Lecture 9 minutes
Une gestion de projet optimale, voilà un ingrédient essentiel pour favoriser le développement et le succès de toutes les organisations. Mais encore faut-il parvenir à être pertinent et efficace ! Synolia, expert en logiciel collaboratif, vous donne quelques indications pour savoir quels sont les grands défis 2021 autour de la gestion de projet et vous aider à vous organiser.
Au sein d’une entreprise, la gestion de projet est essentielle ! Véritable base de succès d’un projet, elle doit absolument être rigoureuse, efficace et transverse. Chef de projet, directeur de projet, AMOE, AMOA… De nombreux interlocuteurs interviennent dans la gestion de projet. Ces derniers sont garants du bon déroulement des projets et en assument la responsabilité, de la phase d’étude jusqu’au déploiement. Leur responsabilité ? Faire en sorte que les projets aboutissent dans les meilleures conditions tout en respectant les objectifs, les spécifications, les délais et les budgets.
Chargées de la conception et de la réalisation des projets, les équipes dédiées, issues de secteurs très différents, servent en plus d'intermédiaires entre les équipes internes et externes (clients, partenaires, prestataires etc.). Ils sont les interlocuteurs privilégiés, les chefs d’orchestre, les référents communs. Et dans le cadre d’une mission à la fois si importante et si complexe, de nombreux défis émergent et évoluent chaque année.
Qu’en est-il pour 2021 ?
Délivrer de la valeur
Aujourd’hui, on ne peut plus se contenter de livrer un projet en temps et en heure, dans le respect du budget. La réussite d’un projet prend en effet un tout autre sens. Il s’agit désormais davantage de délivrer un maximum de valeur aux clients à travers des livrables utiles et utilisés. Car aujourd’hui, même si de nombreux projets aboutissent en respectant les critères initiaux, combien servent réellement aux utilisateurs finaux ? Parler de la réussite d’un projet passe de nos jours avant tout par la valeur délivrée aux bénéficiaires principaux et par l’adoption qu’ils en ont.
Dans ce contexte, le challenge des équipes projets est de se concentrer sur les véritables besoins de leurs clients. Des besoins dont ces derniers n’ont pas toujours conscience. Il faut alors les accompagner et les challenger sur le sujet afin de véritablement cerner leurs attentes. L’ensemble des parties prenantes du projet doivent travailler ensemble pour être en phase sur les réelles problématiques auxquelles répond le projet en question et pour mettre en place les réponses adéquates. Et à terme, ce ne sont pas les indicateurs de temps et de rentabilité qui doivent être surveillés mais plutôt la conformité et la valeur apportées du projet.
Combiner les approches synthétique et analytique
Afin de garantir le succès d’un projet, il est, en 2021, nécessaire de combiner deux approches autour de sa gestion : l’analytique et la synthétique. Aujourd’hui, 44% des projets échouent en raison d’un mauvais alignement entre le business (la stratégie) et les objectifs opérationnels des métiers. C’est pourquoi il est absolument impératif que la définition et le pilotage d’un projet soient articulés autour de :
- l’approche analytique concerne les différentes directions rattachées à un projet (marketing, e-commerce, logistique…). Afin de définir et de déployer leur stratégie, ces dernières ont besoin d'avoir une visibilité sur l’activité et de suivre des indicateurs pertinents. Ces besoins analytiques doivent être pris en compte lors de la caractérisation et la mise en œuvre d’un projet.
- l’approche synthétique (synthèse des besoins) constitue la réponse du projet aux problématiques métiers, plus opérationnelles. Là, il est question de s’attarder sur les aspects orientés vers les utilisateurs finaux et les éléments qui vont permettre aux collaborateurs d'exécuter au mieux leurs tâches.
Un projet doit servir les deux approches pour garantir un livrable à la fois utile pour les décisionnaires et pour les équipes opérationnelles. En couvrant ces différents besoins, un projet a de grandes chances de se transformer en succès. En 2021, les équipes projets devront adopter ce positionnement si elles souhaitent être en phase avec les objectifs de leurs clients.
Favoriser la transparence et le partage des informations
En 2021 plus que jamais, la transparence doit intégrer les stratégies des entreprises. Et c’est très vrai pour la gestion de projet. En effet, afin que les équipes projets puissent mener à bien leur mission, elles ont besoin de connaître les tenants et les aboutissants de leur mission. Elles doivent avoir une vision claire de son organisation et de son état. Il est ainsi essentiel de partager avec elles l’ensemble des informations utiles. Et ce, en temps réel si possible ! Les équipes seront ainsi plus à même de se montrer réactives en cas de problèmes et de s’adapter rapidement.
Aujourd’hui, 55% des organisations n’ont pas accès à leurs KPIs projet en temps réel. En conséquence, 50 % des entreprises déclarent passer un ou plusieurs jours à collecter manuellement les bilans des projets (Wellington). Ce qui pose un réel problème de management de projet ! En 2021, la culture de la transparence et du partage d’informations tient une place très importante dans la gestion de projet.
Estimer les risques et les traiter de manière optimale
Au cours du déroulement d’un projet, les imprévus sont nombreux ! Et les équipes projets doivent être prêtes à faire face à toutes sortes d’aléas et des surprises inopinées. Pour ne pas être fragilisées par ces potentiels incidents, elles doivent en avoir conscience et anticiper leur gestion. La solution ? Un management des risques fiable. En effet, grâce à lui, elles pourront évaluer les imprévus potentiels en amont et mettre en place des réponses plausibles à ces scénarios.
Remaniement d’équipe, problème logistique, faille d’un partenaire, difficulté contextuelle... En anticipant les potentiels risques liés à leurs projets, les équipes pourront tout faire pour les devancer. Plus elles seront à même de les prédire et d’y remédier, plus les projets se dérouleront dans les meilleures conditions et se solderont par une réussite. Elles vont également devoir faire face à d’éventuels remaniements de projet, notamment en raison du contexte de crise sanitaire qui rend le business et l’avenir particulièrement incertains. Cette problématique fait indéniablement partie des enjeux 2021 !
Favoriser l’adhésion des équipes à distance ou pluridisciplinaire
Pas d’équipe, pas de projet ! Effectivement, dans le cadre d’un projet, la motivation et l’adhésion des équipes au projet sont essentielles pour en garantir le succès. S’il s’agit là d’une évidence, le défi semble néanmoins de plus en plus important à cause notamment de la crise sanitaire qui frappe le monde entier depuis le début de l’année 2020. Imposant le travail à distance comme une nouvelle norme de travail pour beaucoup d’équipes projets, le contexte a forcé les entreprises à se pencher sur la question du télétravail plus rapidement que ce que la plupart d’entre elles avaient prévu.
Ainsi, de nouvelles problématiques sont apparues, notamment en matière de gestion de projet. Désormais à distance une grande partie du temps, voire même en permanence, les équipes ont vu leur façon de collaborer évoluer. Et il en va de la responsabilité des chefs de projet ! Ils doivent faire en sorte de rassembler les équipes et de les fédérer autour de valeurs communes. A eux de leur fournir les meilleures conditions de travail pour favoriser leur bien-être et leur productivité.
D’autre part, il est nécessaire de veiller à maintenir le lien entre tous les membres des équipes et de les motiver, sans les voir physiquement. Cet enjeu semble aujourd’hui décisif dans le succès des projets et le restera au moins jusqu’à ce que les incertitudes liées à l’avenir se dissipent. Et quand bien même, la question du travail à distance, débattue depuis plusieurs années maintenant, et de ses conséquences se posera à la sortie de la crise. Ainsi, les réponses à cette problématique trouvées aujourd’hui serviront dans un futur plus ou moins lointain.
Miser sur la facilitation
Les équipes projets sont aujourd’hui organisées autour des chefs de projet. Ces derniers agissent en véritable chef d’orchestre pour coordonner l’ensemble des parties prenantes d’un projet et favoriser une collaboration fructueuse. Néanmoins, le rôle du chef de projet évolue progressivement. Il tend de plus en plus vers un rôle de coach ou de facilitateur. Le chef de projet intervient désormais comme un animateur de projet qui ne délègue pas mais plutôt qui apporte de l’énergie, s’investit, optimise les conditions de réalisation d’un projet et favorise une collaboration d’équipe dans laquelle chaque membre évolue, monte en compétences et s’épanouit. Il ne s’agit alors plus uniquement de mener un projet à bien mais surtout de renforcer l’investissement des équipes et de leur faciliter le quotidien. C’est vrai aujourd’hui, ça le sera encore plus demain.
En 2021, les équipes projets vont devoir faire face à un grand nombre de challenges, déjà ancrés dans leur quotidien depuis l’année dernière pour certains. Efficacité, innovation et transparence vont rythmer leur quotidien ! En raison de la crise sanitaire, elles vont également devoir faire preuve d’une grande adaptabilité, au service des clients mais, aussi et surtout, de leurs interlocuteurs. Les incertitudes liées à l’avenir vont sans aucun doute influencer leur année, mais au profit d’un futur plus lointain. A eux de mettre en œuvre des stratégies adaptées, avec des outils et des ressources pertinentes !
Pour aller plus loin,
découvrez comment gérer vos projets avec monday.com !
