Lur Berri déploie ses processus informatiques
dans monday.com

L’équipe informatique et ses processus

Au cœur de la coopérative se trouve l’équipe informatique, composée de 9 personnes réparties en deux pôles : le pôle infrastructure, et le pôle métier qui se charge des projets liés aux progiciels et logiciels métier.

Ces pôles sont étroitement liés et interdépendants. Leur fonctionnement nécessite un dialogue constant entre les acteurs afin d’optimiser les processus et les projets.

Il y a encore peu de temps, le fonctionnement de l’équipe informatique restait très manuel. “On gérait beaucoup de choses via des fichiers Excel, on partageait l’information lors de réunions d’équipe, et on gérait les tickets via notre outil d’intranet, mais qui ne satisfaisait pas l’ensemble des besoins. Enfin, pour les demandes des utilisateurs, tout était géré par téléphone et e-mail”, explique Alexandre Raynal, DSI du groupe Lur Berri.

Avec ce fonctionnement, il était difficile pour l’ensemble des acteurs de la SI de se coordonner et d’être alignés sur l’avancée des projets. “Un chef de projet ne pouvait pas assigner de tâches à d’autres parties prenantes de manière simple, et ces derniers n’étaient pas nécessairement prévenus que des tâches leur étaient affectées.” Enfin, pour Alexandre Raynal, il était complexe d’avoir un aperçu global de la charge de son équipe. “Tout cela était dans différents outils, et la corrélation de l’ensemble prenait beaucoup de temps et était difficile à faire.”

Des besoins précis

Muni d’un cahier des charges précis, Alexandre Raynal se met à la recherche d’un outil, capable de répondre aux objectifs suivants :

• Coordonner l’équipe sur l’ensemble des projets
• Partager l’information simplement
• Effectuer du reporting pour facturer le temps de prestation ticket et projet
• Manager l’équipe par la gestion de la présence des personnes et la charge de travail

Pour la mise en place de l’outil monday.com et de ses process en son cœur, Alexandre choisit de s’appuyer sur l’expertise de Synolia, recommandée par l’éditeur.

Un projet fluide

Dès le démarrage du projet, Synolia accompagne Alexandre Raynal sur de la formation afin qu’il puisse rapidement prendre en main l’outil. Ensuite, ce sont les utilisateurs de monday.com qui sont formés.

“Très bonne connaissance technique, très bons rapports humains, l’échange était facile. La formation était claire et précise. L’accompagnement était parfait !”

Aujourd’hui, l’ensemble des processus de l’équipe informatique sont reproduits dans monday.com. Un formulaire a été mis en place pour recueillir les tickets des utilisateurs. Ceux-ci sont dédiés aux problématiques d’exploitation, demandes de configuration, de paramétrage ou de ressources. Aujourd’hui, l’équipe gère un volume de 300 tickets par mois et le temps de résolution a considérablement chuté. “Pour la gestion des tickets, l’équipe a complètement adopté l’outil aujourd’hui, et j’observe beaucoup plus de fluidité.”

Pour les demandes d’évolutions liées aux progiciels et logiciels, un autre formulaire a été créé.

La mise en place du processus de gestion des demandes permet aujourd’hui d’analyser chaque demande, et de prioriser les projets en fonction de la disponibilité et de la charge de chacun. Ces projets sont ensuite gérés au cœur de monday.com.

Par ailleurs, Alexandre Raynal se sert de l’outil pour manager son équipe. Il y gère les absences des différentes personnes ainsi que leur charge de travail. Enfin, la partie reporting lui permet d’analyser le temps passé sur chaque projet et chaque tâche et d’effectuer la facturation en interne.

Encore quelques progrès à venir

Si l’outil est globalement bien adopté par l’ensemble de l’équipe informatique, il reste encore du chemin à parcourir, et notamment sur la partie gestion de projet. “Aujourd’hui, nous avons encore des progrès à faire sur la partie gestion de projet. Cela passera par de la formation des personnes, pour ne plus voir monday.com comme un outil de reporting, mais comme un réel allié dans la gestion de projet.”