L’agence Brioude centralise sa gestion de projet sur monday.com

Une digitalisation nécessaire

Pour assumer une telle croissance, Brioude s’est entourée des meilleurs talents et à toujours pris soin de leur fournir les meilleures conditions de travail. “En 2014, nous avons notamment entamé un chantier de digitalisation important”, explique Yannick Socquet, président de l’entreprise. “Nous utilisions des outils développés par nous-mêmes mais qui n’étaient pas optimisés et, surtout, difficiles à maintenir en état. Afin d’être plus performants, nous avons donc pris le parti de réorganiser notre Système d’Information autour de trois briques : le CRM, la gestion de projet et la facturation.” Cependant, afin d’avancer efficacement dans cette digitalisation, Brioude a pris le parti d’avancer progressivement et de commencer par un CRM composé des 3 briques.

monday.com pour la gestion de projet

Ainsi, pendant 5 ans, l’agence a utilisé cet outil central pour la gestion de ses données, le déploiement de sa stratégie commerciale et le développement de son activité. Puis, début 2020, l’heure de la maturité a sonné.

Pour la gestion de projet, et après avoir hésité avec des alternatives qui répondaient moins bien à ses besoins comme Trello et Asana, Brioude a opté pour la plateforme de travail collaboratif actuellement leader sur son marché, monday.com.

Un board, un client, des collaborateurs

Aujourd’hui, Brioude consacre un board monday.com à chacun de ses projets. C’est à travers lui que les équipes planifient les étapes de réalisation, en suivent l’évolution et organisent les échéances. Chaque board est créé au début du projet par un membre de l’équipe qui se charge ensuite d’ajouter les autres collaborateurs concernés. Chacun met à jour les tâches qui le concernent et alimente régulièrement le board : création des tâches, ajout de documents, statuts, commentaires… “Tout le monde intervient, fait vivre le tableau et se l’approprie”, confirme Yannick Socquet.

De plus, des partenaires de l’agence peuvent être amenés à collaborer avec les équipes de Brioude. Selon les besoins, ils sont susceptibles d’accéder aux boards des projets ou bien les documents qu’ils fournissent sont centralisés dans monday.com, comme tous les autres fichiers liés au projet. De cette façon, monday.com concentre l’ensemble des informations concernant un projet en un seul endroit et garantit leur préservation. Plus besoin de chercher à de multiples endroits, les équipes accèdent aux bonnes données rapidement, sans effort.

De plus, “nous partageons le board du projet avec le client afin qu’il puisse suivre son évolution. Nous tenons à être complètement transparents avec lui. Il peut voir ce qu’on a fait et ce qu’on va faire et retrouver l’ensemble des éléments officiels liés au projet comme le livrable. C’est un gage de qualité et un service supplémentaire apprécié par les clients”, explique Yannick Socquet. Et grâce à la gestion avancée des accès aux colonnes, l’agence peut sélectionner ce que les clients voient et celles auxquelles ils n’ont pas accès.

De plus, en qualité de président, Yannick Socquet dispose, de son côté, d’un board pour gérer la charge de travail de ses équipes. “Je peux y voir tous les projets et les personnes qui y sont affectées. Je peux trier par collaborateur ou bien par chantier. Ce qui permet de visualiser rapidement l’emploi du temps de chacun et d’optimiser la gestion des ressources.” Chaque collaborateur possède également ses propres boards qu’il organise comme il le souhaite. “Enfin, nous possédons également d’autres tableaux participatifs internes pour faire de la veille et diffuser des informations propres à l’entreprise.”

Un accompagnement indispensable

S’adaptant véritablement à tous les besoins, il est en effet conseillé de se faire accompagner dans le paramétrage et la prise en main de la solution. C’est ce qu’a fait Brioude en faisant appel à Synolia ! “J’ai exposé mon idéal aux équipes de Synolia, ainsi que mes besoins, et elles ont fait en sorte de les retranscrire dans monday.com. Grâce à elles, j’ai gagné énormément de temps et ai pu tirer pleinement profit de la solution. Sans elles, nous n’en serions pas à ce niveau d’expertise”. En parallèle, les équipes de Brioude ont été formées et ont enrichi leurs connaissances avec la documentation officielle de l’éditeur.

Des processus optimisés

Avec monday.com, c’est toute l’agence qui a vu son quotidien être révolutionné. “Nous avons le sentiment d’être déjà allés assez loin dans l’utilisation de l’outil. Désormais, nous voulons continuer d’apprendre à le connaître pour continuer à l’exploiter au maximum de son potentiel”, déclare Yannick Socquet. Ce qui est sûr c’est qu’aujourd’hui, les équipes de Brioude ne peuvent plus se passer de monday.com. “La plupart (environ 30) des collaborateurs l’utilise au quotidien, contrairement à notre CRM dont l’usage est réservé à une petite dizaine d’utilisateurs. C’est pourquoi nous considérons monday.com comme l’outil central de l’entreprise, le plus indispensable à notre activité.”