Illustration du décloisonnement des services
Collaboratif

5 façons de développer efficacement la collaboration entre services

Par Synolia le 1 juin 2022

 Lecture 11 minutes

Collaboration interservices. Répétez-le 10 fois rapidement. Et si c'est un défi, sachez qu’il est encore plus difficile de la mettre en pratique efficacement. Alors que de plus en plus d'entreprises travaillent à distance, la collaboration entre services est essentielle pour ceux qui souhaitent garder une longueur d'avance. Mais les entreprises ont encore du mal à l'adopter.

Selon une étude de Deloitte, seules 53 % des entreprises qui adoptent le travail collaboratif ont constaté une amélioration significative de leurs performances. Mais qu'en est-il des 47 % restants ? Pourquoi ont-elles constaté une amélioration minime, voire nulle, de leurs résultats ?

C'est peut-être parce que 75 % des équipes qui collaborent sont dysfonctionnelles dans au moins trois de ces cinq catégories :

  • Respecter le budget prévu
  • Tenir le délai
  • Prendre en compte les spécifications
  • Répondre aux attentes des clients
  • Maintenir l'alignement avec les objectifs de l'entreprise

Dans cet article, nous allons examiner comment et pourquoi la collaboration interservices est essentielle, mais difficile à adopter. Nous proposerons également 5 façons de la mettre en place efficacement. Et nous vous expliquerons comment monday.com peut vous aider.

Qu'est-ce que la collaboration interservices ?

La collaboration interservices est un modèle de travail dans lequel des personnes de différents services unissent leurs forces pour travailler sur un même projet ou vers un objectif commun.

Auparavant, les départements abordaient leur travail quotidien en silos. Nous y reviendrons plus loin. Mais aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises réalisent qu'il est temps d'abattre les murs.

 

74 % des acheteurs attendent des commerciaux et du marketing qu'ils collaborent pour développer leurs activités.

 

Un exemple courant de collaboration entre services est la réunion d'équipe convoquée pour discuter d’un produit. Dans la salle se trouve…

  • Le Chef de produit : Que doit faire le produit ?
  • Le responsable du service client : Que veulent nos prospects et nos clients ?
  • L'équipe commerciale et l'équipe marketing : Que pouvez-vous vendre ?
  • Le designer : À quoi cela doit-il ressembler ?
  • Les développeurs : Qu'est-il réellement possible de faire ?

C'est la collaboration  interservices (ou inter-équipes). Différentes équipes de différents départements, toutes dans la même "pièce" (virtuellement ou physiquement) pour discuter d’un même sujet sous différents angles afin d'atteindre un objectif commun.

La collaboration interne : difficile, mais essentielle !

Difficile. Essentielle. Ce sont les deux mots les plus appropriés pour expliquer la collaboration entre services. Elle est indispensable, mais loin d'être facile à mettre en place efficacement.

Diriger une entreprise qui adopte un modèle de collaboration interservices n'est pas aussi simple qu'on pourrait le croire. Il faut beaucoup de travail en coulisses pour y parvenir et le faire bien. D’abord, vous aurez besoin d'un processus solide et d'une plateforme digitale de grande qualité.

Une collaboration efficace n'est pas une chose que l'on peut laisser se produire naturellement en espérant que cela réussisse, surtout si vos équipes sont habituées à travailler en silos..

Il se passe beaucoup de choses en simultané : différentes équipes travaillent sur diverses tâches, il y a de nombreux délais à respecter, des réponses à apporter, des retours d'information à transmettre… L'utilisation des bonnes plateformes et processus digitaux permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, alors même que des dizaines de tâches sont en cours.

Mais avant d'aborder les outils et les processus, examinons ce qui rend la collaboration interne si difficile.

La collaboration interservices est difficile à mettre en œuvre car elle exige des équipes qu’elles surmontent l’effet silo.

L'effet de silo se produit lorsque les équipes ne disposent pas d'un système de communication efficace.

Nous avons tous déjà fait l'expérience du cloisonnement. S'il vous est déjà arrivé d'être au téléphone avec une personne du service client, d'être transféré à un technicien et de devoir donner à nouveau tous les détails de votre situation, vous avez déjà vécu la frustrante expérience du cloisonnement.

Inutile de dire que cette organisation est loin d'être efficace et que la productivité en prend un coup.

À savoir : le cloisonnement est assez courant dans les cas de collaboration  interservices mal exécutée. Sans visibilité des sujets sur lesquels les autres travaillent, les tâches sont négligées, dupliquées, voire oubliées. La solution pour surmonter ce problème : la transparence !

Les logiciels de gestion du travail offrent une visibilité totale sur les activités de chacun. Il est donc très facile pour les collaborateurs de se tenir au courant de ce qu’il se passe, et il est également facile pour eux d'informer les autres membres de l'équipe de l'avancement de leur travail.

Le template “bridging silos” de monday.com est un excellent exemple de la manière dont un outil de gestion peut aider à surmonter les silos de communication :

Bridging silos template on monday.com

La collaboration interservices est difficile à mettre en œuvre sans plateforme collaborative.

Avec autant de groupes de personnes différents et de tâches différentes en simultané, le manque d'outils rend le travail collaboratif assez difficile.

Et comme les outils collaboratifs augmentent la productivité jusqu'à 30 %, il s'agit là d'un élément à ne pas négliger.

L'utilisation d'une plateforme de gestion de projet permet à chacun de disposer d'un espace de travail central, ce qui facilite un peu plus la collaboration. Tout peut être fait à partir du même endroit, sans avoir besoin de faire des allers-retours entre différents outils.

Project overview on monday.com - outil de collaboration entre services

L’outil collaboratif est utile pour que les personnes de différents services puissent collaborer sur les points suivants :

  • Planification
  • Organisation
  • Répartition des tâches
  • Mise à jour du flux de travail
  • Questions
  • Suivi de l’avancement

La collaboration des services est essentielle car elle facilite l’organisation.

Tous les logiciels de gestion de projet ne conviennent pas aux entreprises. Si vous voulez collaborer efficacement, vous avez besoin d'une plateforme qui permette à chacun de s'organiser et qui favorise la communication.

 

Le saviez-vous ?
71 % des entreprises utilisent un outil de gestion de projet pour que tout le monde soit en phase et travaille vers les mêmes objectifs.

 

L'organisation est essentielle lorsqu'il s'agit de collaboration interservices, et les outils de gestion du travail facilitent amplement la tâche des personnes concernées.

Avec la bonne plateforme, vous pouvez saisir les affectations, les tâches et les échéances de chacun au même endroit. Les tâches peuvent également être assignées individuellement aux membres de l'équipe, afin que chacun sache exactement ce qu'il doit faire, et quand il doit le faire :

Monthly projects on monday.com - outil de collaboration entre services

La collaboration des services est essentielle car elle favorise la communication.

Si vous comptez sur les emails pour communiquer, vous vous exposez à un véritable casse-tête. C'est un processus lent, décousu, qui risque les oublis et la perte d’informations dans les échanges…

Vous avez besoin d'une plateforme qui rende la communication interservices transparente lorsque vous avez à faire à différents services et à des collaborateurs éloignés - surtout lorsque plusieurs personnes sont impliquées.

Des plateformes telles que Slack ou Chatwork vous permettent de créer des groupes pour communiquer. C’est idéal lorsque vous souhaitez partager la même information à toute une équipe.

De plus, vous pouvez trier et rechercher des conversations, créer des canaux distincts pour différentes équipes et définir des notifications et des alertes pour que les messages importants ne se perdent pas :

Slack Source : https://slack.com/intl/fr-fr/features

Avec monday.com, la communication fait partie intégrante de la plateforme.
La collaboration interservices est donc essentielle et difficile, mais pas impossible à mettre en œuvre. Vous pouvez le faire !

Quelles sont les 5 façons d'encourager efficacement la collaboration entre les services ?

Chaque entreprise est différente, et les approches de la collaboration interservices varient. Cependant, il existe cinq bonnes pratiques fondamentales que toutes les entreprises peuvent suivre afin de tirer le meilleur parti de ces nouveaux processus (ou de leur optimisation).

1. Évaluez votre culture de la collaboration entre services.

Votre culture récompense-t-elle la collaboration ? La réponse devrait être oui !

Selon le Conference Board, les dirigeants les plus engagés s'attachent à "favoriser une culture de la collaboration". Et cette collaboration est essentielle pour créer une entreprise agile où des groupes de personnes appartenant à des équipes différentes travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs.

2. Mettez en pratique ce que vous prêchez.

Chers managers : si vous voulez que vos équipes surmontent les silos et collaborent, vous devez mettre en pratique ce que vous prêchez.

 

61 % des dirigeants ne collaborent pas assez régulièrement avec leurs pairs.

 

Les dirigeants et cadres supérieurs doivent sortir de leur univers et de leurs responsabilités pour entrer en contact avec leurs pairs. Prenez le temps d'organiser des discussions avec des personnes de toute l'entreprise sur les performances, les objectifs et les moyens de découvrir de nouvelles possibilités de collaboration. Vous ne le regretterez pas.

3. Définissez des rôles clairs et des objectifs communs.

Lorsque les silos sont surmontés, certaines équipes ont du mal à définir les rôles et les responsabilités de chacun. Aussi, elles peuvent ne pas avoir une vision claire de la manière dont ces rôles s'articulent pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Pour remédier à cela, faites en sorte que votre équipe se rassemble autour d'une vision centrale. Les différentes équipes peuvent partager cette vision pour les guider dans l'élaboration de tâches et de sous-objectifs mesurables.

Les directeurs commerciaux, du marketing, du design et d'autres domaines peuvent alors converger et communiquer pour identifier les tâches clés de leurs équipes. Grâce à une communication et une collaboration permanentes, ils peuvent tous contribuer à un objectif plus vaste et global.

4. Repenser les récompenses et la reconnaissance des employés.

Si vous voulez que les employés changent leur façon de travailler, vous avez tout intérêt à les encourager. Donnez-leur une liste remaniée d'indicateurs clés de performance basés sur les objectifs des projets d'équipe ou sur des objectifs organisationnels plus larges. Mais attention : peu de gens sont susceptibles de travailler ensemble s'ils sont uniquement mesurés et évalués sur leurs performances individuelles.

Pourtant, selon Deloitte, c'est ce que fait encore la plupart des entreprises (55 %). Prenez exemple sur les 28 % d'entreprises qui évaluent leurs employés sur la base de paramètres d'équipe mesurables. Les managers doivent travailler en étroite collaboration avec les RH pour recadrer le processus d'évaluation, en se concentrant moins sur l'accomplissement des tâches individuelles et plus sur les performances de l'équipe.

5. Fournissez les bons outils.

Enfin, il est temps de leur fournir les bons outils de gestion à vos équipes. Vous disposez très probablement de plusieurs solutions technologiques conçues pour aider vos équipes à communiquer en temps réel, à collaborer sur des tâches et à partager des documents et des informations. De la boîte email à Slack en passant par les applications de gestion de projet, ces outils déconnectés sont un casse-tête, surtout si l'objectif est d'améliorer l'alignement entre les services.

Une solution de gestion du travail digitale agit comme une plateforme centralisée pour tout le travail d'équipe. Les flux de travail sont développés pour des équipes et des projets spécifiques et peuvent être personnalisés en fonction de tâches et de points de contrôle particuliers. Cela facilite le suivi et l’exécution des tâches et permet à tous les membres de l'équipe de contribuer de manière égale aux échanges collaboratifs.

Les entreprises qui souhaitent réellement voir un alignement transversal doivent repenser la manière dont leurs équipes fixent les objectifs et mesurent les résultats. Mais surtout, elles doivent repenser la manière dont elles communiquent et collaborent, en favorisant un travail centralisé, qui stimule la productivité. Une solution digitale de gestion du travail peut vous aider à réaliser tout cela, et bien plus encore !

La collaboration interne : plus importante que jamais.

La collaboration interne est plus importante que jamais. Depuis mars 2020 (COVID-19), la capacité à travailler en mode collaboratif est devenue un élément essentiel de la gestion d'une entreprise prospère. Et, l'incapacité à s’adapter est même devenue préjudiciable à votre croissance.

Avant, l’organisation du travail se faisait souvent en fonction du  niveau d'importance des salariés (modèle hiérarchique). La collaboration interservices remet en question ce modèle, en uniformisant les règles du jeu et en permettant à des personnes occupant des postes différents de travailler ensemble.

Aujourd’hui, le passage à la collaboration interservices est en bonne voie. Deloitte a constaté que 31 % des entreprises réalisent la plupart ou la quasi-totalité de leur travail en équipe. Et même les entreprises qui utilisent des structures hiérarchiques progressent vers le travail collaboratif :

Deloitte rapport d'étude

Lorsqu'elle est pratiquée efficacement, la collaboration entre services a le potentiel de produire un travail incroyable. Mais comme vous l'avez compris à la lecture de cet article, elle n'est pas exempte de défis.

L'adoption des bons processus et outils aidera vos équipes internes à devenir aussi efficace que possible.

 

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