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monday.com, l’outil indispensable pour votre société de gestion de patrimoine immobilier

Pour ne pas perdre le fil dans la gestion de votre parc immobilier avez-vous pensé à l’outil de gestion monday.com ?
Vous le savez, la gestion de patrimoine immobilier, ou property management, consiste à piloter un parc immobilier pour le compte de tiers. Un parc composé d’immeubles, de locaux commerciaux ou de bureaux, et qui nécessite un suivi très scrupuleux de chaque bâtiment (suivi administratif, juridique et technique). Ainsi, une société de gestion de patrimoine immobilier est amenée à gérer un très grand nombre d’actifs et de tâches, pour différents clients… Pour ne pas perdre le fil, avez-vous pensé à l’outil de gestion monday.com ?

Suivez les actifs immobiliers à chaque étape de leur cycle de vie

Pour une société de gestion de patrimoine immobilier, une plateforme collaborative comme monday.com permet de suivre les actifs immobiliers à chaque étape de leur cycle de vie. De l’affaire entrante au contrôle réglementaire, jusqu’à la demande d’intervention d’un prestataire de service… Monday.com propose des modèles de tableaux et permet d’automatiser facilement vos processus pour gérer l’ensemble du parc immobilier de manière détaillée, sans jamais rien oublier !

L’outil vous intéresse ? Voici différents cas d’usages monday.com particulièrement adaptés à l’activité de gestion immobilière.

 

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La gestion des affaires immobilières

L’un des grands enjeux d’une société de gestion immobilière est avant tout de renouveler et de développer son parc immobilier. Pour cela, les property managers doivent identifier les opportunités commerciales et suivre chacune d’elles, de l’identification des besoins jusqu’à l’étape ultime : la signature du contrat.

Pour la direction et les équipes commerciales, l’outil monday.com propose de centraliser tous les appels d’offres de gestion immobilière en un seul et même endroit. En un coup d’œil vous pouvez identifier le responsable et visualiser l’état d’avancement de l’affaire. Dans cette même vue, vous pouvez aussi consolider des informations telles que le montant de l’affaire, le contact du client ou la deadline de l’appel d’offre permettent de visualiser toutes les informations essentielles au même endroit.

Monday.com permet également de faciliter le pilotage de l’activité. Ainsi la direction et les équipes commerciales peuvent suivre les KPI en lien avec les affaires – en cours, signées ou perdues – depuis un seul et même board.

 

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La gestion des contrôles réglementaires

La gestion des contrôles réglementaires consiste à suivre les obligations administratives, juridiques et techniques d’un actif, conformément au contrat de gestion signé avec le client et conformément à la norme. Ce sont des contrôles mensuels, trimestriels, annuels… Avec monday.com, ces contrôles sont planifiés et suivis dans un seul et même board. Ainsi, le gestionnaire peut visualiser toutes les actions à réaliser sur un bâtiment, le type d’action, le prestataire de service, la deadline…

 

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Terminé les fichiers Excel figés, terminé les relances, terminé les oublis… Les notifications permettent de rappeler au gestionnaire qu’un contrôle réglementaire est à réaliser prochainement. Il est également possible de notifier le prestataire (envoi d’un email automatique) et d’alerter le gestionnaire en cas de retard. Enfin, monday.com permet de centraliser toute la documentation et les rapports de contrôle réglementaires effectués.

 

La gestion des demandes d’intervention

La gestion de patrimoine immobilier c’est aussi faire face à l’imprévu et solliciter des demandes d’interventions exceptionnelles. Réparer un ascenseur en panne, effectuer des réparations ou du nettoyage suite à un incendie, un dégât des eaux… Pour organiser les demandes d’intervention et fluidifier le traitement de celles-ci, monday.com permet la création d’un formulaire demandeur. Le formulaire collecte les informations en lien avec la demande d’intervention et, lorsqu’il est soumis, déclenche le processus de traitement.

 

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Ainsi, ces demandes d’interventions sont centralisées et fournissent les informations essentielles pour gérer les interventions. Il permet d’assigner les tâches à des collaborateurs en fonction de leur disponibilité, de notifier un prestataire, de suivre l’état d’avancement de l’intervention, d’alerter le gestionnaire en cas de temps de traitement trop long, d’informer le client… Enfin, monday.com permet de réaliser des reportings des demandes d’interventions avec des visuels, des graphiques et des tableaux de synthèse.

En somme, monday.com pour la gestion immobilière c’est…

  • La possibilité de gérer tout votre parc immobilier depuis une plateforme unique.
  • Une plateforme collaborative qui autorise l’action simultanée de plusieurs parties prenantes sur un même fichier : direction, équipe commerciale, gestionnaires, prestataire, client…
  • Des automatisations personnalisées (notifications, emails automatiques…) pour informer les parties prenantes en temps réel des mises à jour qui les concernent.
  • Des reportings automatiques pour suivre vos KPI.
  • Un suivi d’activité facilité, et des délais mieux respectés !

 

 

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