Lecture 9 minutes
À mesure que les solutions PIM (Product Information Management) convainquent de plus en plus de fabricants et distributeurs, nos consultants PIM sont plus fréquemment sollicités pour des projets de migration. Pour mener à bien un tel projet, deux possibilités s’offrent à vous : une évolution vers la dernière version de l’éditeur, ou un changement de votre solution PIM.
Quoi qu’il en soit, une migration PIM ne doit pas être vue comme une simple montée de version technique, mais comme un challenge de toutes les fondations mises en place (structuration du catalogue, contributeurs, rôle du PIM dans le SI…). Des fondations qui ont probablement fortement évolué depuis la mise en place initiale du projet quelques années plus tôt. Dans cet article, nous vous proposons une liste des points d’attention.
La nature de la migration, un élément clé à définir
Migrer sur la dernière version de votre éditeur PIM
Si vous disposez d’une version PaaS, la migration vers la dernière version de l’éditeur vous permettra de rester au plus haut niveau d’un point de vue technique, fonctionnel et sécurité. Les éditeurs ajoutent régulièrement de nouvelles fonctionnalités à leur PIM, afin d’améliorer continuellement leur produit. Une montée de version vous permettra de bénéficier des dernières actualisations de votre solution PIM. Elle permet aussi d’avoir un support maintenu par l’éditeur.
Mais au préalable, nous vous encourageons à faire un état des lieux de votre PIM et de son écosystème.
Pourquoi ne pas envisager un passage sur une version SaaS ?
Aujourd’hui, la majorité des éditeurs PIM proposent des versions Saas. Et les avantages sont nombreux :
- Mises à jour automatiques (correctif de bugs ou nouvelles fonctionnalités).
- Plateforme qui suit et respecte les derniers standards de sécurité.
- Pas de coûts de migration.
- Pas de coûts d'hébergement.
Cependant, les versions SaaS ne permettent pas de réaliser de développements spécifiques directement dans le code ou d’accéder à la base de données. Seul le développement de connecteurs ou d’applications externes, nécessitant des compétences techniques et de potentiels coûts d’hébergement, peuvent le permettre.
Si vous disposez aujourd’hui d’une version PaaS customisée, il est donc primordial, dans un premier temps, de solutionner des besoins aujourd’hui adressés en spécifique sur votre plateforme par des fonctionnalités natives de la solution. Mais cela n’est pas insurmontable !
Un changement de solution PIM
La dernière possibilité qui s'offre à vous est le changement de votre solution PIM. Mais si vous changez, c’est pour trouver mieux !
Au préalable, il vous faudra donc établir votre liste de souhaits, vos manques, vos besoins… L’objectif est de trouver une solution plus en adéquation avec vos besoins actuels, vos perspectives de croissance et, potentiellement, votre budget.
Amorcer la conduite du changement
Une question de timing
Un projet PIM réussi, c’est avant tout s’entourer des bonnes personnes au bon moment. Une migration va nécessiter aux équipes métiers du temps dédié afin de pouvoir remettre à plat un certain nombre d’éléments. Il peut s’agir de la modélisation des produits, de vos process, voire même du cycle de vie d’un produit. Cette charge ne doit pas être minimisée. Et pour éviter les mauvaises surprises à mi-parcours, mieux vaut la provisionner en amont.
Un outil pour les métiers
Le PIM est un outil qui s’adresse en premier lieu aux équipes métiers. Il doit constituer une aide quotidienne. C’est un accélérateur de productivité qui réduit le Time To Market.
Même si vos équipes sont habituées à travailler avec leur PIM, elles auraient parfois besoin d’automatiser certaines actions, d’exporter des données retravaillées en sortie, de transmettre via API les données à un client… Les PIM du marché proposent à leurs clients de nouvelles fonctionnalités pour faciliter le travail au quotidien. Plus de fonctionnalités, plus d’ergonomie, plus de connectivité… Les besoins des entreprises évoluent, les PIM aussi !
Et votre écosystème informatique dans tout ça ?
Les flux se réfléchissent et se préparent en amont de la migration, quelle qu’elle soit. Au risque d’être le facteur risque de votre planning de migration.
C’est une étape importante à ne pas négliger afin de ne pas “isoler” votre PIM. Pour réussir la migration de votre PIM, il convient de faire un état des lieux complet de votre système d’information et des différentes interactions entre le PIM et les autres outils (site e-commerce, ERP, logiciel de mise en page…).
Si après sa migration, votre PIM ne peut plus communiquer avec ceux-ci pour des raisons d’incompatibilité, la migration perd tout son intérêt. Il est donc nécessaire, au préalable, de passer en revue tout votre SI et de vérifier ce qui existe, comme connecteur notamment.
N’oubliez pas vos ressources numériques
Le nombre croissant de ressources numériques à gérer et les contraintes liées peuvent devenir très chronophages au quotidien. En tant que consultants PIM, nous avons constaté une évolution majeure de la place de ces ressources dans le cycle de vie des produits.
Ainsi, pourquoi ne pas profiter de la migration de votre PIM pour envisager une version plus performante dans la gestion des assets ou le coupler à un DAM, son alter ego, pour la gestion des ressources numériques ?
Peut-être serait-il temps de réfléchir à l'organisation des photos, fiches techniques, fiches de données de sécurité, vidéos… Ce besoin n’existait pas à la mise en place de votre PIM, mais aujourd’hui, ces deux produits peuvent se compléter à merveille et vous permettre d’uniformiser et de diffuser de manière homogène vos données et médias.
Allez, on se lance dans la migration du PIM !
Challenger la modélisation
Si vous changez de solution PIM, le modèle de données devra à coup sûr être challengé. Hé oui ! Chaque solution PIM possède ses propres concepts de modélisation.
S’il s’agit d’une migration technique, vous pouvez conserver votre modélisation telle quelle ou en profiter pour la repenser. En tant qu'intégrateur PIM, nous vous conseillons fortement de prendre de la hauteur et de ne pas hésiter à réétudier votre modélisation.
Depuis la mise en place initiale de votre PIM, il y a fort à parier que votre offre produit a évolué : nouvelles gammes, nouvelles normes, internationalisation, nouveaux canaux de diffusion, ou bien encore volonté d’intégrer d’autres marques ou filiales du groupe.
Autant de facteurs qui nous font dire que la modélisation qui était valable hier n’est probablement plus adaptée aujourd’hui. Il convient donc de procéder à un nettoyage des attributs existants et de profiter de la migration pour créer de nouveaux attributs et réorganiser la structure globale des produits - notamment en ce qui concerne les nouvelles réglementations ou les nouvelles habitudes de consommation (par exemple : la RSE qui impose d’indiquer le niveau de réparabilité d’un produit ou la composition du produit, son pourcentage de recyclage…).
Revoir les process
Tout comme la modélisation, vos process ne sont peut-être plus les mêmes aujourd’hui. Il ne faut donc pas avoir peur de tout mettre à plat. Certains process fonctionnent parfaitement et il n’est pas question d’en changer. Mais d’autres sont potentiellement dépassés ou méritent d’être améliorés par de nouvelles fonctionnalités.
Nous identifions trois axes de réflexion :
- Collaboration : le nouveau PIM doit permettre à vos équipes de travailler mieux, plus vite, et de réduire le Time to Market. Comment ? En permettant à chaque contributeur de pouvoir bénéficier du travail des uns et des autres.
- Gestion des droits et rôles utilisateurs : l’équipe s’est agrandie et peut-être avez-vous besoin de mettre en place des workflows de validation et de publication ? Aussi, peut-être que la version actuelle de votre PIM est trop permissive et qu’il convient de redessiner plus précisément le périmètre des droits de chaque contributeur ?
- Automatisation : avec du recul, vous vous rendez compte que vous pouvez automatiser certains process d’enrichissement. Cela vous permettrait de gagner en productivité et de dégager du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.
Optimiser les flux
La migration d’une solution PIM amène la possibilité d’ouvrir son business à de nouveaux canaux de diffusion comme le print ou les marketplaces. Cela signifie donc des flux supplémentaires en sortie. Cette expansion peut être transparente si vous misez sur des solutions possédant des connecteurs avec votre solution PIM.
Avec la “saasification” des solutions PIM, mais pas que, les projets de migration entraînent souvent une revue partielle ou globale de la gestion de flux pour tendre vers une urbanisation. Nous voyons donc de plus en plus fréquemment des projets de migration couplés à la mise en place de solutions d’automatisation comme Make ou de plateformes type ESB (Enterprise Service Bus) comme Blueway qui permettent de répondre à des problématiques de data integration complexes et structurées.
Vous l’aurez compris, réussir la migration de son PIM requiert une approche globale qui doit combiner une compréhension approfondie des besoins métier avec une expertise technique.
En somme : un travail en profondeur qui va bien au-delà d'une simple mise à jour logicielle. La migration de votre PIM est une belle opportunité de réévaluer et d'optimiser l'ensemble de votre infrastructure de gestion de l'information produit. En prenant le temps d'analyser vos processus existants, de challenger votre modèle de données et de revoir vos flux, vous serez en mesure de transformer cette migration en une étape stratégique pour votre entreprise et ses activités !
