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Pour cause, les chefs de projet sont justement formés à la gestion de projet. Aujourd'hui même, la plupart des professionnels gèrent des projets au quotidien. D'après une étude menée par monday.com, 95% des professionnels déclarent gérer des projets dans le cadre de leurs fonctions. En revanche, seulement 29% déclarent être réellement des chefs de projet.
Dans ce cas, quelle est la différence entre les chefs de projets "officiels" et "non-officiels" ? La transparence.
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
Pour mieux comprendre ce distingo, il faut repartir de la base, ce qu'est réellement la gestion de projet. La gestion de projet implique généralement plusieurs ressources de l'entreprise : collaborateurs, budget, etc. La finalité d'un projet peut également être variée : achever une tâche particulière, organiser un événement, mener une action à son terme.
Ainsi, la gestion de projet comprend la conception, l'initialisation, l'exécution, le suivi et la complétion d'un projet quel qu'il soit.
Par ailleurs, et quel que soit le secteur d'activité dans lequel évolue un chef de projet, les tâches qu'il doit accomplir sont relativement similaires. Il s'agit en effet de déterminer les objectifs du projet, de répartir le travail entre les différentes parties prenantes, ou encore de définir le calendrier du projet.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
La gestion de projet dans son sens premier permet aux entreprises de mieux prévoir et limiter les risques, de mieux gérer les coûts et d'obtenir des résultats de meilleure qualité. En effet, selon The Economist Intelligence Unit, 90% des chefs de projet estiment que la gestion de projet est soit essentielle, soit très importante pour leur permettre de délivrer des projets de qualité, et observer des résultats.
Ainsi, les entreprises qui adhèrent au mode de gestion de projet et aux processus associés atteignent ou dépassent plus régulièrement leurs objectifs. Les processus phares sont l'évaluation détaillée du budget et du périmètre des projets, une gestion des risques en continue ou encore le suivi de KPIs liés aux projets.
La gestion d'un projet se découpe généralement en cinq étapes principales :
- Identification : identifier les objectifs de chaque projet
- Initialisation : identifier les livrables, constituer l'équipe projet, identifier les ressources à allouer
- Planning : planifier les échéances du projet, et répartir le travail
- Exécution : exécuter le travail nécessaire et présenter le projet
- Clôture : analyser les échecs et succès du projet
Trois compétences clé pour la gestion de projet
Il existe un nombre infini de compétences qui qualifient un bon chef de projet. Cependant, trois d'entre elles sortent du lot :
La gestion du temps
Savoir gérer son temps est essentiel pour un chef de projet. En effet, pour être en mesure de livrer un projet dans les temps, le chef de projet doit être capable d'estimer le temps à allouer à chaque étape. C'est grâce à cette capacité que le chef de projet identifie les différentes échéances du projet, et le calendrier associé. Par ailleurs, c'est aussi le moyen de prioriser les différentes tâches à effectuées, et de mieux répartir la charge entre les parties prenantes.
Les compétences techniques
Dans un second temps, des compétences techniques sont nécessaires pour mener un projet à bien. En fonction du secteur d'activité de l'entreprise, ou encore du périmètre du projet, celles-ci peuvent varier. Cependant, plus un chef de projet a de compétences techniques liées au projet qu'il mène, plus pertinent il sera dans son exécution. En effet, une bonne connaissance technique est essentielle pour gagner en pertinence dans l'attribution des tâches et l'estimation du temps qu'elles peuvent prendre.
Le sens de la communication
Dans le cadre de la gestion d'un projet, le chef de projet doit avoir d'excellentes compétences en communication. Le chef de projet est un véritable chef d'orchestre, qui doit être capable de coordonner les équipes. Pour que celles-ci puissent travailler efficacement ensemble, c'est au chef de projet de s'assurer que la communication est fluide. Par ailleurs, celle-ci doit être possible à la fois verticalement, mais aussi horizontalement.
Enfin, une bonne communication est le meilleur moyen de s'assurer que chacun comprenne ce qui est attendu de lui, et ce à chaque étape.
La transparence, secret d'une bonne gestion de projet
Il est une valeur qui distingue réellement les bons chefs de projet des autres : la transparence.
La Harvard Business Review définit la transparence comme "la mesure dans laquelle l'information circule librement au sein d'une organisation, entre les dirigeants et les employés, et vers les parties prenantes."
Personne ne peut travailler efficacement, et avancer selon le calendrier si les informations et les mises à jour ne circulent pas facilement et en temps réel.
Les avantages pour les collaborateurs
La transparence permet aux collaborateurs d'être plus agiles, de travailler de manière plus autonome, mais aussi d'atteindre de meilleurs résultats plus rapidement. Comment ? Tout simplement parce qu'ils ont accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement.
Si l'information est partagée, les collaborateurs bénéficient d'une vision plus globale de l'impact de leur travail dans un projet. Ainsi, ils se rendent compte de l'importance des tâches qu'ils effectuent. Plus important encore, ils peuvent ajuster le tir plus facilement, et de manière beaucoup plus agile en cas de besoin.
Les avantages pour les chefs de projet
Si les informations ne sont pas complètement partagées à toutes les parties prenantes du projet, c'est au chef de projet de faire la part des choses. En effet, il est alors le seul qui bénéficie d'une vision complète du projet, et du rôle de chacun. C'est au chef de projet qu'incombe le rôle de ne relayer qu'une partie des informations aux uns et aux autres. Le risque ? Perdre du temps, mais aussi et surtout de l'efficacité. Sans compter que ce rôle de "boîte aux lettres" est épuisant !
En revanche, si toutes les informations sont disponibles pour tous, les collaborateurs deviennent plus efficaces et autonomes. Le rôle du chef de projet retrouve alors toute son essence de chef d'orchestre. Ainsi, son rôle est de s'assurer que tous aient accès à l'information et la comprennent.
Aujourd'hui encore, beaucoup de dirigeants d'entreprise sont frileux face à la diffusion d'informations, qu'ils perçoivent comme une source de pouvoir. Il s'agit donc d'une transformation plus globale, à l'échelle de l'entreprise.
Les méthodologies projet qui reposent sur la transparence
Il existe de nombreuses méthodologies projet. En voici 3, qui reposent sur la transparence.
La gestion de projet en cascade (waterfall)
Cette méthodologie consiste à gérer un projet en suivant différentes phases. Chaque phase comprend des tâches définies, et chacune dépend de l'exécution et des résultats des phases précédentes. Dans ces circonstances, la transparence est clé. En effet, pour avancer de phase en phase, les informations sur la complétion de chacun est essentielle. Sans transparence ni communication, un projet en cascade est voué à l'échec !
La méthode Kanban
Cette méthodologie de gestion de projet agile consiste à s'adapter en permanence au besoin du client. La méthode Kanban fonctionne à partir d'un système de cartes qui représentent les différentes tâches à accomplir. Pour visualiser l'état d'avancement du projet, ces cartes sont réparties par colonnes, généralement trois : "à faire", "en cours", "réalisé".
La force de cette méthode réside dans son aspect visuel : il est alors facile d'évaluer l'état d'avancement du projet. Pour que cela fonctionne, la transparence est, encore une fois, essentielle. C'est bel et bien grâce à cette vision d'ensemble que chacun peut identifier quelles sont les tâches à accomplir, celles qui sont en cours, ou celles qui sont finies.
La méthode Agile
Au-delà d'une méthode de gestion de projet, l'Agile est surtout une manière de penser, qui repose justement sur la transparence. En effet, cette méthode repose sur une adaptabilité constante, et des objectifs à court-terme plutôt que de dessiner l'ensemble du projet en une fois.
Encore une fois, pour rester parfaitement agile, il est nécessaire d'être en mesure de communiquer en continu et surtout en toute transparence. Sans cette transparence, la méthode Agile ne peut fonctionner.
Comment intégrer plus de transparence dans la gestion de projet ?
Pour contribuer au développement de la transparence dans l'équipe projet, voici quelques bonnes pratiques :
- Connaître les forces et faiblesses de chaque partie prenante, et répartir les tâches à accomplir en fonction
- S'équiper d'une solution de gestion de projet efficace et facile à utiliser
- S'assurer que tous les canaux de communication pertinents sont ouverts à tout moment
- Donner accès aux KPIs liés au projet à toutes les parties prenantes
- Organiser des moments d'échange réguliers
La transparence est un vecteur essentiel dans la gestion de projet. Celle-ci ne peut être permise que si les outils, les processus et la manière de penser sont adaptées. Pour cela, découvrez la solution de gestion de projet monday.com, et demandez votre démo gratuite !
