Les agences de communication du groupe Mentor adeptes de monday.com pour le suivi de production
Groupe Mentor est une holding familiale fondée en 1998, spécialisée dans l’accompagnement sous toutes ses formes. Elle a pour vocation la création et la reprise d’entreprises de secteurs divers : agences immobilières, sociétés de regroupement de crédits et de courtage en assurance, agences de communication, cabinets de médecine esthétique… Parmi ces entreprises : Aleo et Nancomcy. Deux agences de communication nancéiennes pionnières dans l’utilisation de monday.com à l’échelle du groupe. Découvrez comment ces deux agences ont implémenté monday.com et comment elles ont inspiré tout un groupe.
Deux agences, des centaines de projets, une seule solution !
L’agence Aleo accompagne les PME/TPE et artisans dans la création de sites internet, la gestion de leur réseaux sociaux, de leurs Google ads… et dans la création de tous leurs supports de communication print. En parallèle, Nancomcy est une agence de communication qui rayonne dans le Grand-Est, auprès de tous types d’organisations. Elle a été élue agence de l’année en 2024 lors des Trophées de la communication.
Les deux agences gèrent des centaines de projets par mois et des milliers de clients. Pendant longtemps, elles organisent leur gestion de projet sur Trello puis Wimi (un outil Kanban). Mais elles sont limitées dans la gestion de l’opérationnel et le monitoring.
Pour cela, en 2022, Marc Henry, directeur de la production pour Aleo et Nancomcy, porte un projet de transformation digitale autour de monday.com. Après une période d’essai fructueuse sur la solution, il sollicite Synolia pour acquérir des licences et l’adopter définitivement.
Le défi
Une solution pour automatiser les tâches et monitorer la production des équipes.
Synolia x monday.com
En mars 2022, Marc Henry crée son compte et ses premiers boards en autonomie. Chaque responsable de service est ensuite formé pour créer son propre modèle de board et le déployer au sein de son équipe. En trois à quatre mois, toutes les équipes de production sont opérationnelles sur l’outil.
Notre accompagnement : gestion des licences, conseil et optimisation de l’outil, formations.
Un plus grand confort de travail
Aujourd’hui, les deux agences – Aleo et Nancomcy – comptent soixante utilisateurs : de la direction à la production (réseaux sociaux, référencement, web et graphisme) en passant par les RH, la DSI et le service client.
Pour les équipes, monday.com a considérablement amélioré les processus de travail. Par exemple, toutes les tâches qui consistent à notifier le client de l’avancement d’un projet sont automatisées. Cela évite d’envoyer des centaines de mails chaque mois.
Pour les équipes, c’est un précieux gain de temps et de confort. Elles libèrent leur esprit des relances clients, des oublis, des erreurs…
En seulement quelques clics, les différents intervenants d’un projet peuvent valider leur tâches et faire évoluer leur projet d’étape en étape. Pour la direction, il est ainsi facile de suivre l’évolution des projets, d’identifier les éventuelles étapes bloquantes, d’obtenir une vue graphique de la production et un rapport détaillé de la production pour chaque service (RS, référencement, web et graphisme).
L’onboarding de nouveaux collaborateurs
Au-delà de la production, Aleo et Nancomcy exploitent aussi monday.com pour automatiser l’onboarding de leurs nouveaux collaborateurs. Autrement dit, en renseignant les coordonnées et la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, un e-mail d’accueil est automatiquement envoyé. Les services RH et DSI sont également prévenus de cette arrivée pour organiser l’accueil. Ceci était impossible avec un fichier Excel.
La gestion des leads entrants
Nancomcy exploite également monday.com pour la gestion des leads. Les opportunités sont ainsi mieux gérées. Par exemple, grâce aux fonctionnalités de reporting, il est possible de mesurer le temps écoulé avant de contacter chaque lead entrant.
Une utilisation de monday.com à l’échelle du groupe Mentor
monday.com adopté par la DSI du Groupe Mentor
Avec ses multiples sociétés – dont Aleo et Nancomy – le Groupe Mentor compte près de 2000 collaborateurs à travers 15 pays du monde. Anthony Rollot, chef de projet IT pour le groupe, est amené à travailler avec toutes les sociétés de la holding et cela représente un nombre considérable de projets sur un vaste périmètre d’actions.
Pour la DSI (représentée par Gauthier Gaudry) et Anthony Rollot, l’acquisition d’une solution de gestion de projet est rapidement apparue comme une nécessité. Inspirés par le partage d’expérience des filiales Aléo et Nancomcy, ils adoptent monday.com.
Un déploiement progressif et réussi
Anthony Rollot est devenu un administrateur monday.com au sein du groupe Mentor. Au fil du temps, la solution s’est naturellement répandue auprès des différents services pour répondre à leurs besoins de gestion de projet. Le service juridique, le service comptabilité, le service développement, le service data… Chaque service et chaque collaborateur sont libres de créer leurs propres boards en fonction de leurs besoins.
Depuis le déploiement de l’outil au sein du groupe, Synolia a dispensé une dizaine de formations, toujours orientées sur des cas concrets correspondant aux besoins des services. Cela a déclenché une adoption massive de l’outil en interne.
Aujourd’hui, Synolia maintient son accompagnement avec des webinars thématiques de 30 minutes chaque mois. L’outil continue de se déployer et de plus en plus d’interactions apparaissent entre les boards du Groupe Mentor et les différentes filiales, sur des projets spécifiques.
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