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BI

Projet BI : les questions à se poser avant de se lancer !

Par Fanny B. le 21 janvier 2020

Aujourd’hui, la Business Intelligence représente la réponse idéale à de nombreuses problématiques ! En effet, l’analyse des données est devenue incontournable pour les dirigeants, mais aussi les équipes quel que soit leur métier, pour les aider à piloter efficacement leur activité au quotidien.

Vous avez identifié une problématique à laquelle la BI pourrait répondre ?

Cet article va vous aider à avoir une vue d’ensemble de votre projet !

Adaptée aux petites structures ou aux grands comptes, la BI exploite vos données en profondeur pour vous aider à prendre les meilleures décisions, à optimiser votre business et à renforcer votre compétitivité. Elle peut par exemple aider le service commercial à mesurer l’efficacité d’une nouvelle gamme de produits sur différentes zones géographiques, faciliter le travail des équipes marketing dans la segmentation des cibles et l’analyse des campagnes ou même faire gagner du temps aux financiers dans la préparation de leurs analyses financières et dans le pilotage de leurs marges, revenus et coûts.

Alors, vous pensez que les problématiques auxquelles vous (ou vos équipes) êtes confronté(es) peuvent être résolues par l’exploitation de vos données ? Bienvenue dans la BI ! A vous désormais de bien cadrer votre réflexion et de bien vous préparer pour que ce projet soit une réussite !

Voici les questions auxquelles il est nécessaire de répondre avant de vous lancer !

Quel est l’objectif final de mon projet BI ?

Avant tout, vous devez définir un ou des objectif(s) précis et réaliste(s) pour que le projet soit une réussite. Vous devez vous interroger sur les motivations et les bénéfices attendus. Cette réflexion préalable permet de fixer clairement le cadre du projet et ainsi, de savoir dans quelle direction aller et avec qui. L’objectif est-il de faire gagner du temps à une équipe précise ou de mettre en place une stratégie autour de la data pour toute l’entreprise, d’exploiter des données qui ne le sont pas encore ou d’automatiser l’analyse de celles qui le sont déjà … ?

Cette première étape semble évidente, mais comment procéder concrètement ? Le principal est de bien connaître les réalités de votre entreprise, la manière dont travaillent les équipes métier pour identifier vos principales problématiques liées à la donnée. Vos objectifs découleront naturellement de ces réflexions.

Quelles personnes vais-je impliquer dans la mise en place de mon projet de Business Intelligence ?

Dès que vous avez défini votre périmètre et vos objectifs, il est temps d’identifier les parties prenantes qui seront directement impactées par la mise en place d’un projet BI. Certaines seront impliquées ponctuellement, d’autres néanmoins devront être intégrées du début à la fin : ce sont les key users, des futurs utilisateurs stratégiques de la BI.

Ils vous aideront dans la définition des besoins et dans la suite du projet en vous accompagnant, en vous faisant part de leurs réalités, en testant, en faisant des retours et en étant ambassadeur auprès du reste des équipes.

L’équipe IT peut être également impliquée sur le sujet, nous reviendrons plus tard sur le rôle qu’elle a à jouer.

L’étape suivante est donc naturellement le recueil des besoins de ces utilisateurs clés. Ne négligez pas cette étape, elle est de la plus haute importance ! Répertoriez et triez scrupuleusement tout ce que l’on vous fera remonter, ce qui vous permettra par la suite de gagner du temps en phase de spécification projet !

Comment prioriser les besoins de mon projet BI  ?

Les objectifs ont été définis et les personnes clés ont été identifiées. Il est désormais temps de se demander par où commencer ? Prioriser est essentiel pour favoriser le bon déroulement de votre projet de BI. Sans cela, vous risqueriez de perdre du temps et de perdre de vue les objectifs fixés initialement. Attention néanmoins, définir l’ordre des besoin dépend des contextes !

Il est souvent recommandé de prioriser un besoin identifié comme critique en premier, celui qui vous fera rapidement gagner du temps et donc de l’argent ! Cependant, avant de commencer par ce besoin, soyez sûr que les personnes à impliquer sont prêtes à participer et disponibles. Sans quoi, la priorisation n’aura plus aucun sens. Prioriser, oui, mais en fonction de l’urgence, des disponibilités et de l’avancée de la définition des besoins. Il est indispensable d’avoir conscience de la réalité et du timing.

Sans besoin plus prioritaire qu’un autre, nous vous conseillons de démarrer par une problématique relativement simple afin de vous rôder. Soyez réaliste sur la mise en oeuvre du projet et sur votre capacité à le réaliser ! De cette façon, vous serez certain d’avancer. Être trop ambitieux risquerait de vous faire perdre beaucoup de temps.

Où se trouvent mes données et comment les récupérer ?

Maintenant que vous savez ce que vous avez à faire, pourquoi et avec qui, vient le moment de définir le comment ! Et pour cela, il faut revenir à la base de tout projet BI : les datas !

Où se trouvent-elles et comment faire pour les intégrer dans la plateforme BI ? Seules les personnes qui gèrent ces données peuvent vous fournir les informations nécessaires. Tournez-vous donc vers les bons profils qui peuvent être les key users, les équipes techniques ou même la DSI. Ils pourront vous renseigner sur les détails des différents répertoires disponibles, sur les hébergements, sur les bases de données et sur les accès. Ils seront également en mesure de vous informer sur la structure des données (technique et fonctionnelle).

C’est avec eux qu’il faut collaborer dans un premier temps !

Comment identifier les fonctionnalités indispensables de ma plateforme de Business Intelligence ?

Lorsque le cadre de votre projet de Business Intelligence est bien défini, il faut ensuite lister les fonctionnalités indispensables dans votre plateforme. Celles-ci seront différentes selon les métiers et les fonctions et doivent être choisies en lien étroit avec les utilisateurs directs.

Pour définir les fonctionnalités, vous pouvez également vous poser des questions globales sur l’utilisation de la plateforme BI :

  • À quelle fréquence l’outil sera-t-il utilisé : quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement ? Et plus précisément, de quelle manière les utilisateurs l’utiliseront-ils ? Regarderont-ils simplement leurs chiffres globaux et leur évolution ou analyseront-ils plus en détail les données ?
  • D’où y accéderont les utilisateurs : uniquement sur leur PC quand ils sont au bureau, ou sur tous les devices pour avoir leurs données à portée de main peu importe où ils se trouvent ?
  • Les tableaux de bord construits seront-ils plutôt stables et peu enclins à évoluer ou au contraire devront-ils être flexibles et seront modifiés régulièrement par les utilisateurs eux-mêmes ?
  • Quelle importance accordez-vous à l’ergonomie ? S’agit-il seulement d’un tableau de bord de pilotage qui est là pour vous apporter vos chiffres ou souhaitez-vous des indicateurs aux visualisations très graphiques avec un design pouvant être totalement personnalisé ? Peut-être souhaitez-vous que les tableaux de bord respectent votre charte graphique ?

Comment sélectionner le bon partenaire ?

Vous êtes déjà bien avancé dans votre réflexion et dans la définition de votre projet ! Maintenant, il faut choisir le prestataire avec lequel vous allez le mettre en place et la sélection est capitale pour la réussite du projet !

Dans un premier temps, identifiez quelques unes des solutions BI du marché qui pourraient répondre à vos besoins. Exposez à chacun vos objectifs et vos besoins, et n’hésitez pas à leur poser toutes les questions au sujet des solutions, de leur approche, méthodologie, accompagnement etc. Leurs réponses seront décisives dans votre choix. Il est également essentiel de demander une démonstration ! Vous verrez ainsi concrètement si la plateforme répond à vos attentes ou non !

Intégrez vos key users dans cette réflexion. Ils seront les premiers utilisateurs de la plateforme, leurs conseils seront précieux ! Et les impliquer dans le process ne fera que maximiser l’adoption de la future plateforme.

Vous avez répondu à toutes ces questions ? Il n’y a plus qu’à vous lancer ! Sachez que plus vous serez réalistes et entourés par les bonnes personnes, plus votre projet prendra vie rapidement et dans les meilleures conditions !

Si vous peinez encore à savoir comment la BI pourrait vous aider à optimiser votre business,

voici des exemples d’application :

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