STEF : un nouvel outil collaboratif - monday.com - pour faire progresser les filiales

STEF est une entreprise spécialisée dans le transport logistique sous température dirigée en Europe de l’ouest, avec une forte présence en France. Elle dessert plusieurs secteurs d’activité, notamment la grande distribution (GMS) et l’e-commerce. Face à une croissance rapide et au développement de multiples filiales, la BU GMS de STEF missionne Sylvain Madeleni – responsable transformation digitale et innovation – pour harmoniser le pilotage des actions du groupe et gagner en efficacité sur la gestion des projets. Retour sur ce cas mené avec Synolia x monday.com.

La transformation digitale de STEF, leader européen de la supply chain alimentaire

Producteurs, industriels, distributeurs, restaurateurs… Le groupe multi-spécialiste répond à tous les besoins d’acheminement et de stockage, quels que soient les produits. Il comptabilise 283 plateformes et entrepôts en Europe et se présente ainsi comme trait d’union entre les univers de l’agro-alimentaire et de la consommation. Avant le projet de transformation digitale interne sur la BU GMS, les filiales du groupe géraient leurs actions sur la base de fichiers Excel, de tableaux Veleda et d’échange d’e-mails… Mais ce fonctionnement s’avérait limité car chaque filiale et collaborateur usait de sa propre méthode. Aussi, à défaut de rappels, les plans d’action prenaient du retard.

Ainsi, pour professionnaliser la gestion de projet en interne, la direction de la BU GMS de STEF a exprimé la volonté de recourir à une solution dédiée. Un projet de transformation digitale piloté par Sylvain Madeleni.

Le brief STEF

Faire progresser les filiales avec une solution collaborative qui harmonise le pilotage de toutes les actions et projets menés par les services.

Synolia x monday.com

Après une étude de marché et plusieurs tests, monday.com s’est imposé comme la solution collaborative idéale. L’outil a été choisi pour sa simplicité d’utilisation, son potentiel de personnalisation et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des 24 sites de la BU GMS de STEF.

Dès les premières licences, Synolia est intervenu pour aider la BU GMS de STEF à construire ses tableaux. Mais aussi pour dispenser des formations d’onboarding des nouveaux utilisateurs et pour animer des webinars.

Étapes de la réalisation : Conseil et spécification des besoins • Conception des tableaux et automatisations • Support au déploiement • Formation • Gestion des licences

Un déploiement et une prise en main rapide

Avec l’aide de Synolia, l’équipe projet a mis un mois pour construire le socle des boards monday.com avant de le déployer à l’ensemble des 24 sites de la BU.

Aussi, pour le déploiement et l’adhésion à l’outil, Sylvain Madeleni a pu compter sur les directeurs de performance de chaque enseigne (regroupement de plusieurs sites). Tous sont montés en compétence sur monday.com afin de garantir le déploiement de la plateforme et l’adhésion des collaborateurs sur chaque site.

“Lors d'un déploiement, ils vont sur site, ils font des formations, gèrent les connexions, les paramétrages, les premières utilisations… L’idée c’est d’onboarder les nouveaux arrivants sur l’outil et d’intégrer tout de suite ce dont ils ont besoin sur monday.com afin qu’ils puissent l’utiliser dès le lendemain. Ensuite il y a des points de suivi pour répondre à leurs questions.”

Sylvain Madeleni, Responsable transformation digitale et innovation, STEF

Un outil collaboratif pour améliorer l’efficacité de chaque filiale

Aujourd’hui, monday.com est déployé sur différentes BU du groupe et compte plus de 500 utilisateurs (GMS, Food Service, Tempéré et Sec Alimentaire, service développement durable…) : membre du CODIR, service qualité, RH, service technique, service exploitation et tous les services supports.

Chaque direction dispose au minimum d’un tableau de pilotage de la filiale (plan d’actions du CODIR). Ce tableau permet un état des lieux et un suivi de chaque filiale. Il permet également de fixer un objectif concret aux filiales et un suivi factuel aux pilotes.

Une réussite, et des projets pour l’avenir

Aujourd’hui les filiales STEF gagnent en clarté sur le suivi de leurs actions. Elles sont ainsi plus efficaces sur l’avancée des projets. Un efficacité boostée grâce, notamment, à des fonctionnalités clés comme les bulles de conversation qui permettent d’éviter des échanges d’emails trop largement diffusés.

“Quand on se lance dedans c’est très puissant. Les bulles de conversation permettent de regrouper un tas d’informations au niveau de l’action qu’on doit mener.”

Sylvain Madeleni, Responsable transformation digitale et innovation, STEF

Aujourd’hui, Sylvain Madeleni se fixe comme objectif d’augmenter l’adhésion des utilisateurs en déployant un panel de fonctionnalités de plus en plus important (automatisation, notifications). Il envisage également le déploiement de workflows qui permettront d’assurer le suivi des intégrations de nouveaux collaborateurs, le suivi du matériel informatique, et d’autres cas d’application qui entrent dans ce cadre.