Accès rapide :
La plateforme complète de services et de solutions de Synolia pout délivrer la meilleure expérience.
Voir toutes nos expertises
Les experts de Synolia vous accompagnent tout au long de votre projet avec des services adaptés à vos besoins.
Voir tous nos services
Des solutions qui s’adaptent à vos besoins pour servir votre stratégie de digitalisation.
Voir toutes nos solutions
Des jours à définir les bons indicateurs, des semaines à extraire et modéliser les données issues de vos applications métiers (ERP, CRM, WMS, e-commerce…) et de divers fichiers. Encore quelques ajustements pour paramétrer des graphiques soignés et gérer les droits d’accès… et enfin, vos dashboards de Business Intelligence sont prêts ! Pourtant, moins d’un quart des utilisateurs les consultent régulièrement. Pire : hier encore, un collègue vous a demandé un export depuis l’ERP pour réaliser son reporting trimestriel. Alors, pourquoi ces dashboards – censés être une véritable mine d’or pour votre entreprise – ne trouvent-ils pas leur public ?
Souvent, le déploiement d’une solution de Business Intelligence / reporting est piloté par la DSI ou le contrôle de gestion. Et c’est logique : ce sont eux qu’on sollicite pour extraire le fameux export ERP ou calculer un indicateur. On comprend donc que ces deux services trouvent leur intérêt dans une solution BI.
L’erreur, en revanche, c’est de croire qu’un dashboard conçu par et pour le contrôle de gestion conviendra à tous les métiers. Après tout, il est tellement complet ! On y trouve tout… sauf ce dont les utilisateurs ont réellement besoin. Car les métiers, eux, ne recherchent pas une vision exhaustive et n’utilisent pas le même langage que la finance ou le contrôle de gestion.
C’est la première raison pour laquelle vos utilisateurs ignorent vos dashboards. S’ils n’ont pas contribué à construire ces dashboards (au moins un ou deux référents métier), le résultat ne leur parle pas.
La deuxième raison pour laquelle vos utilisateurs boudent vos dashboards ? Ils sont trop complets… et donc trop complexes. À force de vouloir tout mettre, on finit par s’y perdre.
Lors d’une mission chez un client, un directeur général avait missionné ses équipes de démarrer par un seul indicateur clé, celui sans lequel ils ne peuvent rien piloter, par exemple, pour son entreprise, il considérait les suivants :
Un seul indicateur, c’est sans doute trop restrictif. Mais se limiter à 2 ou 3 est souvent indispensable pour garantir l’adoption et la compréhension des dashboards.. C’est un exercice difficile, d’autant plus lorsque l’on connaît les possibilités qu’offre un outil de Business Intelligence. Mais déclinés selon de multiples axes d’analyse (axe temps et évolution ; produits et catégories ; équipes et collaborateurs ; magasins et entrepôts…) ces indicateurs répondront à eux seuls à une grande partie des questions essentielles.
Comme ils sont peu nombreux, leurs règles de calculs et de gestions sont claires et peuvent être comprises et enregistrées par le plus grand nombre, garantissant la pérennité des dashboards déployés.
Dans un second temps, il sera possible d’introduire d’autres dashboards pour offrir des visions plus détaillées, avec des indicateurs secondaires. Ces derniers seront utilisés de manière ponctuelle ou par une poignée d’utilisateurs seulement.
L’essentiel reste que l’ensemble des collaborateurs utilise et maîtrise les dashboards construits autour des indicateurs clés, afin de piloter efficacement leur activité avec ces tableaux de bord.
Enfin, si vous pensez avoir conçu avec les métiers des dashboards simples et efficaces qui répondent à leurs besoins, et que les statistiques d’utilisation de votre solution BI sont malgré tout en chute libre, il y a un dernier point à prendre en compte.
Il faut que les KPIs présents dans vos tableaux de bords soient intégrés dans les rituels de votre entreprise : réunions hebdomadaires, comités stratégiques et de pilotage, revues d’activité… S’ils ne s’inscrivent pas dans des critères de suivi ou de prise de décision au quotidien, ils tomberont dans l’oubli. C’est donc un point important à prendre en compte lors de la définition des besoins avec les métiers : est-ce que les équipes pourront utiliser cet indicateur dans leurs points réguliers ? Est-ce que les managers ont la nécessité de suivre cet indicateur avec leurs collaborateurs pour avoir un état des lieux rapide de la situation ?
Ce premier point concerne les indicateurs de pilotage et de suivi d’activité. Par ailleurs, il existe aussi des indicateurs pour simplifier le quotidien et améliorer la qualité de ce qu’offre l’entreprise (plus de réactivité ; moins d’erreurs ; etc). Pour ces indicateurs, la clé est de s’intégrer dans le flux de travail des collaborateurs de manière pro-active : via des notifications. Cela peut prendre la forme d’un mail synthétique pour signaler un rapport d’erreur, ou d’une alerte sur la messagerie instantanée (Slack, Teams, …) lorsqu’un indicateur dépasse un seuil critique par exemple. Ces notifications n’augmenteront peut-être pas “les statistiques” de connexion à votre outil de Business Intelligence, mais elles rendront vos équipes plus efficaces et surtout davantage data-driven dans leurs décisions.
Un dashboard qui vit et qui dure, c’est un dashboard :
Ce n’est pas forcément celui qui en montre le plus, ni celui qui exploite toutes les fonctionnalités de l’outil BI qui sera le plus pertinent. C’est celui qui offre juste les repères dont vous avez besoin pour piloter. En gardant cette approche, vos tableaux de bord ne seront plus “un projet de plus” mais un véritable outil de décision pour l’ensemble des équipes.
Et si le prochain dashboard que vous déployez devenait vraiment indispensable à vos équipes ? Sollicitez nos conseils en Business Intelligence et data visualisation !
Contactez-nous !
