Lecture 9 minutes
Quand il est bien conduit et solidement charpenté, un projet part sur de très bonnes bases, mais ce bagage ne suffit pas. S’appliquer à respecter un timing sans dépasser les limites d’un budget convenu, c’est essentiel, mais ce n’est pas non plus la clé de l’enchantement.
Ce que l’expérience démontre, aujourd’hui plus que jamais, c’est que les projets gagnants puisent leur force dans une autre énergie, durable et renouvelable : la valeur ajoutée !
Les bases de la gestion de projet
La réalisation et le suivi de projets sont à l’image d’un jeu de construction. Par analogie, toutes les strates d’un projet s’empilent sur un socle et l’avenir tranche à la fin. Il dira si l’ensemble tient debout, ou non, selon le respect d’un certain nombre de règles. Les chiffres parleront également : ils nous diront sans détour si le déploiement du projet a atteint les objectifs annoncés.
Qui fait le projet ? Quelle est sa nature ? À qui s’adresse-t-il ? Il est impossible d’échapper à ce feu de questions pour établir l’acte de naissance d’un projet, quel qu’il soit. C’est l’étape numéro un : définir le projet, le cerner, bien le comprendre.
Dans un second temps, le chef de projet doit tout affiner : identifier les contraintes, les limites techniques et les impératifs spécifiques au projet dont il va gérer le développement. Cette analyse va déboucher sur une feuille de route détaillée, le plan de vie du projet. Ce plan sera balisé dans le temps et calibré dans les chiffres.
Tout sera cadré, mais pas verrouillé ! Le plan de vie d’un projet doit toujours réserver une place à l’inspiration. Les effets de la sérendipité et les déviations inopinées doivent pouvoir s’exprimer au bénéfice d’une solution plus efficace. C’est aussi ça la valeur ajoutée !
Chaque jalon doit être clair et facilement perceptible, pour toutes les parties prenantes. Seuls les sens interdits doivent sauter aux yeux de tous. À ce stade, on peut parler d’un projet structuré, ouvert sur les potentialités. Tous ces préparatifs et toutes ces opérations d’ajustement constituent un métier à part entière : gestionnaire de projet, chef de projet ou directeur de projet. C’est le job qui importe, pas sa dénomination.
Une méthode et un outil, le mariage de raison !
Comme tout professionnel, un gestionnaire de projet a besoin d’une série d’outils pour exercer son métier. Modernes et performants si possible. Rares sont ceux qui aiment s’atteler à une tâche de responsabilité sans les bons outils. En parallèle, le chef de projet doit adopter une méthode de travail - ou développer la sienne le cas échéant - pour encadrer l’ambition larvée avec la rigueur et l’efficacité requises.
Aujourd’hui, quand un retard se profile pour telle ou telle autre raison dans les coulisses d’un projet, cela ne peut plus échapper à la vigilance du gestionnaire qui le dirige. Avant d’être aspiré dans la spirale des heures perdues, nuisibles et coûteuses pour tous les acteurs impliqués, son outil de gestion va lui mettre la puce à l’oreille ! Si les 36 vases de Monsieur Gonzalez ne sont pas livrés le mardi 6 juin avant 18h00 à Cherbourg, il y aura 4 répercussions et toutes sont des échecs en puissance.
- Les fleurs livrées ne pourront pas être mises en place
- Le photographe ne pourra pas réaliser les clichés commandés
- Le maquillage de la mariée va fondre dans un torrent de larmes
- La facture de Monsieur Gonzalez va se perdre dans les couloirs du temps
Grâce à l’interface de gestion d'un logiciel collaboratif, ces 4 conséquences s’afficheront directement sur le tableau de bord et toutes les personnes concernées dans l’équipe seront notifiées dans l’instant. En aval, il sera possible de récupérer la situation.
- Activé automatiquement, le Plan B permettra d’acheminer d’autres vases
- Prévenu bien à temps, le photographe adaptera son agenda
- Comblée, la mariée sera toujours aussi belle
- Quant à Monsieur Gonzalez...
Dans un monde hyper concurrentiel, où la course fait force de loi, la capacité d’anticipation est l’une des forces majeures. Et ce n’est plus comme avant : l’intuition seule n’a plus la capacité de prendre tous les éléments en compte. Il y a trop d'interactions à gérer. Avec un outil de gestion adapté, le signal d’alarme résonne avant l’arrivée du problème. En mariant son outil et sa méthode (Agile, par exemple), un chef de projet peut garder un coup d’avance et protéger ses objectifs.
La valeur ajoutée, l’unique et vrai moyen pour se distinguer
Question : le fait de livrer un projet à l’heure dite en respectant l’enveloppe budgétaire est-il un exploit ? Vous avez 2 heures ! Plus sérieusement ? Non, pas vraiment. C’est “juste juste” en fait. C’est la base de la base car la vie d’un projet passe par une succession de challenges.
Prenons l’exemple d’un client qui attendait 124 chemises vertes. Vérification faite, elles sont là et le compte est bon. Le bonus de cette commande, apparemment classique, pourrait se cacher autre part.
Dans l’équipe, Gaspard a suggéré d’utiliser un matériau insolite pour les boutons : des coquilles d’escargot. C’est le sondage réalisé auprès d’un panel d’utilisateurs potentiels qui l’a guidé vers ce choix. De son côté, Nancy a permis de découvrir un nouveau tissu, antitache et biodégradable. Et pour la teinture, Louise a fait confiance à une petite boîte du Cotentin qui emploie plusieurs travailleurs en situation de handicap. Regardez : ce ne sont plus simplement les 124 chemises vertes commandées à l’origine.
Grâce à la méthode de travail mise en place - et à l’outil de gestion qui a géré l’ensemble du projet - toutes les idées se sont insérées dans le bon tempo, avec une récompense à la clé : on a dépassé la promesse initiale, sans dépenser un centime de plus. En voilà de la valeur ajoutée ! Au bout du circuit, le client n’est pas simplement satisfait, il est totalement conquis. Il se réjouit des mots d'accompagnement qu’il pourra joindre à chacune des chemises en les distribuant : écologie, innovation, créativité, engagement responsable, etc. Toutes ces valeurs ne figuraient pas sur le bon de commande, mais l’orchestration du projet les a favorisées et la fierté finale du client ponctuera cette liste de valeurs ajoutées.
Tout au long de cet exemple, le chef de projet et son équipe ont challengé le client pour créer cette différence et lui permettre de se démarquer par rapport à la concurrence. C’est le fait d’avoir constamment placé l’utilisateur final au cœur du projet qui a permis d’assembler toutes les pièces de ce puzzle avec autant de brio.
Mieux faire, c’est surtout mieux comprendre les besoins
Les indicateurs de temps et de rentabilité restent évidemment importants, mais dans l’exemple ci-dessus, ils ne sont pas impliqués dans l’étincelle ! Le projet a trouvé sa dimension en tablant sur d’autres éléments. C’est en conjuguant l’écoute des valeurs du client, les attentes de ses consommateurs et la convergence des initiatives que le projet a dépassé les espérances initiales. C’est le challenge permanent qui a forgé sa signature !
Non content d’avoir identifié son client, le responsable de ce projet s’est appliqué à bien le comprendre. Dans la foulée, il a pu briefer son équipe avec un message intelligent. Son marketing empathique lui a permis de fédérer tous les collaborateurs autour d’un même objectif : la valeur ajoutée.
À partir de là, à l’image d’un bon animateur, l’outil de gestion de projet a pris le relais. Il s’est assuré de donner le tempo et de garder l’enthousiasme sur la braise. À chaque étape du projet, il s’est appliqué à challenger toutes les personnes impliquées pour les faire réagir et rebondir, sans laisser l’ombre d’une chance à l’inertie. Avec des clients toujours plus exigeants et des projets de plus en plus complexes, le fait est là : les outils qualifiés sont devenus indispensables.
Concrètement, quelle solution de gestion de projet adopter ?
Le développement digital et l’ingénierie du logiciel ont donné un formidable coup de pouce aux solutions de gestion. Le pilotage des projets en a particulièrement profité. En se positionnant au carrefour de l’approche analytique et de l’approche synthétique, il s’est offert un nouveau visage. Les interfaces d’aujourd’hui ont complètement revisité les clés du management, avec un niveau d’efficacité et de performances qui était à peine imaginable vingt ans plus tôt.
L’instantanéité, l’interactivité, l’inventivité. Agissant comme autant de stimulis, toutes ces forces interviennent de concert dans les solutions de la dernière génération, à l'image de la plateforme monday.com, dont Synolia est devenu le premier partenaire en France. Ce partenariat s’est imposé comme une évidence. Pour la vivacité et les performances du produit, bien sûr, mais aussi pour la philosophie qui s’en dégage et l’esprit qu’il met sur le devant de la scène : entretenir le challenge et multiplier les effets de la collaboration.
Pour la gestion de tout projet, du plus modeste au plus sophistiqué, monday.com est une plateforme incontournable. Son caractère intuitif et sa grande simplicité d’utilisation sont les garants d’une promesse agréable : on peut prendre cet outil en mains sans se prendre la tête. Regardez la rediffusion de notre Webinar pour vous faire une idée.
Pour plus d'information sur monday.com ou pour une démonstration,
l’équipe Synolia est 100% disponible, à la portée d’un simple clic.
