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La digitalisation des Ressources Humaines est évidente mais pas toujours aisée. En effet, sans la bonne approche et sans les bons outils, il est difficile de faire de cette transition une opportunité. L'équipe RH d'Easytrip, acteur majeur du marché des services à la mobilité, a pleinement réussi le pari. Voici comment !
Les Ressources Humaines n’échappent pas à l’ère du numérique. Elles aussi, comme les autres services d'une entreprise, vivent la transition digitale à tous les niveaux de leur fonction. Dans ce contexte, elles doivent alors s’adapter et évoluer vers de nouvelles pratiques et de nouvelles méthodes, au profit d’une meilleure productivité et expérience.
Ainsi, les RH, touchées par cette logique globale de mutation, doivent adopter un nouveau mode de fonctionnement, intégrer de nouveaux outils, développer de nouveaux process, véhiculer le changement… Autant de problématiques à gérer en même temps !
La digitalisation des RH chez Easytrip
Cette digitalisation, les Ressources Humaines de Easytrip la vivent depuis plusieurs années. Et cette étape a été une réelle opportunité pour optimiser le fonctionnement du service. Easytrip Transport Services est une filiale d’Egis, un groupe international de conseil, d’ingénierie, de montage de projets, d’exploitation et de services. Plus précisément, Easytrip se positionne comme un agrégateur de services à la mobilité. Concrètement, l’entreprise propose un bouquet de services couvrant le télépéage européen pour les poids lourds, la gestion, récupération et assise sur la TVA, ainsi qu'une offre de réservation de parking, ferries et tunnels, et des services de télématique.
La société se trouve aujourd'hui dans plus de 26 pays en Europe avec une présence physique dans 13 pays européens. Easytrip, c’est un peu plus de 140 collaborateurs. Dans ce contexte, les Ressources Humaines ont vu la digitalisation comme une opportunité. Une véritable aubaine pour mieux gérer le capital humain de la société et améliorer sa propre organisation. En tout, 5 collaborateurs évoluent au sein du service, dont la DRH.
Des enjeux RH divers
“L’une de nos principales problématiques est le recrutement”, explique Nathalie Dongmo, HR Business Partner chez Easytrip. “Au quotidien, nous devons trouver des ressources compétentes, les faire évoluer et ainsi soutenir le développement de l’entreprise”.
De plus, les RH d’Easytrip jouent un véritable rôle de Business Partner et accompagnent au quotidien les opérationnels, notamment avec un rôle de conseil, un accompagnement dans la définition des processus et un soutien logistique. Par ailleurs, “nous devons orchestrer la centralisation et la digitalisation des process RH. Nous sommes en charge de 13 pays et donc 13 droits du travail ! Il est primordial d’avoir une organisation et un fonctionnement complètement optimisés”, précise Nathalie Dongmo.
Un outil : monday.com !
Un changement d'outil pertinent
Et c’est en grande partie grâce aux outils digitaux que l’équipe RH d’Easytrip parvient à répondre à toutes ces problématiques et à mener de front autant de chantiers. Parmi eux : monday.com, plateforme de travail collaboratif actuellement leader sur son marché. “Initialement, l’outil a été déployé pour notre équipe IT. Nous l’avons découvert par leur biais et l’avons adopté suite à leurs retours positifs sur son utilisation !”, se souvient Nathalie Dongmo.
Une utilisation en mode projet
Avant, son équipe travaillait principalement avec le pack Office. Désormais, elle a migré une grande partie de son fonctionnement sur monday.com, grâce à Synolia. “Depuis un an, nous organisons dessus l’ensemble de nos projets RH et de nos chantiers d’optimisation interne. Les deux sont transverses et particulièrement complexes à gérer en raison de l’éloignement géographique de nos filiales étrangères.” De plus, “avec la situation sanitaire, on a beaucoup travaillé à distance sur des sujets communs. monday.com a simplifié la collaboration et le suivi de ces projets.”
Une centralisation nécessaire
Par exemple, Esaytrip a mené le déploiement de son outil SIRH avec monday.com. Une véritable réussite ! Gestion du personnel, développement des compétences, conduite des formations, accompagnement des managers… De nombreux autres sujets RH sont organisés et gérés sur monday.com. “La gestion et les informations sont centralisées, le suivi est précis et accessible à n’importe qui et les tâches sont attribuées aux bonnes personnes”.
Une personnalisation pertinente
Avec monday.com, chacun accède aux bons renseignements et s’organisent en fonction. D’autre part, “chaque membre de l’équipe RH se sert au quotidien de monday.com pour l’organisation des tâches personnelles et la gestion de son propre emploi du temps”, relate Nathalie Dongmo. L’organisation interne du service est également effectuée sur monday.com avec une gestion avancée de l’attribution des tâches, du partage de l’information et du suivi de projet.
Des bénéfices évidents
Productivité, réactivité et pertinence
Optimiser la collaboration interne et à distance et améliorer la gestion des projets en toute transparence, voilà les objectifs que s’étaient fixées les Ressources Humaines d’Easytrip en misant sur monday.com. En digitalisant l’ensemble de leurs processus et la gestion du service, elles sont largement parvenues à les atteindre. “Aujourd’hui, chaque partie prenante des projets est efficace grâce à monday.com. On gagne beaucoup de temps et on dispose d’une visibilité accrue pour à la fois prendre de la hauteur et être synthétique mais aussi pour aller dans le détail si besoin”, explique Nathalie Dongmo. “On apprécie particulièrement l’organisation sous forme de tableaux, la création d’alertes par email et par notification ainsi que le partage des tâches ! monday.com nous évite également d’ouvrir plusieurs fichiers pour trouver une information. Tout est concentré dans l’outil !”
A tous les niveaux de l'entreprise
Aujourd’hui, les Ressources Humaines d’Easytrip ont réussi à s’approprier suffisamment l’outil pour répondre à leurs besoins et atteindre leurs objectifs. Aujourd’hui, grâce à lui, elles ont vu leur productivité s’améliorer, la collaboration au sein de l’entreprise se développer et la gestion de projet s’optimiser. A tous les niveaux, monday.com a été un véritable bénéfice pour les Ressources Humaines d’Easytrip.
Afin d'en savoir plus sur l'usage de monday.com pour les Ressources Humaines, assistez à ce webinar entièrement dédié :
