La nouvelle fonctionnalité Devis & Factures sur monday.com

Disponible sur les versions Pro et Enterprise, nous vous présentons le nouveau module Devis et Facture de monday CRM. Générez des documents financiers personnalisés pour gérer les transactions clients plus efficacement ! Notez que cette fonctionnalité remplace l’ancienne version de Devis & Factures, qui sera bientôt obsolète. Alors que l’ancienne version était également accessible via monday Work Management, la nouvelle version est exclusivement réservée aux utilisateurs de monday CRM.

Présentation du nouveau module Devis & Factures de monday CRM

Avec la nouvelle fonctionnalité Devis & Factures, vous pouvez créer, gérer et suivre vos devis et factures en toute simplicité. Cet outil s’intègre directement à vos tableaux CRM existants pour récupérer les informations de vos contacts, produits et services.

Créer un document

La fonctionnalité Devis & Factures est uniquement disponible dans monday CRM. Pour y accéder, cliquez sur Devis & Factures dans le panneau en haut à gauche, puis sur Nouveau document pour commencer.

Créer et choisir un modèle

Vous pouvez créer des modèles de devis et de factures personnalisés pour uniformiser vos documents et faciliter leur usage par votre équipe. Créer un modèle : Consultez l’article « Créer des modèles avec la nouvelle fonctionnalité Devis & Factures » pour obtenir des instructions détaillées. Choisir un modèle : Cliquez sur Nouveau document et utilisez la barre de recherche pour sélectionner un modèle existant.

Compléter le devis ou la facture

Les modèles sont généralement connectés à votre tableau Contacts et à un tableau listant vos produits ou services. Lorsque vous remplissez un document, les informations sont automatiquement récupérées depuis ces tableaux.

Détails et description du document

Après avoir choisi un modèle :

• Ajoutez le destinataire dans le champ Facturé à
• Indiquez la date d’émission
• Modifiez la description du document dans la section prévue à cet effet

Produits & Services

Ajoutez les produits ou services concernés et appliquez, si nécessaire, des ajustements de prix :

Bouton de paiement & notes de bas de page

Au bas du modèle, vous pouvez :

• Ajouter un lien pour un paiement en ligne
• Modifier les notes de bas de page (conditions de paiement, mentions spécifiques, etc.)

Options de personnalisation

En plus du modèle, plusieurs options de personnalisation sont disponibles. Bien que le document soit basé sur un modèle, vous pouvez :

• Modifier le contenu : ajuster les textes, quantités et prix sans affecter le modèle initial.
• Gérer les produits et services : sélectionner des options prédéfinies ou entrer des prix et quantités manuellement.
• Ajuster les prix et taxes : appliquer des remises, taxes et frais supplémentaires si prévus dans votre modèle.

Sauvegarde, prévisualisation et téléchargement

• Sauvegarde automatique : Aucune perte de données en cas d’interruption.
• Prévisualisation : Avant validation, affichez un aperçu du document au format PDF.
• Téléchargement : Téléchargez votre devis ou facture en PDF pour l’envoyer à vos clients.

Suivi des devis & factures dans monday

Tous les devis et factures sont enregistrés dans un tableau unique Devis & Factures de votre monday CRM. Ce tableau est conçu exclusivement pour ce type de documents, avec des colonnes verrouillées pour garantir l’intégrité des données.

Malgré les colonnes verrouillées, vous pouvez :

• Ajouter des colonnes pour suivre des informations supplémentaires (ex. : statut d’approbation).
• Trier et filtrer vos documents par client, statut ou type.
• Ajouter des automatisations pour envoyer des rappels et notifications (état « Envoyé » à « Payé », rappels de paiement, etc.).

Permissions

Actuellement, le nouveau module Devis & Factures ne prend pas en charge les permissions granulaires sur les modèles ou documents. Pour gérer les accès, vous devez configurer les permissions des tableaux liés à vos modèles. Tout utilisateur ayant accès au tableau peut voir, modifier ou supprimer les modèles et documents finalisés.

Bonnes pratiques

• Maintenir la cohérence des modèles : vérifiez régulièrement que vos modèles correspondent à vos prix et ajustements actuels.
• Différencier clairement les modèles : créez des modèles distincts selon les types de clients ou de produits.
• Former vos équipes : assurez-vous que chacun comprend comment utiliser les modèles et gérer les documents pour éviter toute erreur.

Améliorations à venir

monday.com prévoit de développer les fonctionnalités suivantes :

• Regroupement des documents : ajout de catégories distinctes pour devis et factures.
• Intégrations externes : connexion avec des plateformes de paiement tierces.

Vous avez des questions sur la fonctionnalité Devis & Factures de monday CRM ? Des suggestions ? Contactez-nous !

Contactez-nous !