaptée vous soit formulée. Il suffit parfois de peu pour définir le périmètre d’un projet BI, mais certains éléments sont primordiaux :
- Décrivez votre contexte actuel : quelles sources de données avez-vous, quels sont les volumes de données (ex : nombre de produits, de commandes/factures par jour), quelles données avez-vous à disposition, quels traitements sont réalisés, par qui ?
- Impliquez vos référents techniques pour qu’ils indiquent la typologie des bases de données (MySQL, Oracle, PostgreSQL) et vous fournissent si possible une description des tables contenues dans ces bases ainsi que leurs prérequis techniques (hébergement, conditions d’accès aux données)
- Définissez et quantifiez les utilisateurs type (ex : managers, commerciaux, équipe marketing), leurs droits d’accès spécifiques à la donnée s’il y en a et le profil d’utilisateur dont ils auront besoin (analyse uniquement et/ou création de rapports/tableaux de bords)
- Décrivez vos besoins et renseignez le niveau de priorité de chaque : indicateurs clés, rapports existants à reproduire (s’il y en a), description de nouvelles analyses nécessaires.
- Indiquez les fonctionnalités spécifiques auxquelles la solution devra répondre, exemple : export Excel, partage de tableaux de bords, application mobile, intégration dans un portail/site web, mode offline, e-mailing.
Choisir la solution et l’architecture cible qui vous conviennent
Selon les sociétés et/ou les solutions que vous consulterez pour vous accompagner dans votre projet BI, il se peut que vous receviez des réponses et des estimations bien différentes.
Certains vous conseilleront une architecture traditionnelle BI avec un ETL pour la collecte et la transformation, un Data Warehouse ou Data Mart pour le stockage et une solution de data visualisation pour la restitution.
D’autres (comme Synolia par exemple) vous conseilleront d’opter pour une plateforme de BI moderne incluant à la fois la collecte, la transformation et la restitution de vos données tout en se passant du Data Warehouse traditionnel tel qu’on le connait.
Notre conseil pour vous aider à faire votre choix : demandez une démonstration des solutions consultées, en impliquant plusieurs key users et un interlocuteur technique. Chacun pourra alors exprimer son ressenti, faire part de ses besoins et peser dans le choix final qui devra satisfaire le plus grand nombre. N'hésitez pas même à investir dans une phase de POC (Proof Of Concept) pour vous aider à faire votre choix entre deux solutions.
Au cas où vous auriez manqué un article de notre série consacrée à la BI, voici un récapitulatif :
- Article #1 : Vous êtes déjà un data analyst !
- Article #2 : La BI, concrètement et simplement, c'est quoi ?
- Article #3 : La démocratisation de la data : comment et pourquoi ?
- Article #4 : Trois problématiques métier, une réponse : la BI
Pour aller plus loin sur cette thématique,
regardez notre webinar dédié au sujet !
