Citévo : le leader du foncier nouvelle génération simplifie son organisation (CRM, RH et gestion de projet) avec monday.com
Créé en 2012 par Edwin Carpentier et Nicolas von Nagel, Citévo est un acteur qui fait bouger les lignes du foncier. Son activité consiste à créer du logement dans les zones denses et les tissus pavillonnaires existants. À travers des opérations d’ingénierie foncière, Citévo propose des surfaces plus adaptées à la demande actuelle, et limite ainsi l’étalement urbain sur les terres agricoles et naturelles. En 2021, pour organiser son activité de division et de promotion, Edwin Carpentier a choisi d’intégrer l’outil monday.com avec Synolia. Pour l’entreprise, c’est un projet structurant qui touche toutes les fonctions…
Centraliser l’information et simplifier la vie des collaborateurs
Avec un siège en Île-de-France et huit agences en région, l’activité foncière de Citévo s’organise entre la division et la promotion immobilière. Les équipes de développement commercial sont chargées de trouver le foncier, tandis que les équipes de gestion de projet s’occupent du suivi des dossiers, de l’acceptation de l’offre à la transaction finale.
Jusqu’en 2021, tous les collaborateurs utilisent des fichiers Excel partagés sur un drive.
Mais au fur et à mesure que l’entreprise grossit, il devient de plus en plus difficile de suivre les informations d’un projet de manière efficace.
Alors, pour faciliter le partage d’informations entre les équipes et gagner en visibilité sur l’activité, Edwin Carpentier, le fondateur de Citévo, décide de mettre en place un outil collaboratif. Un outil facile à prendre en main et qui simplifie la vie de ses salariés…
Le brief Citévo
Une solution collaborative pour accéder à l’information de manière centralisée et avoir de la donnée sur nos métiers.
Pour ce projet de transformation digitale, Edwin Carpentier se met en quête d’une solution collaborative, adaptée aux équipes commerciales et équipes projet. La solution doit permettre de créer des opportunités, de les analyser, de les suivre, de les transformer en projet… En somme, elle doit s’adapter au cycle de vie d’un projet immobilier et assurer le transfert de dossiers entre les deux équipes. Le tout en évitant les doublons et saisies multiples !
Synolia x monday.com
Après avoir consulté plusieurs éditeurs, c’est finalement la solution monday.com (avec Synolia en partenaire intégrateur) qui est retenue.
Nos prestations : conseil et accompagnement au choix de la solution, ateliers de spécifications des besoins et conception, support au déploiement, développement et mise en place des intégrations spécifiques (Prospec’Immo, Docugen, Vlookup).
La conception d’un outil parfaitement adapté aux process des utilisateurs
L’accompagnement de Synolia a débuté par des ateliers de conception pour dessiner les contours d’un outil parfaitement adapté au process des équipes. Avec Citévo, nous avons élaboré les tableaux dédiés à chaque fonction de l’entreprise :
- Pour les chargés de développement commercial, un tableau qui leur permet de visualiser toutes les affaires qui leur sont assignées. Ce tableau centralise les informations clés d’une affaire, par colonnes, sur une seule et même ligne : nom de l’affaire, étape du cycle de vente, montant de l’affaire, surface, adresse, type de division, nombre de lots, date de l’offre, statut de l’offre… Ainsi, ils peuvent suivre très facilement l’avancement d’un potentiel projet !
- Pour les équipes de gestion, aucune déperdition d’information ! Une automatisation spécifique mise en place via Make permet de transférer toutes les données du projet commercial validé dans un tableau dédié au suivi opérationnel du projet. Ce tableau intègre toutes les tâches à réaliser pour le montage du dossier (montage administratif et financier, permis de construire, commercialisation, etc.) jusqu’à la transaction finale.
Zoom sur les intégrations spécifiques au projet : Prospec-immo, Docugen et Vlookup
En observant le potentiel de l’outil, Edwin Carpentier a souhaité aller plus loin dans l’utilisation de monday.com et a sollicité Synolia pour la mise en place d’intégration spécifiques, au service des métiers.
Prospec-immo est un logiciel pour les professionnels de l’immobilier. Il permet de recenser toutes les annonces immobilières. Par le biais de Make (ex Integromat), nous avons intégré ce logiciel dans un tableau monday.com dédié. Ainsi les commerciaux sont alimentés quotidiennement en annonces. Depuis un seul et même outil, ils peuvent définir leur critère de recherche, identifier les opportunités qui les intéressent et les ajouter à leur tableau de suivi commercial sans avoir à ressaisir toutes les informations. Un vrai gain de temps !
L’instance monday.com de Citévo intègre également Docugen, un générateur de document disponible sur la marketplace et qui permet de créer des modèles de document prêts à l’emploi. Déjà utilisée par les équipes commerciales, cette intégration sera déployée à toutes les équipes de gestion de projet.
Enfin, l’intégration de Vlookup permet d’affecter une chaîne hiérarchique à chaque collaborateur. Ainsi, les assignations et circuits de validation adressent automatiquement les bonnes personnes, tout en respectant les règles de confidentialité propres à la fonction de chacun.
L’activité pilotée avec efficacité !
Pour la direction aussi, monday.com est une petite révolution…
En plus de simplifier la vie des équipes métier, l’outil permet de mesurer toutes les données liées aux projets. Cela permet de mieux connaître l’activité, mais aussi d’avoir une meilleure prédictibilité des résultats.
Résultats
Aujourd’hui, tout le monde utilise monday.com chez Citévo. Cela représente une cinquantaine d’utilisateurs. Les équipes développement comme la direction apprécient le gain de temps et la facilitation du travail quotidien.
- Fin des doublons et saisies multiples
- Gain de temps et d’efficacité pour tous les utilisateurs
- Une trentaine de modèles de documents prêts à l’emploi
- Possibilité de mesurer l’activité (nombre d’offres, de promesse, marge, délai entre deux étapes…)
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