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Clear Channel, la régie publicitaire revoit son organisation commerciale avec monday.com

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Clear Channel est une régie publicitaire implantée sur toute la France, en milieu urbain, sur les réseaux de transports et dans les centres commerciaux. Pour améliorer sa réactivité face aux demandes commerciales, le groupe mise sur la réorganisation de ses collaborateurs et l’optimisation de leurs échanges. Ainsi, fin 2021, il adopte la solution monday.com comme nouvel outil de gestion des flux de travail. Découvrons ensemble ce qui a motivé son choix…

Clear Channel Panneau publicitaire à Rennes

Clear Channel, régie “créactive”

Clear Channel est une régie au service des marques et des collectivités, engagée dans la diffusion de contenus informatifs, créatifs, et d’interactions innovantes. Elle est aussi animée par des valeurs de proximité et de rapidité d’action pour ses clients (marques et collectivités).

Pour améliorer le traitement des demandes commerciales, Clear Channel décide de revoir l’organisation de ses équipes en créant des centres de gestion. Et, pour accompagner cette nouvelle organisation, le groupe part en quête d’un outil collaboratif qui permette de gérer les demandes des commerciaux vers ces centres de gestion.

Le brief Clear Channel :

Une solution collaborative pour coordonner les gestionnaires autour du traitement des demandes commerciales.

 

Dans le cadre de sa réorganisation, Clear Channel souhaite trouver une solution de gestion des flux de travail pour améliorer le processus des demandes commerciales (des commerciaux vers les centres de gestion). Une solution qui remplace les multiples échanges de mail et qui évite de perdre des informations. Enfin, une solution permettant de suivre la charge de travail et de la lisser sur l’ensemble des gestionnaires.

“Au lieu d’avoir un fonctionnement en binôme avec un commercial qui adresse sa demande par mail à un gestionnaire, nous souhaitions que les équipes commerciales puissent adresser leurs demandes à un pool de gestionnaires via une plateforme collaborative.”
Diane Lees, Consultante en transformation, Clear Channel

Synolia x monday.com

Après avoir envisagé plusieurs solutions (Trello, Jira…), Clear Channel choisit finalement monday.com pour son ergonomie et sa facilité de prise en main.

 

Logos Synolia et monday.com

L’expérimentation de monday.com sur une région pilote

Fin 2021, les responsables de la transformation et de l’informatique chez Clear Channel ont mis en place la version d’essai de monday.com sur une région pilote. Pendant trois mois, une vingtaine de collaborateurs a pu paramétrer et utiliser l’outil (création de boards, création de formulaires de demandes commerciales, mise en place d’automatisation et de notifications d’assignations) conformément aux nouveaux processus internes. Le test étant concluant, le groupe a décidé de déployer la solution à l’ensemble des équipes commerciales.

“L’avantage de monday.com c’est sa simplicité et la possibilité d’avoir des rapports sur ce qui a été fait : changements de statut, affectations de tâches, etc.”
Virginie Rigal, Déléguée informatique, Clear Channel

Dashboard monday.com aperçu du projet

Le déploiement sur l’ensemble du territoire

En janvier 2022, monday.com est déployé auprès de toutes les équipes commerciales Clear Channel en France (soit plus de 250 personnes), et pour deux usages :

  • L’attribution des demandes commerciales aux centres de gestion (formulaire complété par un commercial et attribué à un gestionnaire)
  • L’attribution des demandes au studio de création
    (formulaire complété par un commercial et adressé au studio)

En quelques mois, toutes les équipes commerciales ont adopté l’outil et les formulaires pour gérer leurs échanges. Et toutes participent à l’amélioration continue de l’outil. Forts de ce succès, les responsables de la transformation ont alors proposé de pousser monday.com sur d’autres usages.

  • Sur toutes les opérations qui nécessitent des validations successives (demandes de barter, demandes de gracieux, demandes juridiques, demande d’avoirs), pour limiter les échanges de mails.
  • Sur toutes les opérations qui nécessitent un suivi planning avec des récurrences (gestions des contrats de maintenance…). Les notifications permettent de ne rien oublier.

Aujourd’hui, le groupe exploite pleinement monday.com et poursuit le déploiement de l’outil sur différents usages, par la preuve de ce qu’il peut apporter à chaque équipe.

 

15 heures

économisées par mois
et par utilisateur

soit 127 réunions

par mois en moyenne

et 50 emails

par jour en moyenne

 

affichage Clear Channel

L’accompagnement au changement

Dès la phase d’expérimentation, toutes les parties prenantes du commerce ont été intégrées à la prise en main de monday.com et à son paramétrage : les commerciaux, la responsable des gestionnaires et quelques gestionnaires. Et, lors du déploiement, les responsables de la transformation et de l’informatique ont réalisé des roadshows en région pour présenter la nouvelle organisation et l’outil collaboratif.

Elles ont formé des gestionnaires “super user” capables d’accompagner leurs collègues dans l’utilisation de l’outil. Enfin, elles ont formé un groupe support pour répondre aux demandes particulières des équipes (demande d’évolution de l’outil, ajout d’un nouvel utilisateur, etc.).

“Ça facilite la vie des utilisateurs, ils étaient donc forcément enthousiastes à la prise en main de l’outil.”
Virginie Rigal, Déléguée informatique, Clear Channel

Les résultats

Depuis la réorganisation des équipes et la mise en place de monday.com, Clear Channel constate une véritable fluidification des processus, un traitement plus rapide des demandes commerciales et une meilleure répartition de la charge de travail entre les gestionnaires. Toutes les demandes sont centralisées au même endroit avec un historique des échanges et des informations, ce qui facilite grandement le transfert des dossiers ! Les équipes observent une vraie réduction des tâches sans valeur ajoutée et le volume de mails a considérablement diminué.

À présent, le groupe étudie la possibilité d’étendre monday.com à d’autres équipes et usages (pour le suivi des demandes RH ou le suivi de facturation par exemple). Affaire à suivre !

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