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La mise en place d’un PIM constitue une excellente initiative ! Sans aucun doute, un tel projet apporte de nombreux bénéfices aux marchands qui misent dessus : amélioration et accélération des ventes, réduction du taux de retour, augmentation du panier moyen, productivité des équipes... Néanmoins, ce n’est pas chose aisée que de se lancer dans cette aventure.
Effectivement, un projet PIM comporte de nombreux paramètres et impose une véritable conduite du changement et une préparation rigoureuse, sans lesquelles de nombreuses erreurs risquent d’être commises. En voici quelques-unes parmi les plus fréquemment rencontrées en tant qu'intégrateur PIM certifié :
1. Négliger la structuration et la modélisation des produits
De quoi s'agit-il ?
Lors de la mise en place d’un PIM, la structuration des données est une étape cruciale. En effet, au tout début d’un projet, les équipes effectuent un travail important de mise en forme et de modélisation des produits. Concrètement, il s’agit tout d’abord de sélectionner les informations, les caractéristiques et les spécificités à renseigner pour chaque produit... Puis de les intégrer, de vérifier qu’elles sont complètes et correctes, de choisir comment le produit va être présenté, de mettre en forme la fiche et de s’assurer que les produits de même typologie sont structurés de la même manière.
Quels risques en cas de négligence ?
Cette phase est absolument cruciale, car c’est là que la structure et la qualité des données produits sont déterminées. Si cette phase n’est pas correctement ou entièrement réalisée par votre prestataire PIM, le reste du projet est fortement compromis. Cette data constitue la base de tout projet PIM sur laquelle les équipes vont s’appuyer au quotidien. Si elle n’est pas solidement bâtie, le PIM ne sera pas utilisé au maximum de ses capacités et ne délivrera pas toute la valeur ajoutée souhaitée. Pire encore, sans une base solide, des erreurs peuvent survenir et compromettre le travail lié aux informations produits. Ainsi, cette étape de structuration et de modélisation ne doit pas être négligée, bien qu’elle soit souvent la plus complexe et fastidieuse.
Une étape trop souvent ignorée
Aujourd'hui, la plupart des e-commerçants comprennent l’importance de cette étape et sont prêts à y investir du temps et des ressources au début d’un projet. Pourtant, beaucoup finissent par l’abandonner ou la raccourcir pour accélérer la mise en place de leur PIM. Dans ce contexte, ils préfèrent faire des sacrifices pour aller plus vite. En refusant de prendre le temps nécessaire pour mener à bien cette étape, ces entreprises se privent ainsi des avantages du PIM. Elles compromettent également leur expérience produit qui, au final, n’est pas améliorée comme elles le souhaitaient au départ.
Un gain de temps à long terme
Il est absolument nécessaire d’être patient sur cette phase du projet afin d’en garantir le succès. D’autant plus que, même si elle prend du temps au début, elle permet d’en gagner énormément par la suite. En effet, avec des informations produits structurées, complètes et de qualité, les équipes passeront ensuite moins de temps à les vérifier et à les diffuser. Elles seront plus productives lors des prochaines intégrations.
2. Baisser l’exigence du niveau de complétude des données
Produits incomplets, expérience de mauvaise qualité
Dans le même esprit que l’erreur précédente, la complétude des informations produits est souvent négligée, à tort. Avant la mise en place d’un PIM, les équipes définissent un ensemble d'informations produits vitales, sans lesquelles les fiches sont considérées comme incomplètes. Certains produits n’ont pas besoin de beaucoup d’informations pour être complets alors que d’autres, souvent techniques, nécessitent un grand nombre de données pour être compris par les clients. En effet, si ces données manquent à l’appel, les cibles ne cerneront pas correctement le produit ni son utilisation. Un gros manque à gagner en termes d’expérience client !
Investir aujourd'hui pour mieux gérer demain
Ainsi, en début de projet, certains e-commerçants sont tentés de passer rapidement à la suite en négligeant cette étape. C’est pourtant une mauvaise idée ! Il vaut mieux y consacrer plus du temps au début du projet plutôt qu’assumer après les conséquences d’un tel choix. Les équipes passeraient plus de temps en aval pour rectifier le tir. Choisir un niveau d’exigence de complétude des informations relativement haut dès le début du projet et le maintenir tout le long est primordial pour garantir l’utilisation pertinente du PIM et éviter qu’il se transforme en simple outil de stockage !
3. Accorder l’accès de toutes les fonctionnalités à tous les utilisateurs
Une fausse bonne idée
Lors de la mise en œuvre d’un PIM, il est tentant d’ouvrir l’accès de toutes les fonctionnalités de l’outil à tous les collaborateurs qui interviennent sur les informations produits. De cette façon, les entreprises ont l’impression de faciliter le travail de leurs équipes. Celles-ci peuvent ainsi bénéficier de l’ensemble des possibilités du PIM. C’est également plus simple que de passer du temps à la gestion des droits et des accès. Néanmoins, cette idée est trompeuse.
À chacun sa fonction et ses fonctionnalités
Car, au final, les utilisateurs accèdent à trop d’options et finissent par se perdre. Effectivement, aucun ne prend en charge à lui seul toute la gestion des informations produits. Chaque collaborateur possède sa propre mission et sa propre expertise. Il a donc besoin d’accéder uniquement à ce qui le concerne. Et ce, sans être perturbé et surchargé par des fonctionnalités dont il ne se servira jamais.
En affinant dès le départ les accès dans le PIM, une entreprise permet à chaque équipe de disposer uniquement de son périmètre. Lui évitant ainsi de perdre du temps à naviguer à vue parmi des pans du catalogue ou fonctionnalités qui ne le concernent pas. Ce qui favorise une expérience utilisateur plus pertinente et plus sereine !
4. Mettre en place son PIM au mauvais moment
Un PIM, mais pas que !
Un PIM, oui, mais pas n’importe quand ! La mise en place d’un tel outil découle souvent d’une réflexion technique et métier globale dans laquelle d’autres applications sont impliquées. Une volonté qui s’inscrit également dans une démarche de modernisation du Système d’Information. Ainsi, la plupart du temps, si un nouveau PIM est mis en place, d’autres projets voient également le jour en parallèle. La question est alors de savoir dans quel ordre organiser cette multitude de projets, surtout s’il s’agit de la mise en œuvre de plusieurs outils.
Tout mettre en ordre
Par exemple, la logique veut que l’ERP soit mis en place avant le reste, puis le PIM car il y sera relié, et enfin, le CMS pour achever la boucle du cycle de vie des produits. Évidemment, le schéma autour du PIM peut varier. Mais il est extrêmement important de faire attention à la place de son intégration dans le reste de l’écosystème. Sans quoi, le projet ne sera pas optimal et risque de prendre plus de temps que prévu.
Les ressources numériques, un nouvel enjeu
Les ressources numériques - ou assets - sont devenues un réel enjeu dans la mise en place d’un projet PIM. Que ce soit d’un point de vue contributeur ou consommateur final.
Nombreux sont ceux qui, encore aujourd’hui, ne mesurent pas suffisamment l’impact des ressources numériques et délaissent ce pan dans le cadre d’un projet PIM. Le constat est souvent le même : les ressources sont dispersées dans l’entreprise dans différents dossiers ou serveurs, parfois non datées ou non versionnées… Ce qui peut être problématique lorsque cela concerne des documents de type garanties ou notices par exemple.
La gestion des ressources numériques au sein d’une entreprise est un projet à part entière et se doit d’être étudié et challengé avec le lancement du projet PIM. Ainsi, mener de front un projet PIM et un projet DAM est tout à fait pertinent.
Choisir le bon timing
D’autre part, si le PIM est installé en même temps que d’autres outils, une entreprise doit absolument choisir le bon timing pour qu’il ne soit pas mis en œuvre trop tôt. Sinon, il risque de se retrouver au milieu d’applications obsolètes avec lesquelles il peine à communiquer. Et le temps que les autres outils soient intégrés, il faudra réaliser des développements spécifiques et temporaires pour faire travailler les composantes de l’écosystème ensemble ou bien le PIM ne sera pas exploité au maximum de ses capacités. Un temps qui pourrait être évité si, dès le départ, il est bien placé dans la road map.
5. Attribuer un rôle différent au PIM que le sien
Une seule et unique mission
Le PIM possède un rôle bien précis : centraliser, structurer, enrichir et diffuser les informations produits. En dehors de cette mission, il ne doit répondre à aucun autre objectif. Néanmoins, encore trop d’entreprises comptent sur lui pour remplir des tâches qui ne sont pas les siennes. Par exemple, certaines sociétés attendent de lui qu’il aille plus loin et qu’il stocke d’autres données que les informations produits dites marketing. Ou bien qu’il propose des services en dehors de son périmètre comme la gestion des stocks ou les retouches photos. À l’opposé, certaines entreprises n’exploitent pas le PIM à sa juste valeur... Et le cantonnent à un outil de stockage, ni plus ni moins. Le PIM se transforme alors en une simple base de données.
Structurer la mise en place du PIM
D’un côté comme de l’autre, cette exploitation du PIM n’est pas optimale et provoque soit la frustration des équipes soit la perte de revenus. C’est pourquoi avant de mettre en place un tel outil, une entreprise doit définir des objectifs. Des objectifs qui doivent être précis, et en phase avec la mission initiale du PIM. Enfin, un PIM doit absolument être mis en place au sein d’un écosystème et relié à d’autres applications. En effet, il ne peut exister seul puisque son objectif principal est de diffuser des informations dans d’autres outils (CMS, logistique, studio print, catalogue, tablette vendeur…).
6. Sous-estimer l’importance des équipes concernées par le PIM
Des équipes en phase
Pas de projet PIM sans des équipes investies ! En effet, comme pour de nombreux projets, intégrer les collaborateurs qui vont utiliser l’outil, intervenir sur les données produits ou les utiliser pour diffusion est essentiel. Elles doivent être impliquées dès le début du projet, de la réflexion fonctionnelle à l’adoption de la solution. Tous doivent être en phase avec les objectifs, les choix stratégiques, les fonctionnalités et tous les éléments liés au projet. Ainsi, ils adopteront et utiliseront le PIM bien plus facilement.
Des équipes disponibles
Par ailleurs, afin qu’un projet PIM soit un succès, il faut tenir compte de la disponibilité des équipes. Car vouloir les intégrer est une excellente chose ! Mais si elles ne disposent pas du temps nécessaire, le projet risque d’être long ou même compromis. Et, en raison de la saisonnalité liée à l’e-commerce ou du print, certaines périodes de l’année ne sont pas propices à la mise en place d’un PIM. Il faut ainsi bien réfléchir avant de se lancer !
Projet initial ou migration, une même ligne directrice
De nombreux marchands sont aujourd’hui dotés d’un PIM. Nos consultantes et consultants PIM sont ainsi confrontés à de plus en plus de projets de migration.
Toutes les erreurs citées précédemment s’appliquent également en tout point à un projet de migration. Une migration PIM ne doit pas être vue comme une simple montée de version technique. Elle doit plutôt être perçue comme un challenge de toutes les fondations mises en place (structuration du catalogue, équipes, rôle du PIM dans le SI…). Des fondations qui ont probablement fortement évolué depuis la mise en place initiale du projet quelques années plus tôt.
Ne faites plus ces erreurs !
Ainsi, un projet PIM s’avère une aventure absolument passionnante quoique complexe. Et elle se révèle d’autant plus difficile si le projet n’est pas correctement cadré et si les équipes qui manipulent la donnée produit ne sont pas impliquées. En dressant une liste non-exhaustive des erreurs fréquemment commises, il est plus facile pour les entreprises d’anticiper avant de se lancer. Quand bien même, un tel projet engendrera forcément des imprévus et potentiellement quelques difficultés. Mais tout sera rapidement résolu si le marchand est bien accompagné... Et s’il a bien pris en considération tous les tenants et les aboutissants de la mise en place d’un PIM !
Découvrez comment Lise Charmel centralise et optimise la gestion de ses produits avec Akeneo et Synolia, prestataire PIM:
