Comment Havea déploie monday.com à l’échelle du groupe pour favoriser la collaboration interne

Ses principaux atouts : une stratégie centrée autour de 6 marques stratégiques à forte notoriété (Densmore, Naturé Moi, Biolane, Vitavea, Aragan et Dermovitamina), et une distribution multicanale efficace et diversifiée (pharmacies et parapharmacies, grande distribution, magasins spécialisés, vente par correspondance et e-commerce), en France et à l’international.

Devenir numéro 1 du marché

Depuis trois ans, le groupe a entamé une véritable transformation pour devenir numéro 1 du marché européen et accroître, encore plus, ses performances. Pour y parvenir, le groupe a misé sur plusieurs axes de développement. L’un d’eux a été consacré aux collaborateurs avec pour objectif d’optimiser la gestion de projet, de faciliter le travail entre les différents services et d’améliorer leur productivité.

“Pour cela, le groupe a décidé de mettre en place un outil de travail collaboratif. Nous voulions une solution qui soit facile d’utilisation, adaptée à plusieurs métiers, et qui favorise la transversalité et la coordination entre les services”, précise Laura Pouget, Project Management Officer.

Havea a sélectionné monday.com, leader et pionnier des solutions de travail collaboratif. Flexible et performante, la plateforme de monday.com répond à des besoins divers et variés. En reproduisant les process et workflows d’une entreprise, l’outil s’impose comme un allié fiable, personnalisable et, surtout, très facile d’utilisation. Sans oublier ses nombreuses options de visualisation et d’automatisation.

Une intégration progressive

Chez Havea, l’outil a d’abord été déployé auprès de 15 collaborateurs issus des équipes Design et Digital, en octobre 2018. Côté Digital, il s’agissait avant tout de structurer la réalisation des projets digitaux qui avaient une date butoire et des étapes de réalisation pré-définies. Exemple : la conception d’une application. L’objectif était d’identifier précisément le rôle de chaque partie prenante, de suivre en temps réel l’état d’avancement des tâches de chacun et de respecter les délais fixés en adaptant la réalisation selon sa progression.

Pour l’équipe Design, monday.com a été intégré pour gérer des projets de refonte du design des packagings impliquant plusieurs services au sein du Groupe. “Les principales étapes étaient à chaque fois identiques : brief, conception, relecture réglementaire, validation… Nous avons donc retranscrit les workflows dans monday.com pour plus d’aisance et d’efficacité”, explique Laura Pouget. Ainsi, chaque service concerné bénéficie d’une meilleure visibilité sur la progression du projet, à son échelle et à celle des autres acteurs. Chacun peut ainsi mieux s’organiser pour respecter les délais et avancer selon l’intervention de chaque service.

Un outil pour tous les services de groupe Havea

Satisfait de l’outil, le groupe a progressivement étendu l’utilisation de la solution à d’autres équipes : commerciale, marketing, réglementaire, scientifique, opérations / achats, R&D. Un an et demi après, elle recense environ 200 utilisateurs répartis dans différents services des marques du Groupe.

Désormais, une grande partie des équipes travaillent avec monday.com. “La plupart l’utilisent pour la gestion de projet globale. Il s’agit alors de suivre avec précision et efficacité des plans d’action structurés avec des missions diverses attribuées à plusieurs services. D’autre part, les collaborateurs se servent également de l’outil pour des projets impliquant des délais fixes et qui nécessitent plusieurs validations, par différentes entités. Il est notre fil rouge pour penser à tout.” Les collaborateurs gagnent beaucoup de temps dans leur gestion de projet et améliorent ainsi leur productivité.

Plus de transparence et de fluidité

Chez Havea, monday.com a contribué au développement d’une plus grande transparence. En favorisant le partage de données et la communication, l’outil permet aux collaborateurs de bénéficier rapidement et sans effort d’informations et d’échanges contextualisés. C’est la fin du cloisonnement et l’ouverture des frontières au sein du groupe. Les collaborateurs avancent dans le même sens, avec des objectifs communs et des moyens identiques.

Par conséquent, la gestion des projets transverses, très présents chez Havea, est largement facilitée. Les équipes intégrées à un projet disposent du même niveau d’information et s’organisent de façon autonome, en fonction des tâches qu’elles doivent réaliser et des délais imposés. “monday.com facilite aussi bien la communication que la transversalité au sein du groupe. L’outil rend le travail en équipe plus fluide et favorise la transparence et l’autonomie, au bénéfice global du groupe”, explique Laura Pouget.

Une collaboration fructueuse

Tout au long de la collaboration avec Havea, Synolia a su être présente et réactive pour répondre rapidement aux besoins de l’entreprise. Car l’outil évolue extrêmement rapidement et s’enrichit régulièrement de nouvelles possibilités. Les équipes Synolia, en plus de garantir la mise en place efficace du projet, accompagnent Havea depuis le début dans son utilisation de l’outil. “Synolia nous informe régulièrement des updates, des nouveautés et des mises à jour pour que notre utilisation reste optimale. C’est très agréable et, surtout, très utile pour que l’on exploite en permanence monday.com au maximum de son potentiel”, ajoute Laura Pouget. Nul doute que le groupe continuera ainsi de bénéficier de toutes les richesses de l’outil dans les meilleures conditions.