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Contentsquare : une organisation du studio design au carré avec monday.com

Contentsquare, start-up française fondée en 2012, compte aujourd’hui 1500 collaborateurs à l’international. Sa mission ? Aider les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à créer “un monde digital plus humain”. Comment ? Grâce à une plateforme de Digital Experience Analytics, basée sur l’IA, qui transforme les datas comportementales des utilisateurs en recommandations à chaque étape de leur parcours en ligne. Ainsi, Contentsquare contribue à la transformation digitale des entreprises et à l’amélioration de l’expérience de leurs clients. Pour cela, elle peut compter sur son studio international de création interne. Et sur monday.com ! La solution de gestion de projet qui lui permet d’organiser et de suivre efficacement les demandes créatives venant de tous les services, et du monde entier…

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Mieux gérer les projets d’un studio de création réparti aux quatre coins du monde

Depuis sa création en 2012, la plateforme analytique Contentsquare s’est fortement développée et compte aujourd’hui 1500 collaborateurs. Parmi lesquels, une équipe de vingt-cinq designers. Brand designer, graphic designer, art director, stratégiste, motion designer… Tous répartis entre Sydney, Munich, Londres, Amsterdam, Paris et New-York.

Au pilotage du studio Design & UX, Fanny Pourcenoux, directrice du design et Ornella Kolle, design operations manager.

 

Ornella est chargée du suivi des projets de l’équipe, de l’assignation des tâches aux designers et du respect des plannings. Lorsqu’elle arrive chez Contentsquare 2021, aucune solution de gestion de projet n’est utilisée. Les demandes et le suivi des projets se font sur Slack, Trello, par e-mail, par téléphone, ou encore… Devant la machine à café !

 

Rapidement, elle identifie les pains points de cette organisation et se met en quête d’une solution de gestion de projet qui permette à l’équipe Design & UX d’organiser de manière efficace la réception et le traitement des demandes de création.

Le brief Contentsquare

Une solution de gestion de projet intuitive, qui permet de centraliser l’information et de tracer un projet succinctement.

 

Dès son arrivée dans l’entreprise, Ornella Kolle note des problèmes de communication : multiplicité des interlocuteurs partout dans le monde, multiplicité des canaux utilisés (Slack, Trello, e-mail, téléphone…), aucun historique des échanges…

“Nous communiquons avec le monde entier et il y avait une vraie nécessité à centraliser l’information, à nous permettre de tracer un projet succinctement.”
Ornella Kolle, design operations manager, Contentsquare

Elle note également un problème de répartition et de priorisation des tâches. À chaque nouvelle demande adressée au studio, difficile de savoir quel designer est disponible. Et difficile pour les designers de savoir quelle tâche est la plus urgente…Enfin, les briefs créatifs ne sont jamais formulés de la même façon, et sont plus ou moins complets selon le demandeur… Pour Ornella Kolle, Il y a une vraie nécessité à uniformiser les briefs avec des modèles et des processus identiques pour tous les demandeurs et tous les projets.

Synolia x monday.com

Après beaucoup de benchmark, Ornella Kolle découvre monday.com. Une solution capable d’intégrer les problématiques d’un studio de création interne. Mais aussi une solution intuitive, qui permet à différents métiers d’interagir sur une seule et même plateforme.

Lorsque le service Marketing de Contentsquare décide d’onboarder toute son équipe sur monday.com. Ornella saute sur l’occasion et intègre également la solution au studio Design & UX.

 

Logos Synolia et monday.com

“Comparé à d’autres logiciels testés, monday.com est beaucoup plus facile d’accès, plus intuitif. Au niveau de la plateforme en elle-même mais aussi au niveau du contenu d’aide qu’on peut trouver en parallèle sur Youtube.”
Ornella Kolle, design operations manager, Contentsquare

Un espace de travail où tout le monde peut collaborer

La design operation manager de Contentsquare met en place un tableau accessible à tous les stakeholders de l’entreprise. Un espace partagé dédié aux requêtes mais aussi à la compréhension des méthodes et guidelines du studio Design & UX.
Pour cela, la rubrique Documents centralise tous les supports de présentation du studio, les modèles de brief pour les designers, les processus pour faire une demande, le déroulé d’un projet… Ainsi, toutes les parties prenantes sont alignées sur un même mode de collaboration.

 

 

 

Fluidifier les échanges grâce aux automatisations

Grâce aux automatisations, les tâches sont adressées au studio de manière beaucoup plus fluide, avec des niveaux de priorités et des deadlines maîtrisées. Lorsqu’un stakeholder soumet une nouvelle requête, la deadline est définie automatiquement en fonction du motif et de son niveau de priorité. Par exemple, pour la création d’un template d’emailing, la deadline est automatiquement fixée dans les 3 à 5 jours suivants la requête.

Lorsque la tâche est prête (avec brief en attache), elle bascule automatiquement dans la “Kitchen”, le tableau de gestion de la design operations manager. Ornella Kolle est notifiée et peut alors assigner la tâche à un designer, en fonction de sa charge de travail.

Aussi, les étiquettes Statut permettent aux stakeholders de suivre chaque étape de la tâche en cours (In Progress, Studio Review, Stakeholder Review, Feedback In…). Ainsi, ils ne s’inquiètent plus de l’avancement de leur projet.

“Les automatisations de monday.com me permettent d’éliminer toutes les opérations répétitives et les communications inutiles.”
Ornella Kolle, design operations manager, Contentsquare

Mesurer les KPI

Pour Ornella Kolle, l’intérêt de monday.com réside aussi dans sa capacité à pouvoir mesurer les KPI essentiels au pilotage et à l’amélioration des process du studio. Grâce aux fonctionnalités de monday.com, elle peut suivre : le profil des stakeholders, le type de requête, le temps de réactivité pour traiter une nouvelle demande, le respect des délais…

“Grâce à monday.com je suis capable de savoir que 60% des gens qui nous sollicitent sont des personnes du service marketing, et 40% sont des corporates (customer experience, sales, RH, talent acquisition, BI, R&D…).”
Ornella Kolle, design operations manager, Contentsquare

Aussi, la mise en place d’un “turn time” permet de mesurer le temps écoulé entre la réception d’une nouvelle demande dans la Kitchen et l’assignation à un designer. Lorsque la tâche est assignée, le chronomètre s’arrête automatiquement. La design operations manager peut ainsi mesurer le temps de traitement moyen d’une nouvelle demande.

Autre indicateur, dans son tableau “Completed”, Ornella Kolle peut visualiser les tâches qui ont été réalisées dans les temps ou en retard. Cela lui permet de réévaluer régulièrement le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.

En conclusion

Après un an d’utilisation quotidienne, Ornella Kolle considère monday.com comme un véritable partenaire de travail. La solution prend en compte ses attentes et propose différentes fonctionnalités pour y répondre.

“Je suis arrivée avec une liste de points que je souhaitais mettre en place. Monday m’a montré ce qu’il pouvait faire.”
Ornella Kolle, design operations manager, Contentsquare

Ainsi, l’outil lui a permis de gagner en sérénité et de diviser sa charge de travail par deux (moins de relances, moins de sollicitations…). En parallèle, le studio Design & UX a gagné en autonomie et a pu instaurer une relation de confiance avec les stakeholders. Les projets sont plus qualitatifs, mieux suivis, livrés dans un meilleur respect des délais…

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