Comment l’automatisation et l’IA simplifient le traitement des commandes en BtoB

OroCommerce possède plusieurs atouts pour simplifier le traitement des commandes. En effet, grâce à l’automatisation des workflows, le service commercial peut se décharger de tout un tas de tâches administratives autour du traitement de la commande. L’intégration avec les autres systèmes de gestion (ERP, CRM, PIM…), l’utilisation de l’intelligence artificielle pour la saisie automatique des commandes et l’intégration complète avec les systèmes de l’entreprise permettent de fluidifier et de sécuriser les échanges d’information entre des systèmes hétérogènes. Par ailleurs, un système de notification avancé, une gestion des tarifications et des catalogues personnalisés et une interface centralisée fluidifient la communication avec le client et accélère le traitement des commandes. Enfin des outils d’analyse et d’aide à la décision entièrement customisables sont présents pour optimiser ce processus en amélioration continue. Automatisation & IA : zoom sur ces fonctionnalités dans OroCommerce…

Détails et fonctionnalités clés d’OroCommerce pour la fluidification des commandes

Automatisation du workflow de commande

OroCommerce permet d’automatiser toutes les étapes, de la prise de commande à l’exécution, réduisant ainsi les interventions humaines et les tâches administratives répétitives. OroCommerce simplifie les transactions en ligne grâce à son moteur de workflow visuel, automatisant les processus, de l’approbation des commandes aux promotions. Cette fonctionnalité, très flexible et intuitive, peut être personnalisée par client, rôle ou règles spécifiques. Elle a été reconnue par Gartner comme un atout majeur.

• L’automatisation des ventes, des commandes et des processus d’approbation réduit considérablement les tâches manuelles et accélère le traitement des demandes et des commandes clients.
• Les workflows personnalisables permettent d’adapter chaque étape du cycle commercial, du devis à la livraison, garantissant rapidité et efficacité.

Saisie intelligente des commandes

Depuis sa version 6.1 (et même 6.0 par rétrocompatibilité) OroCommerce intègre AI SmartOrder. Il devient ainsi possible d’intégrer automatiquement dans le back office, des commandes reçues par différents canaux (PDF, e-mails, images) grâce à l’OCR et à l’IA. L’administration des ventes n’a plus qu’à valider, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle et le risque d’erreur des commandes passées par email.

AI SmartOrder diminue les erreurs liées aux PDF et e-mails en automatisant la lecture, l’analyse et la conversion des documents en commandes exploitables. Cette intelligence artificielle extrait automatiquement les données clés contenues dans les bons de commande envoyés par e-mail ou en PDF, évitant ainsi les erreurs humaines de retranscription manuelle.

Plus précisément, AI SmartOrder utilise la reconnaissance avancée des formats et le traitement intelligent des informations pour :

• Identifier et extraire avec précision les informations essentielles des documents (quantités, références produits, adresses, etc.).
• Valider automatiquement les données extraites en détectant les incohérences ou erreurs potentielles.
• Convertir ces données en commande structurée prête à être envoyée dans le système avec très peu d’intervention manuelle.
• Signaler immédiatement les anomalies pour correction rapide, minimisant les retards et erreurs dans le traitement des commandes.

Vous pouvez également automatiser la conversion des ordres d’achat en brouillons de commande en configurant votre boîte mail système pour permettre à la fonctionnalité AI Smart Order d’analyser les e-mails entrants et d’en extraire automatiquement les détails. Les bons de commande doivent être joints à l’e-mail au format JPG, PNG ou PDF.

Grâce à cette automatisation et intelligence appliquées aux PDF et e-mails, AI SmartOrder permet une réduction significative du temps de saisie des commandes en back office tout en améliorant la qualité des données et donc la productivité globale des commerciaux.

Intégration fluide avec les systèmes de l’entreprise

OroCommerce se connecte facilement à l’ERP, au CRM ou à tout autre système d’information. Cette synchronisation évite la ressaisie des données et assure une visibilité à jour sur les stocks, les prix et les clients.

• Nativement, Orocommerce est complètement pilotable par 2 APIs, une pour le front office et une autre pour le back office.

• Mais aussi, grâce à son expertise, Synolia est capable de raccorder un site Orocommerce à la plupart des web services du marché via son outil Syno-interface en mode asynchrone ou synchrone, que ce soit pour récupérer des prix, des états de stock depuis l’ERP, des prospects depuis un CRM, ou encore faire remonter des commandes à l’ERP… Les possibilités sont infinies.

Cas concret de customisation : pour répondre au besoin spécifique d’un client, nous avons récemment connecté Orocommerce via API à l’ERP de sa société pour remonter toutes les factures et bons de livraisons sur le compte client (même celles concernant des commandes passées par téléphone). Cela a permis de réduire drastiquement le nombre d’appel à l’administration des ventes pour connaître le statut d’une commande en cours ou récupérer une ancienne facture.

Traitement accéléré des commandes

La plateforme peut envoyer automatiquement au client un avis d’expédition dès la prise de commande, ce qui réduit les échanges avec le service client et accélère la livraison.

• Grâce aux règles de notification, vous pouvez paramétrer une notification sur  n’importe quelle transition de workflow :

• Exemple de règle de notification : 

Gestion centralisée des échanges

Un système de messagerie intégré permet de centraliser toutes les communications liées à une commande. Il assure ainsi la traçabilité et la réactivité des équipes vente et administration :

Tarification et catalogues personnalisés

OroCommerce gère les prix complexes spécifiques au BtoB. La solution offre la possibilité d’appliquer des règles et promotions selon le profil du client ou le canal de vente, et par produit au cas par cas. À ce propos, nous avions consacré un article détaillant la gestion fine des prix dans OroCommerce.

Analyse et aide à la décision

Des outils de reporting avancés permettent de suivre les indicateurs clés et d’identifier les commandes à traiter en priorité. Ils permettent également d’adapter en temps réel les stratégies commerciales dans une démarche d’amélioration continue. Vous pouvez construire vos propres rapports en croisant plusieurs données en temps réel. Vous obtenez ainsi des outils d’analyse efficaces et puissant.

Vous pouvez créer toute sorte de rapports grâce à une interface WYSIWYG simple et intuitive.

En digitalisant et en automatisant le processus de commande, OroCommerce libère les équipes des tâches chronophages. Plus encore, la solution réduit le risque d’erreurs, tout en améliorant l’expérience client et la performance globale de l’entreprise.

Vous souhaitez en apprendre plus sur la solution OroCommerce, l’automatisation & l’IA pour simplifier les commandes BtoB ? 

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