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Spécialisée dans l’assistance administrative pour les petites structures, VERSA YS propose un modèle innovant de gestion des tâches, basé sur une « todo list » flexible et partagée entre clients et assistants freelance. Pour structurer sa croissance, centraliser les demandes et piloter précisément la facturation au temps passé, la fondatrice de VERSA YS, Éléonore Melchio, a fait le choix de monday.com. Accompagnée par Synolia dans une démarche de learn by doing, elle a co-construit un écosystème collaboratif, fluide et agile. Retour sur ce projet monday.com hautement personnalisé.
VERSA YS accompagne les petites structures et les professions libérales, notamment les avocats, en proposant des services d’assistance administrative et d’Office Business Management (OBM). L’entreprise se distingue par une offre flexible de « todo list » quotidienne, traitée par une équipe de freelances qualifiés.
Forte du succès de son activité en tant qu’auto-entrepreneure, Éléonore Melchio a créé VERSA YS pour structurer son activité et répondre à un besoin crucial : dépasser les limites des outils standards afin de centraliser la gestion des tâches tout en assurant une traçabilité précise du temps passé pour ses clients.
Le brief : une interface unique pour piloter l’activité et la facturation
La problématique principale résidait dans la dualité des besoins : d’un côté, un outil de collaboration fluide pour gérer les demandes clients et l’activité des freelances, et de l’autres, une gestion commerciale rigoureuse (CRM),
Les besoins, en clair :
Pour répondre à ces enjeux et processus métier spécifiques, VERSA YS a choisi monday.com et Synolia comme partenaire intégrateur.
Plutôt qu’une livraison clé en main, nous avons privilégié une série de workshops collaboratifs. Cette méthode a permis à Éléonore Melchio de s’approprier l’outil tout en bénéficiant de notre expertise technique. Notre consultant, Vincent, a agi comme un véritable partenaire, traduisant des besoins complexes en fonctionnalités intuitives.
L’interface est volontairement très simplifiée pour que les clients adoptent l’outil comme un réflexe. Grâce à l’intégration de Make et de Gmail, les flux d’informations sont automatisés, réduisant ainsi les saisies manuelles. Côté freelances, cette fluidité favorise également l’engagement et une réactivité optimale face aux demandes clients.
Le cœur de la solution repose sur la fonctionnalité de gestion du temps. Chaque assistant déclenche un chronomètre lors du traitement d’une tâche. Cette donnée est directement liée au crédit d’heures du client, offrant une transparence totale et automatisant une partie de la facturation. Ce mécanisme assure une gestion saine de la rentabilité pour chaque pack vendu.
En utilisant monday CRM, VERSA YS dispose désormais d’une base solide pour prospecter et intégrer de nouveaux clients. La structure mise en place est conçue pour accueillir un volume croissant d’utilisateurs sans perdre en qualité de service.
Bien que la solution ne soit pas encore utilisée par l’ensemble des freelances, de nombreux cas pratiques ont déjà été réalisés. Parallèlement, Éléonore Melchio structure l’onboarding des nouveaux clients grâce à des processus dédiés : un mode opératoire écrit et une courte vidéo de démonstration faciliteront la prise en main de la plateforme, tant côté clients que côté freelances. L’objectif : limiter le temps consacré à la formation personnalisée, tout en s’appuyant sur une interface volontairement simple et intuitive.
Le déploiement est imminent (premier semestre 2026), avec une phase de tests prévue pour affiner l’expérience utilisateur. Une étape clé qui permet à VERSA YS d’aborder son développement avec sérénité.
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