Comment créer une roadmap projet efficace en 2022 ?
Collaboratif

Comment créer une roadmap projet efficace en 2022 ?

Par Manon R. le 4 octobre 2022

 Lecture 9 minutes

Les meilleurs chefs de projet savent que les feuilles de route sont essentielles pour obtenir l'adhésion des dirigeants et parties prenantes d’un projet. Bien qu'il soit important d’avoir une vue détaillée et de peaufiner votre stratégie jusqu'à la planification des tâches, la manière dont vous présentez votre vue d'ensemble du projet ne doit cependant pas être sous-estimée. Dans cet article, nous allons vous aider à créer votre propre roadmap projet, en expliquant ce qu'elle comprend, quand l'utiliser et comment la créer avec les outils de monday.com.

 

Qu'est-ce qu'une roadmap projet ?

Vous vous demandez peut-être ce qu'est une roadmap ou feuille de route en gestion de projet ? Une roadmap est un document qui donne la vue d'ensemble d’un projet. Elle présente de manière graphique les objectifs et les livrables de premier niveau sur une timeline. C'est un moyen très efficace de gérer les attentes des parties prenantes tout en communiquant les objectifs et le calendrier du projet aux autres équipes. Avec une roadmap en main, vous et vos parties prenantes avez une meilleure idée de la portée du projet et des éventuels problèmes à surveiller.

Que doit contenir une roadmap projet ?

Une roadmap fournit un aperçu stratégique des principaux éléments d'un projet. Elle doit donc inclure les objectifs, les jalons, les livrables, les ressources, le calendrier, les dépendances et les contacts clés du projet.

Objectifs : Incluez les réponses aux questions "Quel est le but de ce projet ?" et "Quelles sont les conditions de réussite du projet ?".
Jalons : Les jalons sont les dates hypothétiques des principaux événements ou réalisations du projet.
Livrables : Il s'agit de tous les résultats - tangibles ou intangibles - qui sont soumis dans le cadre du projet, à n'importe quelle phase.
Ressources : Vous devez inclure les coûts (ou estimations) des ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation du projet.
Calendrier du projet : Il n'est pas nécessaire d'inclure les détails quotidiens du projet, mais plutôt une vue d'ensemble des dates de début et de fin des actions (souvent représentées sur un diagramme de Gantt).
Dépendances : Indiquez toutes les relations qui ont un impact sur l’activité et les livrables du projet.
Contacts clés : Notez les membres de l'équipe qui travaillent sur le projet et leurs coordonnées.

 

Conseil ! Vous pouvez établir une roadmap même si vous ne disposez pas de toutes les dates pour les premières étapes du lancement du projet. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le modèle de gestion de portefeuille de projets monday.com pour indiquer le nombre de semaines ou de mois au lieu de saisir des dates spécifiques.

 programhighgantt

Quelle est la différence entre une feuille de route et un plan ?

Il est courant de confondre une feuille de route de projet avec un plan de projet. La principale différence entre les deux réside dans le niveau de détail. Une feuille de route reste au premier niveau d’information, tandis qu'un plan vise à inclure les détails avec plus de granularité.

Autrement dit : une feuille de route explique le pourquoi, le qui et le quand, tandis qu'un plan se penche sur le comment. Voici comment les deux se distinguent dans monday.com, et ce qui permet de les personnaliser.

Le modèle de feuille de route de projet monday.com commence par l'essentiel, afin de s'assurer que vous n'incluez que ce dont vous avez besoin.

projectroadmap

Le modèle de projet détaillé monday.com, quant à lui, couvre les détails plus fins d'un projet qui ne figurent pas dans la feuille de route, comme :

  • Les tâches
  • Le processus de validation du client
  • Les problèmes et risques potentiels
  • Les phases
  • Les équipes

singleprojboard

Quand faut-il utiliser une feuille de route ?

Une feuille de route de projet est idéale lorsque vous souhaitez transmettre rapidement des informations importantes aux parties prenantes du projet sans les embarrasser de détails compliqués. Elle permet d’avoir une idée générale des objectifs du projet et de son fonctionnement, sans rentrer dans les tenants et aboutissants au jour le jour. C’est aussi un outil idéal pour les premiers jours d'un projet, lorsque tous les détails ne sont pas encore calés.

Aussi, il est important de noter qu'une feuille de route n'est pas l’outil le plus adapté pour tenir informée l’équipe projet de votre avancée. Les personnes qui œuvrent pour le projet doivent évidemment savoir ce que contient la feuille de route, mais leur visibilité doit porter sur les tâches en cours. Elles ont besoin de voir les détails du projet, et de suivre l’avancement des tâches quotidiennes.

 daily-task-tracker-template

Comment créer une feuille de route réussie ?

L'élaboration de la feuille de route d'un projet nécessite un certain travail de préparation. Voyons les deux premières étapes préparatoires, puis passons à la feuille de route.

1. Rédiger votre “business case” (analyse de rentabilité)

Avant la feuille de route, l’organisation doit connaître les informations les plus importantes du projet. Définissez le projet et justifiez pourquoi vous l'entreprenez. Décrivez les avantages, les coûts et les risques. Il s'agit d'une présentation de premier niveau - rien de trop approfondi. Le but est d’abord d'obtenir l'adhésion et l'approbation.

Pour vous aider à rédiger votre business case, vous pouvez utiliser le modèle de proposition de projet monday.com.

 propositiontemplate

2. Rédigez une charte de projet

Une fois l'approbation obtenue, la charte de projet décrit les points clés du projet tels que les principales étapes et les livrables, les principales parties prenantes, les hypothèses, l'aperçu du calendrier et l'affectation des ressources.

Toutes les informations dont vous avez besoin pour votre roadmap sont présentes dans votre analyse de rentabilité et votre charte. Une fois ces éléments rassemblés, vous êtes donc prêt à créer votre feuille de route.

3. Commencez par un modèle

Construire votre roadmap à partir d'un modèle permet de gagner du temps et de s'assurer que vos roadmaps sont homogènes. Pour commencer, reportez-vous au modèle de feuille de route de projet présenté plus haut dans cette section.

4. Saisissez les informations essentielles de votre projet

Il est maintenant temps de remplir votre feuille de route de projet avec toutes les données citées précédemment. Cela inclut :

  • Les objectifs de votre projet (ainsi que les risques potentiels)
  • Les avantages ou le retour sur investissement potentiel en atteignant ces objectifs
  • Un calendrier de premier niveau montrant toute l'étendue du projet avec les dates de livraison prévues
  • Les workflows pour chacune des équipes travaillant sur le projet (marketing, informatique, ventes, etc.)
  • Les actions de premier niveau à réaliser (des tâches hebdomadaires/mensuelles globales, et non des tâches quotidiennes/horaires)
  • Les grandes phases du projet (obtention du financement, recherche d'un fournisseur/contrats, achèvement du code, etc.)

5. Collaborez avec les parties prenantes

Même si vos informations ont été pré-approuvées, il est préférable d'obtenir les retours des principales parties prenantes lors de l'élaboration de la feuille de route. Elles peuvent vous aider à combler des points manquants, et leur adhésion préalable vous sera bénéfique.

6. Actualiser, actualiser, actualiser

Les projets changent tout le temps, surtout si vous adoptez une méthode agile. Une feuille de route peut être modifiée pour refléter les changements de délais, de ressources, de jalons et de dépendances. C'est là que les workflows sont vraiment utiles. La mise à jour de la feuille de route monday.com est beaucoup moins chronophage, moins fastidieuse et moins sujette aux erreurs qu'une feuille de route sur papier ou sur tableur. Voici quelques fonctionnalités de gestion de projet incluses dans monday.com :

Approbation de projet :

Les équipes peuvent utiliser des formulaires standardisés pour recueillir les informations nécessaires à des propositions de projet. Toutes les informations sont ajoutées à un tableau dans lequel elles peuvent mettre en place des automatisations et des statuts pour accélérer les approbations.

Planification du projet :

Les membres de l'équipe peuvent désigner des propriétaires et des contributeurs, fixer des échéances précises et suivre l'état d'avancement de chaque projet. Les équipes peuvent également gérer la durée du projet, le budget, les parties prenantes... À n'importe quelle étape !

Gestion de portefeuille :

Les équipes peuvent avoir une vue d'ensemble en rassemblant les données de tous les projets de différents programmes dans un même tableau de bord. Les équipes peuvent également relier instantanément les budgets, les délais, les coûts réels, les risques et la progression pour identifier les goulots d'étranglement et les tendances.

Création de documents :

monday workdocs vous permet d'aller encore plus vite en créant vos propres documents sur la plateforme, où vous pouvez ajouter du texte, des images, des tableaux et des tableaux de bord directement depuis votre espace de travail.

 

L'élaboration d'une feuille de route est une étape essentielle pour évaluer où vous en êtes et où vous voulez aller. Et surtout, comment y parvenir ! Elle est essentielle pour obtenir l'adhésion des clients et des parties prenantes. Pour que votre feuille de route soit un succès, elle doit être flexible, visuelle et facile à partager. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est donc un excellent moyen d'y parvenir.

 

Je teste gratuitement monday.com

LinkedIn Email
Découvrez également...