Optimisez votre productivité en intégrant HubSpot et Asana

Résumer cet article

Dans un environnement de travail de plus en plus collaboratif et interconnecté, la communication entre vos différentes équipes est essentielle. Pour aligner vos équipes de vente, de marketing et de gestion de projet, connecter vos outils est une étape incontournable.

À quoi servent HubSpot et Asana ?

Avant de les connecter, il est important de comprendre la force de chacun de ces outils :

• HubSpot est une plateforme CRM dédiée à la croissance de votre entreprise. Elle permet d’offrir des expériences client optimales, de gérer vos ventes, et d’orchestrer vos stratégies d’inbound marketing pour générer des leads. L’objectif d’HubSpot est de rassembler toute votre équipe marketing et commerciale sur une plateforme unique pour développer votre chiffre d’affaires.
• Asana est la plateforme idéale pour l’organisation, le suivi et la gestion de projets et d’équipes. Elle remplace avantageusement les anciens fichiers Excel et les e-mails dispersés en centralisant la communication. Sur Asana, vous avez une vue claire sur la progression des tâches, les étapes clés et les personnes responsables, facilitant ainsi grandement le travail d’équipe.

Les avantages clés d’une intégration entre HubSpot et Asana

Connecter ces deux plateformes complémentaires offre de nombreux bénéfices pour votre entreprise :

• Une collaboration et une transparence accrues : l’intégration permet d’exploiter facilement les données marketing et commerciales de HubSpot CRM directement dans Asana. Les équipes peuvent suivre les performances des campagnes et collaborer depuis un espace centralisé, sans avoir à passer sans cesse d’un outil à l’autre.
• Un gain de productivité et une réduction des retards : en automatisant les processus, la productivité augmente au sein de l’entreprise et les dépenses liées à la gestion ou aux retards de projets sont réduites.
• Un contexte toujours à jour : les équipes de vente et de marketing peuvent consulter des informations clés (comme le montant d’une transaction, son statut ou son propriétaire) directement sous forme de widgets (ou champs) dans les tâches Asana. Ainsi, les prochaines étapes d’un projet ne passent jamais à la trappe.

Comment configurer la synchronisation étape par étape

Il existe deux manières principales de lier les outils selon vos besoins : depuis Asana (pour l’affichage des données) ou depuis HubSpot (pour créer des automatisations).

Configuration depuis Asana :

1. Connectez-vous à Asana et rendez-vous dans le projet où vous souhaitez activer l’intégration.
2. Cliquez sur le bouton Personnaliser (ou workflow) situé dans le coin supérieur droit.
3. Faites défiler jusqu’à la section « Applications » et cliquez sur + Ajouter une application.
4. Cherchez et sélectionnez HubSpot, puis suivez les étapes pour associer votre compte en accordant les permissions nécessaires.
5. Ouvrez une tâche Asana. Vous verrez un nouveau champ HubSpot dans lequel vous pourrez coller l’URL d’une transaction ou d’une campagne HubSpot pour y lier les informations.

Configuration depuis HubSpot :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez au menu Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur un workflow existant ou créez-en un nouveau.
3. Cliquez sur l’icône Plus (+) pour ajouter une action.
4. Dans le panneau de droite, ouvrez l’onglet « Connecter une application » et sélectionnez Créer une tâche Asana. Si c’est la première fois, il vous sera demandé de vous connecter à votre compte Asana.
5. Configurez les détails de votre tâche et cliquez sur Enregistrer.

Automatiser les flux de travail : règles et déclencheurs entre les deux outils

Pour aller plus loin, l’intégration permet d’utiliser des déclencheurs de type « webhooks » à travers les systèmes de règles d’Asana et de workflows d’HubSpot, rendant la création de tâches totalement automatique.

• Utiliser les workflows HubSpot : vous pouvez exploiter toutes les données de votre CRM (transactions, tickets, entreprises) pour déclencher des actions dans Asana. Par exemple, vous pouvez configurer un workflow stipulant que si l’état d’une transaction passe à « closed » (gagné), une tâche « follow up » est automatiquement créée dans Asana et assignée à un membre de l’équipe pour la préparation du projet.
• Utiliser les règles Asana : du côté d’Asana, vous pouvez configurer des règles (déclencheurs externes) qui réagissent aux événements HubSpot. Parmi les déclencheurs disponibles, une règle peut s’activer lorsqu’une offre est créée, lorsque le montant d’une transaction est mis à jour, ou lorsque l’étape (le statut) d’une transaction est modifiée. Cela permet de mettre à jour le statut des tâches Asana en temps réel pour refléter l’avancement commercial.

En combinant la puissance du CRM de HubSpot avec la rigueur organisationnelle d’Asana, vous assurez une communication fluide entre vos services commerciaux et vos équipes de production. Vous n’avez plus qu’à laisser libre cours à votre imagination pour créer les automatisations parfaites pour votre entreprise !

Vous souhaitez un accompagnement pour intégrer HubSpot avec votre solution de gestion du travail Asana ?
Contactez-nous !