Clear Channel, la régie publicitaire revoit son organisation commerciale avec monday.com

Clear Channel, régie “créactive”

Clear Channel est une régie au service des marques et des collectivités, engagée dans la diffusion de contenus informatifs, créatifs, et d’interactions innovantes. Elle est aussi animée par des valeurs de proximité et de rapidité d’action pour ses clients (marques et collectivités).

Pour améliorer le traitement des demandes commerciales, Clear Channel décide de revoir l’organisation de ses équipes en créant des centres de gestion. Et, pour accompagner cette nouvelle organisation, le groupe part en quête d’un outil collaboratif qui permette de gérer les demandes des commerciaux vers ces centres de gestion.

Le brief Clear Channel :

Une solution collaborative pour coordonner les gestionnaires autour du traitement des demandes commerciales.

Dans le cadre de sa réorganisation, Clear Channel souhaite trouver une solution de gestion des flux de travail pour améliorer le processus des demandes commerciales (des commerciaux vers les centres de gestion). Une solution qui remplace les multiples échanges de mail et qui évite de perdre des informations. Enfin, une solution permettant de suivre la charge de travail et de la lisser sur l’ensemble des gestionnaires.

Synolia x monday.com

Après avoir envisagé plusieurs solutions (Trello, Jira…), Clear Channel choisit finalement monday.com pour son ergonomie et sa facilité de prise en main.

L’expérimentation de monday.com sur une région pilote

Fin 2021, les responsables de la transformation et de l’informatique chez Clear Channel ont mis en place la version d’essai de monday.com sur une région pilote. Pendant trois mois, une vingtaine de collaborateurs a pu paramétrer et utiliser l’outil (création de tableaux, création de formulaires de demandes commerciales, mise en place d’automatisation et de notifications d’assignations) conformément aux nouveaux processus internes. Le test étant concluant, le groupe a décidé de déployer la solution à l’ensemble des équipes commerciales.

Le déploiement sur l’ensemble du territoire

En janvier 2022, monday.com est déployé auprès de toutes les équipes commerciales Clear Channel en France (soit plus de 250 personnes), et pour deux usages :

• L’attribution des demandes commerciales aux centres de gestion (formulaire complété par un commercial et attribué à un gestionnaire)
• L’attribution des demandes au studio de création
  (formulaire complété par un commercial et adressé au studio)

En quelques mois, toutes les équipes commerciales ont adopté l’outil et les formulaires pour gérer leurs échanges. Et toutes participent à l’amélioration continue de l’outil. Forts de ce succès, les responsables de la transformation ont alors proposé de pousser monday.com sur d’autres usages.

• Sur toutes les opérations qui nécessitent des validations successives (demandes de barter, demandes de gracieux, demandes juridiques, demande d’avoirs), pour limiter les échanges de mails.
• Sur toutes les opérations qui nécessitent un suivi planning avec des récurrences (gestions des contrats de maintenance…). Les notifications permettent de ne rien oublier.

Aujourd’hui, le groupe exploite pleinement monday.com et poursuit le déploiement de l’outil sur différents usages, par la preuve de ce qu’il peut apporter à chaque équipe.

L’accompagnement au changement

Dès la phase d’expérimentation, toutes les parties prenantes du commerce ont été intégrées à la prise en main de monday.com et à son paramétrage : les commerciaux, la responsable des gestionnaires et quelques gestionnaires. Et, lors du déploiement, les responsables de la transformation et de l’informatique ont réalisé des roadshows en région pour présenter la nouvelle organisation et l’outil collaboratif.

Elles ont formé des gestionnaires “super user” capables d’accompagner leurs collègues dans l’utilisation de l’outil. Enfin, elles ont formé un groupe support pour répondre aux demandes particulières des équipes (demande d’évolution de l’outil, ajout d’un nouvel utilisateur, etc.).

Les résultats

Depuis la réorganisation des équipes et la mise en place de monday.com, Clear Channel constate une véritable fluidification des processus, un traitement plus rapide des demandes commerciales et une meilleure répartition de la charge de travail entre les gestionnaires. Toutes les demandes sont centralisées au même endroit avec un historique des échanges et des informations, ce qui facilite grandement le transfert des dossiers ! Les équipes observent une vraie réduction des tâches sans valeur ajoutée et le volume de mails a considérablement diminué.

À présent, le groupe étudie la possibilité d’étendre monday.com à d’autres équipes et usages (pour le suivi des demandes RH ou le suivi de facturation par exemple). Affaire à suivre !