Au Bureau s’appuie sur monday.com pour coordonner l’ouverture de dizaines de nouveaux restaurants
A propos de Au Bureau
Enseigne phare du Groupe Bertrand, le concept Au Bureau est né en 1989 en France. Il est inspiré des pubs londoniens et se présente donc en tant que pub, brasserie et restaurant.
Au Bureau propose à ses clients une offre de restauration adaptée à tous les moments de la journée dans un cadre authentique et chaleureux. L’enseigne compte plus de 135 établissements et prévoit un développement d’une 20aine d’ouvertures chaque année.
Toute nouvelle ouverture est un projet d’envergure, et chacune nécessite une parfaite organisation et un suivi minutieux. Dans ce cadre, monday.com s’est avéré être l’outil idéal.
A la recherche de l’outil parfait
Julien Erisay, Chef de Projet Franchise de l’enseigne Au Bureau, pilote l’ouverture d’une vingtaine d’établissements en franchise par an.
En 2018, son équipe cherche un outil qui permettrait d’optimiser le pilotage des projets de A à Z. Jusqu’alors, les équipes géraient « les travaux d’un côté, les négociations et les recrutements de l’autre, et tout cela dans des dossiers non relié entre eux. C’était très loin d’être optimal » explique Julien Erisay.
Le nouvel outil devra permettre de centraliser l’ensemble des informations relatives au pilotage des travaux, au recrutement, à l’ouverture de manière globale… Il devra également permettre de donner accès à l’ensemble des équipes projet (chefs de projet par exemple) et support (DOP, responsables régionaux). Ils imaginent l’outil idéal, et s’accordent sur une définition qui tient en trois mots : synthétique, pertinent et simple d’utilisation.
A la découverte de Monday.com
Configuration et personnalisation de l’outil
Julien et son équipe découvrent monday.com avec la version d’essai proposée par l’éditeur. Ils passent alors quelques semaines à configurer l’outil afin de trouver la bonne structure de boards. Leur objectif est le suivant : présenter aux équipes un outil clé en main, simplissime à adopter.
La découverte de monday.com par les équipes
L’ensemble des collaborateurs adopte aisément le nouvel outil.
Aujourd’hui, tous s’accordent à dire qu’ils ne pourraient plus se passer de monday.com tant l’outil a révolutionné leur manière de travailler. « L’équipe constate en effet un réel gain de temps au quotidien » confirme Julien Erisay.
La totale mobilité qu’offre l’outil est un vrai point fort : les équipes opérationnelles, qui sont sur la route la majorité du temps, apprécient de pouvoir utiliser monday.com sur leur ipad, sur leur portable.
L’équipe customise l’outil au fil des projets et des cas d’usages en fonction des contraintes et besoins de chacun.
Les principales fonctionnalités utilisées
My week : collecte toutes les tâches qui vous concernent et vous permet de voir en un coup d’œil tout ce que votre équipe doit accomplir cette semaine, la semaine prochaine et même ce qui est en retard.
Timeline : permet de visualiser l’organisation de vos projets dans le temps et de les trier par responsables, priorités, ou tout autre paramètre prédéfini.
La fonction « guests » : grâce aux boards partageables, il est possible d’inviter des partenaires extérieurs à suivre ou participer à l’avancement des projets.
« Nos utilisateurs invités en tant que « Guests » sont généralement des personnes externes à l’équipe mais internes à l’entreprise avec qui nous souhaitons partager seulement quelques boards » explique Julien Erisay. Il affirme « Nous utilisons presque toutes les fonctionnalités que propose monday ! » Puis précise : « Dès que nous aurons intégré plus de données chiffrées, nous utiliserons davantage de fonctionnalités, notamment la colonne Formula* »
* Formula = permet de faire des calculs entre plusieurs colonnes à l’instar des cellules Excel, notamment dans le cadre de mesures de performance.
Place au bilan
Grâce à la centralisation de toutes les informations que permet monday.com, l’équipe projet a pu reprendre la main sur le suivi global des projets et ainsi assurer une bien meilleure coordination de l’ensemble des équipes.
Julien Erisay, Chef de Projet Franchise de l’enseigne Au Bureau, Groupe Bertrand
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