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L’agence Brioude centralise sa gestion de projet sur monday.com

Services
Agence de marketing digital, Brioude Internet est spécialisée dans le référencement naturel depuis 1998. Pionnière dans le secteur depuis le départ, l’entreprise emploie aujourd’hui une trentaine de collaborateurs. L’objectif de l’agence est simple : rendre visible ses clients dans les résultats des différents moteurs de recherche. Grâce à son expertise en SEO, SEA, réseaux sociaux, webmarketing et e-commerce, elle se positionne aujourd’hui comme une agence capable d’exploiter tout son potentiel et de se développer rapidement, au profit de ses équipes et de ses clients.

Site web agence marketing Brioude

Une digitalisation nécessaire

Pour assumer une telle croissance, Brioude s’est entourée des meilleurs talents et à toujours pris soin de leur fournir les meilleures conditions de travail. “En 2014, nous avons notamment entamé un chantier de digitalisation important”, explique Yannick Socquet, président de l’entreprise. “Nous utilisions des outils développés par nous-mêmes mais qui n’étaient pas optimisés et, surtout, difficiles à maintenir en état. Afin d’être plus performants, nous avons donc pris le parti de réorganiser notre Système d’Information autour de trois briques : le CRM, la gestion de projet et la facturation.” Cependant, afin d’avancer efficacement dans cette digitalisation, Brioude a pris le parti d’avancer progressivement et de commencer par un CRM composé des 3 briques.

monday.com pour la gestion de projet

Ainsi, pendant 5 ans, l’agence a utilisé cet outil central pour la gestion de ses données, le déploiement de sa stratégie commerciale et le développement de son activité. Puis, début 2020, l’heure de la maturité a sonné.

“Nous nous sommes sentis frustrés dans l’usage du CRM ! Durant ces années, nous avons acquis une vraie expertise mais nous avons fini par atteindre les limites de cet outil. Cette période a été nécessaire pour confirmer l’intérêt de notre organisation en trio. C’est pourquoi, après 5 ans avec notre CRM, nous avons souhaité évoluer et avons cherché la meilleure technologie pour chacune des briques”
Yannick Socquet, Président, Brioude Internet

Pour la gestion de projet, et après avoir hésité avec des alternatives qui répondaient moins bien à ses besoins comme Trello et Asana, Brioude a opté pour la plateforme de travail collaboratif actuellement leader sur son marché, monday.com.


Dashboard monday.com de l'agence Brioude Internet

Des objectifs ambitieux

“Nous avons été confortés dans notre choix car nous connaissions déjà l’intégrateur officiel de monday.com, Synolia, qui se trouvait en plus à Lyon, près de l’une de nos agences”, précise Yannick Socquet.

En choisissant monday.com, l’agence Brioude avait plusieurs objectifs : optimiser la planification et l’organisation de ses projets, collaborer plus efficacement, améliorer la productivité de ses équipes, centraliser et partager l’ensemble de ses données et renforcer la qualité du service offert à ses clients. Grâce à monday.com, c’est chose faite !

Un board, un client, des collaborateurs

Aujourd’hui, Brioude consacre un board monday.com à chacun de ses projets. C’est à travers lui que les équipes planifient les étapes de réalisation, en suivent l’évolution et organisent les échéances. Chaque board est créé au début du projet par un membre de l’équipe qui se charge ensuite d’ajouter les autres collaborateurs concernés. Chacun met à jour les tâches qui le concernent et alimente régulièrement le board : création des tâches, ajout de documents, statuts, commentaires… “Tout le monde intervient, fait vivre le tableau et se l’approprie”, confirme Yannick Socquet.

 

Board Seo monday.com utilisé par Brioude

De plus, des partenaires de l’agence peuvent être amenés à collaborer avec les équipes de Brioude. Selon les besoins, ils sont susceptibles d’accéder aux boards des projets ou bien les documents qu’ils fournissent sont centralisés dans monday.com, comme tous les autres fichiers liés au projet. De cette façon, monday.com concentre l’ensemble des informations concernant un projet en un seul endroit et garantit leur préservation. Plus besoin de chercher à de multiples endroits, les équipes accèdent aux bonnes données rapidement, sans effort.

De plus, “nous partageons le board du projet avec le client afin qu’il puisse suivre son évolution. Nous tenons à être complètement transparents avec lui. Il peut voir ce qu’on a fait et ce qu’on va faire et retrouver l’ensemble des éléments officiels liés au projet comme le livrable. C’est un gage de qualité et un service supplémentaire apprécié par les clients”, explique Yannick Socquet. Et grâce à la gestion avancée des accès aux colonnes, l’agence peut sélectionner ce que les clients voient et celles auxquelles ils n’ont pas accès.

Bénéficier d’une vision globale

D’autre part, Brioude rassemble l’ensemble de ses projets, ainsi que les budgets et diverses caractéristiques liées aux clients (contacts, devis…), dans un seul et unique board monday.com. “Ce board nous permet d’avoir une vision macro de tous nos projets et de bénéficier d’une visibilité globale pertinente pour gérer des aspects plus stratégiques”, précise Yannick Socquet.

Illustration vision globale grâce aux boards

 

De plus, en qualité de président, Yannick Socquet dispose, de son côté, d’un board pour gérer la charge de travail de ses équipes. “Je peux y voir tous les projets et les personnes qui y sont affectées. Je peux trier par collaborateur ou bien par chantier. Ce qui permet de visualiser rapidement l’emploi du temps de chacun et d’optimiser la gestion des ressources.” Chaque collaborateur possède également ses propres boards qu’il organise comme il le souhaite. “Enfin, nous possédons également d’autres tableaux participatifs internes pour faire de la veille et diffuser des informations propres à l’entreprise.”


Outils adopté par les utilisateurs

monday.com, un outil pleinement adopté

Aujourd’hui, tous les collaborateurs utilisent monday.com au quotidien. L’ensemble de la gestion de projet est basé dessus et les données liées y sont centralisées. L’avantage de monday.com ? Sa modularité ! En effet, “monday.com est malléable à souhait ! C’est un corps neutre que nous modulons à notre image, en fonction de nos besoins”, explique Yannick Socquet. Et il n’a pas fallu beaucoup de temps pour convaincre les équipes qui ont adopté l’outil extrêmement rapidement.

Pourtant, si aujourd’hui, les équipes de Brioude sont expertes de la solution, elles sont passées par une phase d’apprentissage nécessaire. En effet, “sur monday.com, il est possible de tout faire mais, si des spécialistes ne nous guident pas, le temps peut sembler long”, confirme Yannick Socquet.

Un accompagnement indispensable

S’adaptant véritablement à tous les besoins, il est en effet conseillé de se faire accompagner dans le paramétrage et la prise en main de la solution. C’est ce qu’a fait Brioude en faisant appel à Synolia ! “J’ai exposé mon idéal aux équipes de Synolia, ainsi que mes besoins, et elles ont fait en sorte de les retranscrire dans monday.com. Grâce à elles, j’ai gagné énormément de temps et ai pu tirer pleinement profit de la solution. Sans elles, nous n’en serions pas à ce niveau d’expertise”. En parallèle, les équipes de Brioude ont été formées et ont enrichi leurs connaissances avec la documentation officielle de l’éditeur.

 

 

Dashboards monday.com

“Aujourd’hui, nous avons retranscrit 100% de nos processus dans monday.com. Et nous les avons même améliorés ! Avant, pour planifier un projet, il me fallait 15 minutes, aujourd’hui, avec monday.com, il m’en faut 3. C’est beaucoup plus simple, plus efficace et plus visuel”
Yannick Socquet, Président, Brioude Internet

Des processus optimisés

Avec monday.com, c’est toute l’agence qui a vu son quotidien être révolutionné. “Nous avons le sentiment d’être déjà allés assez loin dans l’utilisation de l’outil. Désormais, nous voulons continuer d’apprendre à le connaître pour continuer à l’exploiter au maximum de son potentiel”, déclare Yannick Socquet. Ce qui est sûr c’est qu’aujourd’hui, les équipes de Brioude ne peuvent plus se passer de monday.com. “La plupart (environ 30) des collaborateurs l’utilise au quotidien, contrairement à notre CRM dont l’usage est réservé à une petite dizaine d’utilisateurs. C’est pourquoi nous considérons monday.com comme l’outil central de l’entreprise, le plus indispensable à notre activité.”

Grâce aux équipes de Synolia, nous avons gagné énormément de temps et pouvons tirer pleinement profit de la solution. Sans elles, nous n’en serions pas à ce niveau d’expertise”

Yannick Socquet, Président, Brioude Internet

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