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Outil transversal et dynamique, Qlik promet de rendre la data et l’analytique accessibles par tous, en temps réel, pour mieux collaborer et agir avec certitude. Et en tant qu’utilisateurs Qlik, les collaborateurs de Synolia sont bien placés pour approuver ses qualités d’outil fiable, visuel et utilisable par tous les métiers. Alors, pour une fois que les cordonniers ne sont pas les plus mal chaussés, Synolia saisi l’occasion de vous présenter les cas d’usages internes de la solution Qlik Cloud et de ses intégrations répondant à différents besoins métier. Ceci dans le but de vous inspirer et peut-être de vous accompagner à la mise en place d’un projet BI au sein de votre entreprise, pour un ou plusieurs services ! Dans cet article, on vous parle du DAF et de l’équipe Administration Des Ventes.
Yann Mogno, fondateur associé - Directeur Administratif et Financier de Synolia, aux manettes d’une instance Qlik Cloud connectée avec NetSuite
Yann Mogno est l’instigateur de la Business Intelligence et de la stratégie data-driven chez Synolia. En 2008, alors qu’il cherche à améliorer le pilotage et le suivi de l’activité, il implémente l’outil Qlik au sein de notre entreprise. Ainsi, il met en place plusieurs applications pour suivre les indicateurs clés de Synolia, indispensables à la direction générale, financière et commerciale.
Une application de pilotage pour la Direction Générale
Le tableau de bord de la direction donne accès à tous les indicateurs clés de pilotage de l’entreprise : évolution du chiffre d’affaires, suivi des objectifs mensuels, écart par rapport à l’objectif, facturation, projets en cours… En somme, c’est une vision synthétique de la situation de l’entreprise à un instant donné. Et chaque dashboard permet une analyse approfondie de ces données.
L’analyse de la facturation
De toute évidence, le premier indicateur qui importent la direction d’une entreprise est le chiffre d’affaires. Or, grâce aux données de l’ERP NetSuite, l’application Qlik offre un suivi de la facturation - et donc du chiffre d’affaires global de l’entreprise - en temps réel. Aussi, il est possible de visualiser la répartition du chiffre d’affaires par business unit, par produit (solutions) et par commercial. Le tout sur une période aux choix.
Plus encore, le chiffre d’affaires sur une période donnée peut être mis en regard d’une période antérieure pour comparer et analyser précisément la croissance de l’entreprise. L’outil dynamique permet aussi d’appliquer des filtres pour croiser différents indicateurs et approfondir l’analyse du CA. Par exemple : la répartition du CA par business unit ET par produit sur une période N vs. une période N-1.
Chez Synolia, ces données analytiques sont accessibles aux membres de la direction générale, financière, commerciale et à l’équipe ADV. Elles sont aussi exportées ponctuellement - facilement et instantanément - pour les besoins des différentes instances de direction ou des équipes projet.
L’analyse des commandes et des achats
Après le suivi et l’analyse de la facturation, le DAF a travaillé avec l’équipe BI à la création de dashboards supplémentaires pour améliorer encore la visibilité sur l’activité de Synolia.
Un dashboard de suivi des commandes est venu enrichir l’application de la direction. Les commandes enregistrées dans l’ERP NetSuite remontent dans l’instance Qlik quasiment en temps réel. Ainsi, il est possible de visualiser : le nombre de projets en cours, le montant (total ou détaillé par commande), le statut d’une commande, le prévisionnel, le reste à facturer… Ainsi, l’équipe ADV peut suivre et anticiper la facturation des commandes.
Elle permet aussi de contrôler facilement que toutes les factures des prestataires sont bien réceptionnées et réglées à temps suivant leurs échéances.
Une application pour le pilotage comptable et financier
Avec les données de l’ERP NetSuite consolidées dans l’outil Qlik, la direction dispose de tous les indicateurs comptables pour mesurer la rentabilité de l’entreprise mois par mois. Aussi, l’application dédiée au pilotage financier permet à Yann Mogno, le DAF, de disposer de toutes les composantes du bilan de l’entreprise sur un seul et même écran, avant d’aller dans le détail des écritures comptables si nécessaire
Les indicateurs financiers
Concrètement, les dashboards de l’application finance permettent de suivre plusieurs indicateurs comme le taux de marge brute, l’EBITDDA (Earnings Before Income Tax, Depreciation, Depletion and Amortization) et l’EBIT (Earnings Before Interest and Taxes). L’objectif est d’analyser la rentabilité de l’entreprise et de partager facilement ces indicateurs à l’équipe de direction et à nos investisseurs.
Il est également possible de suivre les variations sur l’ensemble des postes (RH, achats intermédiaires, PCA, etc.), mois par mois ou consolidés sur une période. Ainsi, les fortes variations ou éventuelles anomalies de saisies comptables sont immédiatement identifiées.
Le bilan comptable
Encore une fois, l’un des atouts majeurs de Qlik réside dans l’accès instantané aux indicateurs de l’entreprise. En consolidant et croisant les multiples données de l’ERP NetSuite dans un dashboard dédié, la direction peut bénéficier de tous les indicateurs clés du bilan de l’entreprise : montant et évolution des ventes, montant et évolution du CA, montant et évolution de la marge brute, taux de marge brute, montant et évolution de la valeur ajoutée, montant et évolution du résultat d’exploitation…
Pour beaucoup d’entreprises, la clôture d’un exercice et le calcul de ces indicateurs nécessitent de longues semaines, voire mois, afin d’établir le bilan comptable. Mais en intégrant un outil de Business Intelligence comme Qlik avec un ERP, ces valeurs sont continuellement mises à jour et disponibles sur un seul et même écran. Les données ayant été affinées et analysées tout au long de l’exercice, le gain de temps est incontestable au moment de réaliser le bilan.
Zoom sur l’agrégation de données
"Avec l’ERP, nous pouvons exporter des tableaux de bord de comptabilité mais la retranscription dans Qlik permet d’obtenir une vision consolidée, fiable et partagée." Yann Mogno, fondateur associé et DAF, Synolia
Pour Synolia, l’avantage d’une solution Business Intelligence est aussi de pouvoir agréger des données provenant de plusieurs sources. En effet, l’application dédiée aux finances centralise les données de l’ERP Synolia France (NetSuite) mais aussi celles de sources externes (fichiers Excel, Google Sheet, applications RH…) provenant notamment des filiales Chili et Canada. De cette façon, la direction financière peut disposer d’éléments comptables consolidés, concernant Synolia et l’ensemble du groupe.
L’équipe ADV au contrôle qualité des données en provenance de NetSuite
En lien étroit avec Yann Mogno, l’équipe ADV dispose d’un accès permanent aux applications Qlik de la direction. Elle est chargée des commandes, de la facturation, des achats, et travaille donc quotidiennement avec l’ERP NetSuite. Aussi, elle utilise régulièrement Qlik à des fins de suivi et de contrôle qualité.
Zoom sur le contrôle qualité des données
Qlik incite à une certaine rigueur dans le remplissage de la donnée et le respect des délais. Les erreurs ou les retards (de facturation, de paiement, de commandes…) sont mis en avant visuellement, ce qui permet un contrôle qualité continu. Ainsi, les équipes disposent toujours d’indicateurs fiables.
Le suivi de la facturation et des règlements
Grâce à l’intégration de Qlik avec l’ERP NetSuite, l’équipe ADV peut suivre facilement le statut des paiements et les relances. Dans le dashboard de suivi de la facturation, des filtres et codes couleur permettent de trier et mettre en évidence les factures payées, en attente ou en retard de paiement.
Aussi, chaque quinzaine, la responsable ADV exporte un état de facturation des projets à l’attention des directeurs et chefs de projet. L’export leur permet de suivre la facturation de leurs projets respectifs et d’effectuer des relances auprès de leurs clients lorsque nécessaire.
Cette première démonstration des utilisateurs de Qlik en interne chez Synolia vous donnera probablement une meilleure vision des métiers que peut servir l’application. D’autres articles paraîtront bientôt avec d’autres cas d’usages, d’autres métiers ! Stay tuned !
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