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L’intégration de données, vaste sujet qui occupe de plus en plus les esprits des dirigeants d’entreprises ! En effet, face à l’augmentation du nombre d’applications au sein des systèmes d’information et des flux de données qui en découlent, ces derniers n’ont pas d’autre choix que de s’y attarder et de mettre en place une stratégie pertinente.
Vous êtes convaincu par la nécessité d’avoir recours à l’intégration de données pour optimiser la gestion et l'exploitation de vos data ? Alors, en fonction de votre degré de maturité sur le sujet, vous devez définir une stratégie pertinente ! Grâce à elle, vous pourrez structurer, fluidifier et automatiser les flux de data entre vos applications. Par conséquent, vous améliorerez la productivité de vos équipes et réduirez les délais de traitement de certains processus ainsi que les erreurs liées à certains traitements manuels et répétitifs.
Pour mettre en place votre stratégie d’intégration de données, vous devez utiliser une plateforme dédiée : une plateforme d’intégration de données. Cette dernière gère les flux de données entre les applications et fait en sorte qu’ils soient bien exécutés. C’est elle qui collecte les données nécessaires, les met au bon format et les dirige vers l’application de destination. Et ainsi de suite !
Étape 1 : Cartographiez vos processus
Dans un premier temps, vous devez répertorier les éléments qui composent votre système d’information afin d'identifier l’ensemble des applications utilisées par vos équipes. Ensuite, vous devez cartographier les processus métiers de vos équipes.
Prenons par exemple la stratégie d’acquisition de clients potentiels de votre société. Elle implique généralement deux équipes : l’équipe marketing en charge de l’acquisition et l’équipe commerciale en charge de la qualification. L’équipe marketing doit réaliser l’ensemble des actions suivantes : la gestion du contenu et de sa promotion sur les canaux appropriés, la mise en place de campagnes, la structuration du scoring, la réception et la diffusion des leads, etc. Ensuite, l’équipe marketing transfère les informations pertinentes à l’équipe commerciale qui possède ses propres processus : recherche d’informations complémentaires sur les leads (secteur d’activité…) et sur ses concurrents, qualification, premier contact, etc. Chaque processus doit être clairement défini, répertorié et cartographié. Et c'est un travail à effectuer pour tous ceux que vous souhaitez automatiser.
Ensuite, vous devez documenter chaque processus et en décrire les caractéristiques essentielles afin de mieux les connaître. Toutes les informations que vous pourrez préciser sur eux seront les bienvenues. Exemples de questions auxquelles vous devez répondre à leur propos :
- quels sont les outils utilisés pour les exécuter ?
- quels critères font que les données transitent d’une application à l’autre ?
- est-ce que ce transfert d’information est fait manuellement ?
- l’équipe exécute ce processus à quelle fréquence ?
Et voilà, vous avez la cartographie de vos processus métiers !
Étape 2 : Choisissez vos batailles
Vous avez identifié l’ensemble de vos processus métiers. Vous devez maintenant vous lancer et choisir ceux qui vont être intégrés à votre plateforme et automatiser !
Critère 1 : la fréquence et le temps d'exécution
Le premier critère est généralement basé sur le duo fréquence/temps d’exécution. Pour la fréquence, il s’agit d’observer la cadence à laquelle un processus est exécuté. Le temps d'exécution, quant à lui, correspond à la durée nécessaire à la réalisation d’un processus.
Prenons l’exemple d’un processus qui nécessite 1 heure de déroulement. Si une équipe exécute ce processus chaque jour, cela représente 2 mois de travail sur l’année alors que si elle en exécute un autre de la même durée seulement une fois par mois cela représente “seulement” quelques jours de travail. Le premier sollicite donc davantage les équipes et leur fera gagner plus de temps s’il est automatisé.
Ce couple temps/fréquence d’exécution devient vite un critère important de priorisation. En termes d’intégration de données, il est conseillé de s’intéresser en premier lieu aux processus qui nécessitent plus de temps et qui sont, par conséquent, plus chronophages. En supposant évidemment qu’il soit possible de les automatiser.
Critère 2 : le blocage
Le deuxième critère est d’identifier si l’un de ces processus bloque l’ensemble de vos équipes. En effet, revenons à notre exemple. Peut être qu’il existe de très nombreuses publications de contenus sur vos canaux qui génèrent des leads dans votre plateforme CRM, mais que la qualification de ceux-ci requiert tellement de temps que votre équipe commerciale ne peut pas les traiter dans un délai correct vis-à-vis de vos prospects. Ainsi, les équipes perdent un temps considérable et ne peuvent pas avancer assez rapidement, au détriment du business. Dans ce contexte, un processus provoque un réel blocage au sein des équipes. Un problème que l’intégration de données peut débloquer. Ce sont ces processus qu’il faut prioriser !
À l’aide de ces critères, volumétrie et point de blocage, vous pouvez désormais prioriser les processus à automatiser.
Étape 3 : Robotisez et automatisez !
Vous avez cartographié vos processus et priorisé ceux que vous souhaitez automatiser, il est donc temps de passer à l’étape suivante. Il faut pour cela identifier la plateforme d’intégration de données appropriée à vos besoins.
Voici quelques exemples de critères de sélection :
- disponibilité de connecteurs pour vos outils
- fonctionnement de la facturation (à l’exécution, au nombre de scénarios, aux nombres d’applications intégrées, etc)
- la question du stockage de vos données et, si oui, impliquez potentiellement votre délégué à la protection des données, etc.
Pour bien sélectionner votre partenaire, vous devez absolument être conscients de vos problématiques et des attentes de vos équipes. Sans quoi, vous pourriez vous diriger vers le mauvais outil et vous faire perdre du temps et de l’argent.
Une fois la bonne plateforme identifiée, modélisez vos processus au sein de celle-ci en suivant scrupuleusement les étapes préconisées par l’outil. Une fois cela effectué, il faut valider que des alertes sont disponibles afin de surveiller la bonne exécution des automatisations.
Vous avez maintenant toutes les étapes sur lesquelles itérer pour mettre en place votre stratégie d’intégration. Il est bon de revoir périodiquement votre cartographie et vos automatisations avec vos équipes métiers afin de les adapter aux évolutions qui surviennent. Une mise à jour régulière est en effet nécessaire pour continuer de tirer pleinement profit de votre stratégie d’intégration de données.
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